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jueves, 31 de marzo de 2016

Buenos hábitos para directivos: Objetivos.

No se si te has fijado pero, normalmente las empresas fracasan porque :

1º No identifican los puntos críticos de su gestión.
2º No definen un método especifico de realizar las tareas.
3º No enseñan de forma diligente a todos el método correcto y
4º No hacen un seguimiento continuo para asegurarse de que el método esta siendo utilizado por todos incluyendo utilizar indicadores de medición específicos

Solo un ejemplo para ilustrarlo, en Estados Unidos hay 2 millones de personas que cogen enfermedades en los hospitales y 100.000 mueren porque no se siguen los procedimientos médicos, entre ellos, algunos tan simples como lavarse las manos.

Así que si ahora tienes que fijar objetivos en tu organización o departamento probablemente te encuentres con los 4 puntos anteriores que hagan que no seas capaz de conseguirlos.

¿Qué se puede hacer?

Copiar a las organizaciones de éxito.

La única diferencia entre aquellos que han fracasado y aquellos que han tenido éxito reside en la diferencia de sus hábitos. Los buenos hábitos son la clave de todo éxito, los malos hábitos son la puerta abierta al fracaso.

Los grandes problemas no se resuelven con grandes soluciones sino con pequeñas, así que aquí os dejo algunos hábitos buenos a la hora de fijar objetivos:

1º habito: Tener las ideas claras (saber adonde vamos).


Las organizaciones de éxito se aseguran de que cada uno sepa lo que tiene que hacer para lograr esos objetivos, implican a la gente a la hora de definir los objetivos.

Esto parece obvio pero no lo es. Recuerda que si tienes un solo objetivo, las posibilidades de alcanzarlo son elevadas, si tienes 2 las posibilidades se reducen a la mitad, si tienes 3 cada vez tienes menos posibilidades.

¿Y que sucede en la mayoría de empresas? Que hay múltiples objetivos, de hecho cada jefe tiene los suyos y a veces no son los mismos que los de la empresa.

Recuerdo a un responsable de zona de ventas que se negaba a vender a sus clientes a final de año porque ya había llegado a su objetivo de ventas y por tanto si lo excedía el año próximo le pondrían un objetivo mayor. Así que desde fin de noviembre no vendía a los clientes hasta el mes de Enero del siguiente año.

¿Absurdo? Totalmente, pero sus objetivos personales (de los que recibía sus comisiones) eran incompatibles con los de la empresa (seguir vendiendo).

Por tanto fija solo 2 o 3 objetivos y asegúrate de que bajo ningún concepto tengan resultados que puedan ir en contra de la lógica.

Ahora dedícate a explicarlos muy detenidamente y con mucha claridad.

Eso significa descomponer cada objetivo en una serie manejable de tareas que los operarios puedan entender.


Por ejemplo, algo que se nos dice muchas veces, la seguridad en la empresa.

En una empresa, para que la gente fuera consciente de las normas de seguridad el jefe elimino la antigua política complicada de seguridad y puso 2 normas:

1º Todo el mundo tiene que llevar las gafas con protección lateral, 2º nadie puede llevar ninguna parte de su cuerpo desnuda.


Ahora para que quedara completamente claro, hizo un juego, subió a un operario a una mesa, con algunas prendas y preguntaba a la gente si estaba bien, estos respondían no y entonces el operario se ponía o quitaba algo mas, y volvían a empezar. Al final se convirtió en un juego y todo el mundo entendió de forma fácil lo que se podía hacer y no hacer.

Después pinto una línea azul en el suelo y puso unos muñecos de color azul con el equipamiento adecuado, así todo el que entraba y pasaba la línea sabia que tenia que llevar puesto. La consecuencia fue que los accidentes bajaron un 21%

Si tu objetivo es reducir el inventario tienes que hacer que los operarios lo vean como cajas llenas de billetes, no del producto que venda tu empresa. Y ese dinero no se mueve hasta que la caja sea vendida. Por tanto acumular inventario hace que no ganemos dinero.

2º Habito: Crear transparencia

Y es que la desconfianza lo ralentiza todo, las ventas, la productividad, etc. Por tanto tenemos que tener conductas que generen confianza.

Y la mejor, consiste en decir la verdad de modo que los demás puedan verificarla por si mismos. Es especialmente importante en momentos complicados, a la gente hay que decirle lo que no puede ver.

En momentos de crisis la comunicación es mas importante que nunca y hay que ser mas transparente, no des por sentado que la gente sabe lo que pasa, la gente solo oye rumores sobre despidos, cierres, etc. y saca sus propias conclusiones.
Se claro, explícales donde estamos y lo que hay que hacer

Por ejemplo: Una empresa de construcción paso por esto y les dijo a los empleados, la obra nueva se ha terminado, pero os valoramos y querríamos que os quedarais. Y ahora les preguntaron ¿que creéis que podemos hacer juntos? Los trabajadores dieron cientos de ideas. Ahora la empresa hace reformas de fontanería, sistemas de ahorro energético, sistemas de iluminación eficiente, paneles solares, etc. La empresa no solo no cerró sino que prosperó.


Cuando a la gente se le pregunta que podéis ofrecer, la mayoría dan respuestas de mucho valor.

3º Habito. Cumplir los compromisos.

Si no se cumplen viene la decepción y después la falta de confianza.

Por eso las empresas que funcionan, registran los resultados y recompensan a los empleados que los consiguen.

Esto significa que establecen una rendición de cuentas regular y con frecuencia, puede ser semanal, quincenal o mensual, pero cuando el equipo sabe que se le va a preguntar repetidamente por el proceso, entienden la importancia que tienen para que se consigan los resultados y se comprometan con lograr los objetivos.

Si los operarios consiguen los objetivos, recompénsales con lo prometido, y si no los consiguen asegúrate de saber por que. Si es porque no saben o no pueden o porque no quieren.


Ayuda a los que no saben o no pueden pero no a los que no quieren, no es aceptable ayudar a alguien que no se esfuerza y le da lo mismo el esfuerzo de sus compañeros. Esa persona sobra.

4º Habito: Debemos vs Podemos.

Normalmente siempre se nos dice, debemos, (doblar los resultados, reducir los costes, etc.), sin embargo casi nunca se nos dice podemos.

Cambia el chip de la gente cuando le decimos podemos hacerlo, estamos capacitados, somos un gran equipo, lo hemos logrado otras veces, lo haremos ahora, podemos.

La palabra nosotros tiene un efecto multiplicador, rompiéndose la distancia entre el jefe y sus operarios, caen las barreras, se salvan las diferencias, en definitiva se comunica en otro nivel, el nivel de entendimiento y de la posibilidad.

Imagínate que alguien se dirige a ti exigiéndote, pidiendo resultados y utilizando muchos debemos y tenemos, ¿como te sientes? ¿Te encuentras relajado o presionado?

Imagínate la misma situación pidiéndote lo mismo pero usando la palabra nosotros. Te hace sentir que no estas solo, ¿cual de las 2 situaciones te parece mas eficaz? ¿con cual te sentiría mas motivado? ¿con cual lograrías mejores resultados?

Lo mismo le pasa a tu gente. Cambia debemos por podemos.


Como ves son ideas sencillas pero no fáciles de aplicar, llevan tiempo y esfuerzo para clarificar los objetivos y descomponerlos en tareas que los operarios entiendan,  pero es la única forma de lograr cumplir los objetivos.

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Por cierto quería daros las gracias a todos los que seguís este blog, ya hemos superado las 300.000 visitas, algo que no podía ni imaginar cuando empecé a escribir. Gracias a todos.

Saludos.

Luis Perona.


miércoles, 16 de marzo de 2016

Buenos hábitos para directivos. El autoanálisis.

El tiempo pasa volando y muchas veces lo que les ocurren a los directivos, es que de repente, su empresa los despide. Entonces viene una etapa de crisis, porque durante, 10, 20, 30 o mas años hemos estado en una serie de empresas haciendo nuestro trabajo y esforzándonos al máximo y ahora de repente nos vemos fuera del mercado.


Y el problema es que reincorporarse al mercado no es tan fácil, porque las nuevas generaciones saben una serie de cosas que probablemente nosotros no hemos aprendido por falta de tiempo, pueden ser idiomas (ahora con saber solo ingles no es suficiente), sistemas informáticos, lean manufacturing, estrategia empresarial, marketing, o lo que sea.


Pero el caso es que ahora nos damos cuenta de que no hemos gestionado nuestra carrera laboral como deberíamos y por tanto estamos fuera del mercado.

Esto probablemente ya lo sabíamos, porque hablábamos con otras personas, leíamos la prensa, etc. y nos decíamos a nosotros mismos:

¡Tengo que ponerme en serio con el ingles, o tengo que aprender esto o aquello!, pero igual que pasa con los buenos propósitos de primero de año, nos metimos en la rueda del trabajo y se nos pasó otro año sin hacer nada.

Así que, si has pasado de los 35, creo que te vendrá bien poner en practica una serie de ideas:

Lo mas importante:  Crea una reunión contigo mismo de al menos 10 minutos cada viernes para autoanalizarte. 

Y si; créala en tu Outlook para que todo el mundo vea que tienes una reunión, y vete a la sala de reuniones y pon el letrero de que no te molesten porque estas reunido. En caso contrario nunca tendrás esa reunión contigo mismo.

¿Y que te vas a preguntar a ti mismo?

Lo primero es identificar tus puntos fuertes y débiles.

Si no quieres que el ERE (expediente de regulación de empleo) de turno te pille sin darte cuenta, deberás conocerte muy bien a ti mismo. No sólo deberás saber cuáles son tus cualidades y tus debilidades, sino también tu manera de aprender y de trabajar en equipo, tus valores, y dónde puedes realizar las mayores aportaciones.

Ahora según el maestro Covey, tres características relacionadas contigo mismo.

1º Ser proactivo.

Pregúntate: ¿Soy de los que toman la iniciativa?, ¿elijo mis propios actos, mis actitudes y mis estados de animo?. ¿Culpo a los demás de mis equivocaciones?. ¿Hago lo correcto sin que me lo pidan, incluso cuando nadie me está mirando?. Esas preguntas te permitirán saber si eres proactivo o reactivo, si eres lo segundo empieza a cambiarlo, los jefes quieren gente que tome la iniciativa.

2º Empieza con un fin en mente.

Pregúntate:  ¿Hago una planificación previa y me marco una serie de objetivos?. ¿Hago cosas que tengan sentido y las hago bien?. ¿Soy constante hasta completar los trabajos/proyectos?. Si la respuesta es no, empieza a cambiar tus hábitos de trabajo.

3º Primero lo primero

Pregúntate:  ¿Dedico mi tiempo a ocuparme de las cosas que son importantes?. ¿Marco prioridades, hago un horario y sigo mi plan, soy una persona organizada y disciplinada? ¿Qué es lo que parece que puedo hacer con relativa facilidad, mientras que para otros parece ser más difícil?. ¿En que situaciones mis puntos fuertes pueden producir resultados?. ¿En proyectos minuciosos?,¿a corto plazo?, ¿bajo presión? Ahora, trabaja para mejorar tus puntos fuertes.

Y a continuación la parte mas difícil, ¿Cuáles son mis defectos? Y no me digas que no tienes, porque si crees eso, ya tienes uno, eres orgulloso.

Pregúntate, ¿qué tengo que aprender? .Es curioso que demasiadas personas (especialmente las que tienen una gran experiencia en algún área laboral) menosprecian el conocimiento en otras áreas. Trabaja para adquirir las habilidades y los conocimientos necesarios para potenciar al máximo tus cualidades.


Compórtate como un inversor, los empleados invierten en su propio capital humano, igual que a los inversores se les pagan beneficios a final de año, los empleados deben comprobar a nivel intelectual si han crecido, si han mejorado. Si la respuesta es no, hay que hacer algo que te de mejores rendimientos

Otras preguntas clave: ¿cual es mi valor ahora en el mercado? Si me contrataran en otro sitio ¿cuánto me pagarían? Igual te llevas una sorpresa, ten en cuenta que la antigüedad en la empresa puede que haya aumentado mucho tu salario.

Mas preguntas clave: ¿he logrado nuevas competencias?, ¿que ha pasado en mi C.V. comparándolo con el año pasado? ¿Hay algo nuevo, o sigue igual? ¿que he aprendido? ¿he aumentado mi lista de contactos?

El segundo aspecto a analizar es reconocer tu estilo de trabajo.

¿Cómo rindo? ¿Bajo presión? ¿con objetivos realistas? ¿en equipo junto a otros?
¿Por mi cuenta como la estrella solitaria?
Si eres de los que van por libre, cuidado, el cementerio (laboral) está lleno de héroes solitarios.

Crea tu diario de trabajo para registrar el tiempo por actividades y así saber como lo distribuyes (usa el cronometro si hace falta). Igual te llevas mas de una sorpresa y te puedes hacer preguntas como ¿que pasaría si no hiciera esta tarea? ¿nada? Entonces deja de hacerla.

Delega todo lo que pueda hacer otra persona de tu confianza, intenta utilizar periódicamente los recursos técnicos que tienes a tu disposición para efectuar el seguimiento.

A continuación, asume la responsabilidad de tus relaciones laborales.

Para esto recuerda que debes ser educado SIEMPRE con todo el mundo, nunca subestimes, a las personas,  puede que tengan un primo que sea de la mafia como le paso a un vendedor de coches que quiso timar a un cliente.


Siguiendo con los consejos del maestro Covey.


4º Piensa siempre en ganar y  ganar, o dicho de otro modo, que ambas partes ganen en caso de conflicto.

Pregúntate: ¿Encuentro el equilibrio para conseguir lo que quiero teniendo en cuenta que es lo que desean los demás?. ¿Cuando surgen conflictos trato de encontrar otras alternativas?  Si la respuesta es no, cuidado.

5º Primero comprender, después ser comprendido.

Pregúntate: ¿Presto atención a las ideas y los sentimientos de los demás?. ¿Trato de ver las cosas desde su punto de vista?, ¿escucho a los demás sin interrumpirles?. ¿Miro a las personas a los ojos cuando hablo?.  Recuerda que en tratos de negocios es muy importante saber escuchar ya que te permite recabar información muy importante antes de tomar decisiones. Como regla habla la mitad de lo que escuches. Deja que haya silencio durante algunos segundos para que la otra persona hable

6º Por ultimo, la sinergia.

 Pregúntate: ¿Valoro  las cualidades de los demás y aprendo de ellas?. ¿Me llevo bien con los demás incluso con los que son diferentes a mi?. ¿trabajo bien en grupo? ¿Trato de aceptar las ideas de los demás para resolver problemas porque se que si trabajamos en equipo podemos encontrar mejores soluciones que si lo hacemos de manera individual?.
Recuerda que si en el futuro estás fuera del mercado laboral, los que te podrán ayudar serán aquellos con los que tuviste buenas relaciones laborales.

Por ultimo fíjate en tu aspecto físico.

Aparecer como una persona calmada, que mantiene el autocontrol y es eficiente, transmite seguridad y confianza. Y no hay nada mas que valore un jefe que la confianza.

La actitud adecuada es ir con la cabeza alta, ser positivos y optimistas y no quejarse nunca (sobre todo; nunca te quejes de lo duro que trabajas, o de la cantidad de trabajo que tienes, pero aprende a ser firme para que no te sobrecarguen).

Viste bien, vestir bien es lo que mas se nota en la persona, camisa corbata, zapatos y sobre todo el cabello bien limpios. Pregúntate, ¿llevaría esto George Clooney?

Sonríe como George Clooney, en cada momento, al entrar a trabajar, al saludar a los compañeros, incluso cuando las cosas parece que van mal. Camina con energía cuando llegues al trabajo, que te vean  brillante, fresco y con brío. Y sobre todo prohibido decir palabrotas


Quizás te parezca una lista abrumadora, y lo es, pero no tienes que hacerlo todo cada día, empieza paso a paso pero asegúrate que cada viernes tienes tu reunión contigo mismo para autoanalizarte y seguir perfeccionándote. Si lo haces tendrás éxito seguro, sino, recuerda a Tom Peters. Si no eres distinto acabarás extinto.

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Saludos.

Luis Perona.


jueves, 10 de marzo de 2016

Buenos hábitos para directivos. Negociación

Una de las situaciones que los directivos afrontan con cierta frecuencia es la de negociar, unas veces con un cliente (sobre todo los del departamento comercial), otras veces con proveedores, pero siempre con jefes (por un aumento de sueldo, por unos objetivos que consideramos inalcanzables, etc.)

Por eso, ¿cómo debemos negociar?

Hay que tener en cuenta que casi siempre negociamos por posiciones, nunca por intereses y ese es un error.

El precio, en el caso de una venta, puede ser una posición, pero lo que hay que buscar es el interés, saber cual es el interés de la otra persona y el nuestro detrás de esa negociación.

Muy poca gente sabe describir cual es su interés en una negociación, pero, si no sabemos cual es el nuestro,  ¿como podemos negociar?
Y eso es difícil porque los intereses no son únicos, sino múltiples, complejos, y a veces inconscientes.

Así que ¿cómo negociar?

1º Define tu interés real. ¿Qué es lo que quieres realmente? No te conformes con la primera respuesta, indaga para ver que hay detrás de ese interés.

Si dice que quieres que te suban el sueldo, ese puede ser tu interés a primera vista, pero si investigas, probablemente reconozcas que quieres que te suban el sueldo porque en comparación con otros compañeros de empresa, tu trabajas mas o das unos resultados mejores que ellos y por tanto entiendes que lo justo es que recibas mas.


Ahora ya sabes tu interés real, ser recompensado justamente. No que te suban el sueldo.

2º Ahora tienes que saber el interés de la otra parte, en este caso tu jefe (o tu cliente, tu proveedor, etc.).

¿Como lo hacemos?

Cuanto mas se puede saber del negociador, mejor se puede negociar. Si conoces bien a tu jefe, entonces podrás saber si es una persona que valora el trabajo duro, o si es una persona que valora los resultados extraordinarios, o si es una persona que quiere crear un buen equipo de trabajo.

Define todo lo que sabes de el, para poder negociar.

Pero no te fijes solo en lo que valora, identifica también cual es el mejor momento para hablar con el. ¿Antes o después de comer? Algunos jefes están mas receptivos después de una buena comida. O están mas dispuestos a negociar después de recibir los resultados positivos del ultimo trimestre.  
Recuerdo una cita que decía que después de una buena cena, los números rojos, se suelen ver mas oscuros, mas bien negros.

Identifica todo lo que sabes de la otra persona para ver en que te puedes apoyar para lograr tus objetivos.

¿Y que pasa, si con quien negocio no es una persona a la que conozca bien?

La única forma de saber el interés de la otra persona, es dialogar y la gente no nos lo dice,  porque no se fía, no nos conoce.

Así que ¿como sacar información?

Pues como siempre se ha hecho, preguntando. Ya sabes que preguntando se llega a Roma.

Hagamos preguntas, pero no de cualquier manera, tenemos que llevar un guion de lo que queremos preguntar para llegar a conclusiones. Y ahora cuando la otra persona nos conteste, intentemos preguntar sobre su respuesta, de este modo, podremos saber que piensa.
Pero para esto hay que saber escuchar muy bien, para no perder los matices, ni las expresiones faciales.

Por ejemplo:

- Me ha dicho que para Vd. El precio es un factor muy importante, ¿por qué?
- Porque mi objetivo como jefe de compras es conseguir el mayor ahorro para mi empresa.
- ¿Y cree Vd. que la entrega a tiempo es un ahorro?
- Si por supuesto, aunque el precio lo es mas.
- Y cree Vd. que el hecho de que la ausencia de reclamaciones, es otra forma de ahorro?
- Si claro, es otro punto a su favor.

Pues bien, ya sabemos su interés, además del precio, quiere que las entregas sean a tiempo y no haya reclamaciones. Ahora podemos empezar a negociar, argumentando que aunque nuestro precio sea un 5% mas alto que su petición, podemos asegurar la entrega a tiempo y la ausencia de reclamaciones que significa un 10% de ahorro anual.

No se puede empezar a negociar en tanto en cuanto los intereses de ambas partes no estén claramente definidos y se utilizará todo el tiempo necesario para poder llegar a un acuerdo que se cumpla.


3º La negociación depende de que ambos ganen.

Un ejemplo nos los da la historia, en 1967 después de la guerra entre Israel y  Egipto, no había forma de llegar a un acuerdo para firmar un acuerdo de paz.
Israel no quería dejar la zona del Sinaí porque no se fiaba de Egipto y Egipto reclamaba aquel territorio como suyo. Sin embargo se llego a los acuerdos de Camp David apelando a los interés, ya que las posiciones (no me fio de ti, y este territorio es nuestro) estaban muy claras.


¿Cuáles eran los intereses? En el caso de Israel, no tener mas ataques egipcios y en el de Egipto, vender a su opinión publica que habían recuperado su territorio. El acuerdo se alcanzo devolviendo el territorio a Egipto pero creando en el una zona desmilitarizada que evitará futuros ataques.

Por tanto busquemos como las dos partes pueden ganar, si uno gana y el otro pierde mal asunto.


Así que volviendo a tu aumento de sueldo. ¿cómo lo planteas?

1º Busca el momento adecuado. Después de una buena noticia para tu jefe, después de una buena comida, etc.
2º Busca el interés de tu jefe. Mejores resultados,  lograr esa venta con ese cliente difícil, no tener mas reclamaciones de tal cliente, etc.
3º Enlaza tu solicitud con la necesidad de tu jefe para que vea que el va a ganar algo.

Por ejemplo:

-       Quería hablar con Vd. porque creo que he encontrado una solución a nuestros problemas con el cliente X (ahora tu jefe abrirá los ojos como platos)
-       Y además necesito pedirle que me ayude en un tema. (Ahora tu jefe sabe que empieza a negociar)
-       Explícale como vas a solucionar el tema y como además necesitas su ayuda en el tema del sueldo porque tu has solucionado, este, aquel y otro problema mas durante los últimos meses pero sigues cobrando los mismo que los demás.


Fíjate que primero hemos apelado a su problema y después le hemos hablado del nuestro y hemos buscado una solución para que los intereses de ambos sean satisfechos.

La clave es proponer un acuerdo en el que la parte contraria no tenga alternativa, porque si tiene mejores alternativas no seguirá negociando. Si tu jefe tiene otra solución para el cliente X y no te tiene que subir el sueldo, ya has perdido la partida.

Ahora bien, lo único que tenemos como activo es nuestra credibilidad, y si engañamos a alguien, perdemos la relación con esa persona, por tanto es preferible no llegar a un  acuerdo que perder la relación con esa persona o empresa.

Como siempre parece sencillo pero no es fácil, hay que pasar tiempo pensando en la estrategia, y en como plantearla de forma que según el carácter de la otra persona sea mas fácil el acuerdo. Pero como siempre digo, si fuera fácil todo el mundo lo haría.

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Saludos.
Luis Perona.


















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