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sábado, 26 de diciembre de 2015

Buenos hábitos para directivos: Delegar

Hace varias semanas, escribí una serie de post llamados herramientas para directivos que fueron muy bien acogidos por muchos lectores, pero como siempre digo las herramientas son solo eso, herramientas, hay que saber utilizarlas y sobre todo cuando saber utilizarlas.

Sin embargo me he dado cuenta de que muchos directivos y cargos intermedios no tienen una serie de hábitos que son fundamentales para tener éxito, por eso voy a publicar una serie de post relacionados con los buenos hábitos que todos los que tengáis personal a cargo debéis aplicar para tener éxito, independientemente de si tienes 2 personas a tu cargo o 1000.

El primero del que quiero hablar es el de delegar y es que parece mentira pero los responsables de las empresas tienen tantas tareas y cosas que hacer que un primer vistazo deja muy claro que que no hay suficiente tiempo para hacer todo lo que se considera importante, todo lo que se quiere hacer y todo lo que uno se ha comprometido a realizar.


Por eso es muy importante adquirir el habito de delegar en otros todo lo que no sea necesario que tu hagas personalmente.

¿Y eso como se hace?

Utiliza la regla del 20/80 de Wilfredo Pareto, es decir dedica tu tiempo a hacer las cosas del 20% que solo puedes y debes hacer tu y reduce, delega o elimina las cosas del otro 80%.

Aquí viene el 1º habito, identifica el 80/20 de tus tareas y concéntrate en el 20% realmente importante para duplicar tu valor.

Ahora bien ¿cómo se delega?

Los responsables tienen que dirigir procesos, las personas ya saben dirigirse a si mismas si se las deja, Si la gente pudiera ser sustituida por maquinas, tendríamos que seguir dirigiendo el proceso. No podemos ignorar a las personas pero debemos cederles la capacidad de autodirigise.

Por ejemplo si tienes un jardín, no diriges al jardinero, ¿verdad? solo diriges como quieres que sea el jardín, y entonces el jardinero ya se encarga de su trabajo. Cuando acaba el trabajo verificamos como lo ha hecho, pero no le estamos siguiendo continuamente para ver como riega, como poda, como abona, ese es su trabajo. Haz lo mismo al dirigir a la gente, verifica regularmente como van y ya esta.

Pero alguno dirá, es que no me fio de si lo van a hacer bien.

Entones, 2º habito. Cuando delegues una tarea asegurare de que la persona que lo lleve a cabo.

1º Entienda claramente lo que debería suceder en cada punto del proceso, eso significa explicar con mucha claridad lo que quiero, cuando y como lo quiero y como y cuando se van a valorar los resultados
        

2º Como tu eres el responsables, debes ser capaz de ver una tarea y tener claro donde están los puntos clave de la misma, es decir donde esta la posibilidad de cometer errores.  Identifícalos y explícale a la persona cuales son y porque tiene que prestar mucha atención a esos puntos.


3º Tienes que dejar absolutamente claro donde termina su responsabilidad y donde empieza la tuya.
        
4º Periódicamente presta atención a cualquier cosas que no parezca ir como es debido, y debes estar preparado para investigar y tomar cartas en el asunto.
        
5º Explícale que te mantenga informado de cualquier cambio, sobre todo cosas inusuales o impredecibles.

Recuerda que tu eres responsable de asegurarte de que tienen claro lo que están haciendo, y para ello lo mejor es que se lo expliquen a otra persona, eso demostrará que realmente lo entienden.
        
Hay una fabula de Alex Rovira que cuenta como no se tiene que delegar, es esta:

“El herrero del pueblo contrató a un aprendiz dispuesto a trabajar duro por poco dinero. El muchacho era joven, alto y muy fuerte, aunque un poco despistado. Era obediente y hacía las tareas que le encomendaban, pero se equivocaba a menudo y tenía que repetirlas porque prestaba muy poca atención a las instrucciones que el herrero le daba.
Al herrero esto le molestaba un poco, pero pensaba: ‘Lo que yo quiero no es que me escuche cuando le doy una explicación, sino que acabe haciendo el trabajo y que me cueste muy poco dinero’.
Un día, el herrero dijo al muchacho: ‘Cuando yo saque la pieza del fuego, la pondré sobre el yunque; y cuando te haga una señal con la cabeza, golpéala con todas tus fuerzas con el martillo’.
El muchacho se limitó a hacer exactamente lo que había entendido, lo que creía que el herrero le había dicho. Y ese día el pueblo se quedó sin herrero, fallecido por accidente a causa de un espectacular martillazo en la cabeza…”.

Así que mas vale que delegues bien.

Una forma de hacerlo es por medio del seguimiento, para ello es muy útil dividir las tareas grandes en mas pequeñas con fecha concretas cada semana y pedirles que te envíen un mail al final de cada semana de los progresos obtenidos.
        
Tienes que hacerles responsables de las consecuencias de sus acciones.

Para ello una técnica que a mi me ha sido útil es la de enviar a cada persona su lista de temas pendientes semanalmente

Programar en Outlook las fechas de seguimiento en el área de tasks o tareas que diga de forma breve que hay que hacer y cuando y copiar a la persona responsable.

Por ultimo recuerda que tu eres quien delegas, pero no delegues en cascada, ten en cuenta que cada estación repetidora multiplica el ruido x2 y divide en mensaje x2, por tanto delega personalmente y pide resultados personalmente.

Alguno me dirá que esto es muy aburrido y lleva mucho tiempo, pero como suelo decir esto es lean si fuera fácil todo el mundo lo haría y todo el mundo tendría éxito, el éxito solo viene antes de trabajo en el diccionario.

Tenéis mas información sobre como delegar en mi libro ExceLEANcia, este es el enlace:  http://www.amazon.com/dp/B00KTX6Y08


Saludos.
Luis Perona.





viernes, 11 de diciembre de 2015

Lean, calidad y 6 Sigma

Hace poco me preguntaban si lean era algo relacionado con calidad como 6 Sigma

Y la respuesta es si, pero no.

6 Sigma esta relacionado con reducir la variación de los procesos para mejorar la calidad y el coste de los mismos, sin embargo lean es mucho mas que eso y es sobre todo calidad.

Ya lo decía Taichi Ohno, el creador del TPS:

“Todo lo que hacemos es mirar desde que recibimos un pedido hasta que lo cobramos y reducimos todo ese tiempo por medio de eliminar todo el desperdicio existente”

Parece muy lógico, pero es que para eliminar el desperdicio necesitamos producir y entregar perfectamente, ya que sino, ó estamos entregando productos defectuosos, o los entregamos tarde, por lo que no podemos reducir ese lapso de tiempo como decía Ohno.


La clave esta en entender que la calidad se basa en ambas,  la fiabilidad y la disponibilidad.

En Toyota si hay cualquier duda en la calidad, se para la línea de montaje, eso demuestra la necesidad de una calidad excepcional, con entregas justo a tiempo, pero sin exceso de inventario.

Pero es que además al reducir el lead time, Toyota pone presión en la entrega a tiempo y de únicamente productos de calidad a todos los niveles. Debido a eso la calidad es obligatoria para un kanban, ya que cuanto menor es el lote, y menos piezas están en la línea, mas necesidad de que sean buenas y sin defectos, porque sino se nos para la línea.


A la vez, la calidad esta ligada a la formación ya que si tenemos estándares que nos enseñan como producir a tiempo y sin parar la cadena pero después colocamos personas con poca formación, el caos está garantizado.

Por eso tenemos que preguntarnos, ¿puede la persona entregar la cantidad de piezas a tiempo cada vez sin necesidad de supervisión o corrección? Si la respuesta es NO, necesita mas formación.

Toyota enseña que para conseguir la satisfacción del cliente (máxima calidad, costes mas bajos y entregas en plazos mas cortos) tenemos que utilizar las 2 columnas de Lean:

1º just in time (takt time, pull y flujo) y 2º Jidoka (parar las maquinas en caso de defectos, y separar el trabajo humano del de las maquinas)


Y a partir de ahí si mejoramos el just in time y el jidoka, lo que hacemos es un kaizen para mejorar los estándares.

Por tanto el ciclo es, 1º mejorar la calidad, 2º mejorar las entregas, 3º reducir el lead time, y 4º reducir los costes.

¿Y como mejoramos la calidad? 1º entregando a tiempo, 2º reduciendo el lead time y 3º para ello reduciendo los desperdicios o muda.

De ese modo nuestros clientes percibirán la calidad, no solo que entregamos lo solicitado, sino también algo mas, que es difícil de cuantificar, es aquello que les hace sonreír  pensando hummm…. esto si que me gusta.

Como siempre digo no es fácil, esto es lean, y si fuera fácil todo el mundo lo haría y lean cuesta y mucho.

Podéis ver mas información sobre calidad en mi libro ExceLEANcia, este es el enlace:http://www.amazon.com/dp/B00KTX6Y08

Saludos.

Luis Perona


miércoles, 2 de diciembre de 2015

¿Usar un kanban de tarjetas en el siglo XXI?

Hace unos días hablaba con un consultor tecnológico y comentábamos la utilidad del kanban para producción, pero al ver un ejemplo con tarjetas físicas, se echó las manos a la cabeza y pronuncio la frase del post, ¿usar un kanban de tarjetas en el siglo XXI?

Y es que según esta persona vivimos en la época digital en la que todo reside en ordenadores, pantallas o en la nube.

Intenté explicarle la utilidad, pero su forma de pensar era muy diferente de la mía.

El tema es que muchas personas no entienden porque utilizar sistemas sencillos como las tarjetas de colores de un kanban en lugar de pantallas, u otros sistemas informáticos.

La idea de utilizar métodos sencillos, se debe a varias razones:

El coste. El coste de unas tarjetas de cartón es infinitamente menor que el coste de pantallas para los operarios.

Flexibilidad. En lean sabemos que tenemos que cambiar las tarjetas, los flujos y los estándares varias veces (por algo le llaman mejora continua) ya que según cambian las necesidades de los clientes, los problemas a los que nos enfrentamos, etc. Por ello sistemas sencillos y baratos como las tarjetas son mucho mas flexibles que sistemas informáticos que hay que programar y reprogramar con el coste que conlleva.


Lean se aprende haciendo. Si utilizamos tarjetas físicas que los operarios tienen que cambiar de color cuando la cantidad baja al mínimo indicado, están obligados a moverlas, utilizarlas y pensar como funciona el sistema, en lugar de limitarse a ser actores pasivos que se limitan a mirar una pantalla y no ser responsables de nada, ya que para eso hay un sistema informático.

¿Quiere esto decir que no utilicemos sistemas informáticos? 

No todo lo contrario, los sistemas informáticos son necesarios, pero tenemos que tener en cuenta que lean significa que cada persona esté pensando en como reducir el muda (desperdicio) en su puesto de trabajo y como satisfacer mejor al cliente. Por tanto tenemos que tener sistemas informáticos que nos apoyen pero también sistemas visuales que le permitan ver al operario como mejorar su trabajo.

Recuerdo una frase que escuche muchos años atrás, si utilizas sistemas automáticos, tendrás problemas automáticos.

Así que recuerda, utiliza la tecnología pero para que te ayude, no para que te sustituya.
Tenéis mas información sobre kanban en mi libro ExceLEANcia, este es el enlace: http://www.amazon.com/dp/B00KTX6Y08

Saludos.

Luis Perona.

domingo, 22 de noviembre de 2015

¿Por que mi jefe no ayuda a implementar lean?

Hay una cosa que tenemos que aceptar y es que es prácticamente imposible convencer a alguien de las bondades de lean, si no esta dispuesto a aceptarlo.

Por mucho que le expliques lo que hace Toyota y lo bien que les va, siempre te dirá que eso es para empresas muy grandes o muy tecnificadas, pero no para la tuya, así que dedícate a hacer tu trabajo y olvídate de convertir a la empresa a tu causa.


Cuanto antes aceptes que no vas a convencer hablando, antes vas a poder empezar a cambiar las cosas.

¿Y entonces que puedes hacer?

Lo que tienes que hacer es empezar a practicar lean en tu área de influencia pero sin decirle a tu jefe que eso se llama lean.

Hay varias preguntas que puedes hacerte para saber como empezar:

¿Cómo puedo mejorar la seguridad en mi área de trabajo para prevenir accidentes?


¿Cómo puedo mejorar la calidad del trabajo de mi área y ser mas flexible?

¿Cómo puedo ayudar a los clientes a que reciban los productos mas rápidamente o con una mejor calidad? (Ej. Embalajes, protección, transporte, etc.)


¿Cómo puedo reducir la cantidad de inventario que tengo en mi área de trabajo?

¿Cómo puedo reducir los costes de mi área de trabajo?

Seguro que si le dices a tu jefe que quieres hacer todas estas cosas sin llamarlas lean, te va a decir que está encantado de que lo hagas. ¿Verdad?

Pues no les digas que se llama lean y empieza a actuar.

Ahora ya te puedes poner tus gafas lean para empezar a detectar muda y hacer pequeños cambios que te permitan lograr todas esas metas y evitar accidentes,  reducir la cantidad de los defectos de los productos que haces, mejorar el plazo de entrega, reducir la cantidad de inventario y de ese modo reducir el coste total de tu departamento.


Y ahora empieza el como hacerlo, primero empieza con la seguridad y pon sistemas que eviten accidentes, eliminando cosas que se puedan caer encima de alguien, pallets que hagan que alguien se caiga al suelo, identifica las zonas de paso de vehículos y de operarios y asegúrate de tener controles que eviten que algún operario no use los sistemas de protección individual.

Ahora que ya tienes en marcha la seguridad de tu gente, dedícate a la calidad y busca como reducir los defectos definiendo los estándares de lo que es aceptable y lo que no y si es posible utiliza sistemas poka-yoke. Busca un sistema a través del que los operarios puedan consultarte cuando tengan dudas sobre si algún producto es aceptable o no tipo Andon.

Además si utilizas un kamishibai podrás asegurarte de que las operaciones de mantenimiento se realizan a tiempo y que no haya problemas en las maquinas que afecten a la calidad.

Una vez hecho esto asegúrate de mover el material lo mas rápidamente posible de principio a fin en flujo continuo y si es posible sin mucho material en cola en las maquinas a través de un sistema kanban y con un control horario de la producción indicando las variaciones y sus causas.

Asegúrate de que los operarios están en su puesto de trabajo sin tener que ir a por materiales o herramientas por medio de un runner que aprovisione en todos los puestos.

Y ahora sumérgete en el kaizen, pasa el mayor tiempo posible en el gemba verificando con los operarios que problemas tienen y que puedes hacer para ayudarles, pide sugerencias, desafíales preguntando cosas como: ¿y si probamos de esta manera….? ¿por qué no hacemos esto…..? etc.

De ese modo están empezando a aprender lo que es un PDCA.

Por ultimo y si te es posible, crea procedimientos con un A3 en el que se indican los pasos del proceso, los puntos clave y porque es tan importante centrarse en ellos para reducir al máximo las reclamaciones.

Según lo vayas haciendo y veas pequeñas mejoras, tu confianza crecerá y lo mismo ocurrirá con la mayoría de los operarios que se darán cuenta de que estas con ellos en esto y que sois un equipo, no un jefe y unos operarios.

Y a veces, pero solo a veces, tu jefe viene a ver que estas haciendo después de varios meses y al ver el progreso empieza a creer que esa tontería del lean puede ser útil y quizás te de la oportunidad de seguir adelante a un nivel mayor.

A mi me pasó hace muchos años y finalmente mi jefe se dio cuenta de que lean era muy efectivo en costes y pude ponerlo en marcha en varias plantas en Europa.

Éxito en tu cruzada lean, ya sabes lo que siempre digo, si fuera fácil todo el mundo lo haría.

Tenéis mas información sobre como ejecutar lean en mi libro Exceleancia este es el enlace: http://www.amazon.com/dp/B00KTX6Y08

Saludos.
Luis Perona


¿Te ha parecido interesante? ¿Quieres mas información?

Una de las mejoras formas de reducir tus costes es aprender de otros sectores y negocios que ya han pasado por ese proceso como los grandes fabricantes que han tenido éxito, eso te permitirá mejorar el servicio, tener el nivel de inventario adecuado y reducir tus costes.

Estas empresas han aplicado Lean 6-Sigma, por ello nuestro objetivo es enseñar a las empresas a trabajar con los mismos sistemas.

Nuestra experiencia de mas de 20 años en empresas de automoción, telecomunicaciones, productivas y distributivas, nos permiten garantizarte que la aplicación de técnicas Lean 6-Sigma en tu empresa pueden hacerte reducir significativamente tus costes y aumentar tus ingresos, en definitiva hacerte ganar dinero.

No lo dudes, ahora es el momento de actuar, puedes hacer algo y batir a tu competencia o no hacer nada y seguir como hasta ahora, pero si estás decidido a ganar dinero, contacta con nosotros en info@excelean.com o a través de nuestra web Excelean.com

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