Uno
de los mayores problemas que tienen los directivos es la percepción de que sus
normas no se cumplen por parte de los operarios.
Así
se redacta una política de calidad nueva o se determinan nuevos objetivos a
conseguir y después de algún tiempo, se dan cuenta que la empresa sigue
funcionando igual y prácticamente nada ha cambiado.¿Por qué?
Porque
falla una de las piezas principales en la comunicación y supervisión y estos
son los team leaders.
La
comparativa con el juego del teléfono estropeado es muy practica para
mostrarlo, si habéis jugado alguna vez, sabréis que el primer jugador pasa un
mensaje al oído al segundo y este al siguiente y así sucesivamente hasta el
ultimo.
Pues
bien al final de la cadena, el mensaje no se parece en nada al del inicio, y
esto se debe a que se malinterpreta el mensaje.
Algo
parecido pasa en las empresas, los directivos pasan el mensaje (reducción de
costes, mejoras de productividad, calidad total, etc.) a los mandos
intermedios, estos se lo pasan a los supervisores, estos a los team leaders y
estos a los operarios, y en el camino se van suprimiendo y añadiendo parte de
la información y por tanto al llegar a los operarios (el ultimo eslabón) la
información no se parece en nada a la inicial.
Por
tanto, ¿que hacemos para evitarlo?
Lo
ideal es reducir la cantidad de niveles en la organización y pasar a una
estructura mucho mas plana, en la que este la dirección, los supervisores y los
team leaders como máximo.
Y
ahora viene la clave, los supervisores tienen que hacer su trabajo, supervisar
claro.
¿Qué
tienen que supervisar? Las directrices dadas por los directivos (reducción de
costes, calidad total, productividad)
Pero
tienen que hacerlo de una forma muy sencilla, con objetivos que los operarios
puedan comprender.
Por
tanto si hablamos de calidad total eso significa que podemos fabricar 10 piezas
mal por cada 10.000 por ejemplo, o que se aceptan 2 reclamaciones de clientes
por mes, o cosas así por el estilo, que se puedan verificar de forma sencilla.
Esas
métricas y el seguimiento de las mismas tienen que estar visibles para los
operarios en pizarras en su zona de trabajo.
Ese
es el secreto del seguimiento, con esta sencilla pizarra estamos dirigiendo,
mostramos donde queremos llegar (el objetivo) cada hora, y los operarios pueden
ver como van cada momento.
Los
supervisores ahora supervisan las pizarras cada hora para ver como can con
respecto a la producción y verifican que en caso de variación con respecto al
objetivo si hay causas que lo justifiquen. Esos comentarios que se escriben en la
pizarras nos permiten saber que problemas tenemos que resolver para alcanzar el
objetivo.
Ahora
los problemas de las maquinas, falta de componentes, problemas de calidad, etc.
que no permiten llegar al objetivo son las materias sobre las que realizar los
kaizen.
¿Quién
escribe la cantidad producida y los problemas de la producción en las pizarras?
Los
team leaders, ellos trabajan igual que el resto, no son jefes, producen y se
encargan de supervisar que los demás trabajan adecuadamente, con un flujo
normal. Si ese flujo se modifica, son los encargados de echar una mano al
operario para que pueda restablecer el flujo normal. Y en caso de problemas
escriben en las pizarras los problemas detectados (piezas defectuosas del
proveedor, falta de mantenimiento en maquina, etc.)
Si
no son capaces de arreglar los problemas por si mismos, entonces llaman al
supervisor.
Es
algo parecido a lo que pasa en los supermercados, cuando empieza a haber cola
en una caja, una persona deja de reponer y se pone en otra caja para que la
cola disminuya. Cuando la cola disminuye vuelve a reponer.
¿Cómo
hacemos que los objetivos sean visibles para los operarios?
Cada
mañana 5 minutos antes de empezar el team leader revisa con el personal los
problemas del día anterior y de que cosas tienen que asegurarse así como la producción que tienen que hacer en el
turno.
Los objetivos
cambian según lo hace la mejora continua y las mejoras en la producción permiten
modificar los standards.
El
supervisor es el que escribe el estándar con su gente, el papel de los team
leaders es conocer esos standard como la palma de sus mano para asegurarse de
que los operarios lo siguen correctamente.
La ventaja
de este sistema es que el responsable y el team leader tienen que trabajar
juntos para sacar las causas del problema y la contramedida junto al operario,
lo que hace que el operario se sienta parte del equipo y de la organización.
Al
hacer esto nos damos cuenta de que solo hay una serie de pasos en cada trabajo
que son críticos y otros que son repetitivos, los team leaders son lo que
tienen que entrenar a su gente en esos aspectos críticos y mejorarlos.
Para
hacerlo tienen que hablar con su gente sobre todo en lo relacionado con
posturas y ergonomía (colocación de los pies, las manos, donde mirar, etc.) Los
operarios explican en detalle que problema es, como les afecta, y el impacto en
su trabajo. El papel del team leader es escuchar y clarificar. Ya que el
problema puede estar claro para el operario pero no saber expresarlo bien.
Todos
los operarios deben ser entrenados, para ello el team leader tiene que dedicar
30 minutos al día a uno de ellos y hacer esto cada día.
Aunque
todos saben hacer el trabajo nos damos cuenta de que en algunas partes algunos
tienen sus propias ideas de cómo hacerlo y muchos tienen ideas de cómo hacerlo
mejor pero nadie nunca se las ha preguntado, por tanto la sesión de training
sirve para sacarlas a la luz. Y además en esas sesiones salen las
preocupaciones y problemas de los operarios.
Esto
es igual que una embarcación de remeros, si tienes 4 pero no reman al compas y
con la misma fuerza, la embarcación hace zigzag en lugar de ir en línea recta.
Tenemos
que aprender a remar a la misma velocidad y con la misma fuerza que los demás,
igual que hacen en una orquesta, todos tocan al unísono y con la misma fuerza
que el resto.
Como
veis hay un sistema sencillo para conseguir que los objetivos de la dirección se
cumplan y es involucrar a los supervisores, team leaders y operarios en equipos
de trabajo y hacer seguimiento continuo.
Sin
embargo sencillo no significa fácil, ya que conlleva esfuerzo y dedicación diaria,
pero ya sabéis que si fuera fácil todo el mundo lo haría.
Saludos.
Luis
Perona