Reuniones de Éxito

Reuniones de éxito

Uno de los problemas habituales en las empresas es la gran cantidad de reuniones inútiles que se realizan, saliendo todos los presentes con la sensación de que no se ha logrado nada.

¿Cómo podemos evitarlo? He aquí alguna reglas:

Inicio de la reunión:

Que cada uno se presente

Exponer los objetivos, ¿que queremos conseguir?

La persona eficaz siempre expone al principio de una reunión cuál es su objetivo concreto y qué contribución concreta espera de cada uno en la reunión.

Se asegura de que la reunión se dirija hacia su objetivo.

No permite que una reunión convocada para informar degenere en una «sesión de sandeces» en la que todo el mundo tiene ideas brillantes.

¿Cual es la pregunta?. Cuando se asiste a reuniones y no está claro hay que preguntar ¿Cual es la pregunta?, ¿por qué estamos haciendo esto? ¿se puede hacer de otra manera? ¿mejor? ¿mas barato?

Agenda, ¿cuales son los pasos que vamos a dar?

Comportamiento durante la reunión, móviles, turno de palabra, etc.

¿Que hacer con las buenas ideas pero no relevantes para esta reunión? Una persona se encarga de tomar nota y dejarlas para otra reunión. No se permite sacar temas adicionales para discutir sobre ellos. Se programará otra reunión para tratarlos.

Resume la reunión y las medidas que se adoptarán indicando quien y cuando lo hará y a continuación da por terminada la reunión tan pronto como haya conseguido su finalidad concreta.

Una buena forma de verificar quien y cuando efectuará cada cosa es WWW (What, Who, When) definiendo para cada punto que hay que hacer, quien lo tiene que hacer y cuando tiene que estar hecho.

Para ello cada acción tiene que ser SMART (eSpecifica, Medible, Alcanzable, Realista, en Tiempo definido), de esta forma podremos pedir a las personas reponsables que ejecuten acciones claras y entendibles para todos.

Algunas preguntas que pueden ayudar son:

      ¿Hemos traducido los objetivos en comportamientos observables?

      ¿Hemos definido los pasos intermedios a ejecutar y todos los entendemos y aceptamos?

      ¿Hemos comprobado que los resultados serán evidentes para los afectados?

      ¿Son los individuos y equipos responsables de los resultados?

      ¿Sabemos cómo medir los progresos durante el proyecto?

      ¿Tenemos los sistemas o procesos para recoger los datos durante el proyecto?

Así pues, asegúrate de que entiendes las prioridades de sus colaboradores, y después de mantener una conversación con ellos siéntate y envíales una nota que diga:

«Esto es lo que creo que discutimos. Esto es lo que creo que decidimos. Esto es a lo que creo os comprometisteis a hacer dentro de este plazo de tiempo». Por último, pídeles: «¿Qué esperáis de mí para poder conseguirlo?».

Ten en cuenta que  calidad x aceptación de los presentes = resultados efectivos

Realiza un seguimiento para comprobar que las medidas acordadas en la reunión se adoptan realmente.

Saludos

Luis Perona