Ejecución de Proyectos:

Ejecución de Proyectos:

A la hora de ejecutar un proyecto hay que tener muy claro que hay que hacer, quien lo va a hacer y cuando lo va a hacer.

Para esto podemos utilizar este check list

Áreas clave

      ¿que resultados son esenciales?

      ¿cuales son los puntos clave (milestones) y como se van a medir?

Equipo

      ¿quien tiene que participar? ¿a quién hay que consultar temas concretos?

      ¿que aprobaciones necesitamos?

      ¿que cosas están fuera del objetivo que otros podrían considerar importantes?

      ¿podemos trabajar de forma independiente?

Puestos y responsabilidades

      ¿quien va a informar al sponsor?

      ¿Quiénes son los miembros del equipo y cuáles son sus responsabilidades?

      ¿Quién es el responsable del proyecto? ¿Cuáles son sus responsabilidades?

      ¿Quien va a controlar el tiempo? ¿tomar notas,etc durante las reuniones?

      ¿Por cuánto tiempo nos seguiremos reuniendo y cuantas reuniones tendremos?

Herramientas para definir el proyecto

   

incluido/excluido. Dentro y fuera de la caja, definir lo que si pertenece a este proyecto (dentro de la caja) y lo que no (fuera de la caja).

Todos los participantes ponen post it con sus ideas y los pegan en la parte de la caja que consideran (cuanto más en el centro creen que es mas imprescindible para el proyecto, cuando más lejos del centro menos importante).

Después todo el grupo vota y decide por cada post it para llegar a una definición clara de que cosas hay que hacer y cuáles no son necesarias.

La forma de votar se hace con los dedos de una mano de la siguiente forma:

      0= completamente en contra

      1= no bueno

      2= hay que hablar mas

      3= ok

      4= bueno

      5= lo mejor

El responsable suma todos los dedos de los participantes y marca el resultado en cada post it, al final se asigna la prioridad a cada idea según el número de votos.

15 palabras para definir el proyecto.

En ocasiones el proyecto es tan indefinido que no sabemos lo que queremos hacer.

Este es un ejemplo de cómo utilizar las 15 palabras.

Implementar la metodología 6 sigma en la fuerza de ventas de Europa para el final de año

Ahora tenemos que saber cómo explicar el proyecto a los responsables de la empresa, para eso podemos utilizar la versión del ascensor.

Esta consiste en explicar en menos de 1 minuto de que va el proyecto, como si un día nos encontráramos al gran jefe en el ascensor y nos preguntara de que va el proyecto.

Tendríamos que responderle:

Nuestro proyecto trata de....

Es importante porque ....

Al ejecutarse conseguiremos......

Lo que necesitamos de Vd. es.....

La ejecución la realizara... y el seguimiento....

 

Todo eso en menos de un minuto.

Otro problema es definir a quien le afecta este proyecto, no quién lo va a ejecutar sino a quien le va a  afectar, a esto se le llama el  stakeholder analysis.

Consiste en poner los nombres de todos los afectados por el proyecto y definirlos en una matriz como:

Totalmente en contra

Moderadamente en contra

No le afecta

Moderadamente a favor

Totalmente a favor

Ahora tenemos que ver cómo convencer a los que están en contra para evitar una guerra interna o que boicoteen nuestro proyecto.

Saludos

Luis Perona