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miércoles, 26 de abril de 2017

¿Lean o Seis Sigma?

Hoy estaba hablando con un amigo acerca de la formación Lean y me comentaba que quería buscar una certificación Green Belt.

Por eso surge la pregunta, ¿de que estamos hablando de Lean o de Seis Sigma?

Seis Sigma según define la Wikipedia es:

SEIS SIGMA o Six Sigma por sus siglas en inglés, es una metodología de mejora de procesos, centrada en la reducción de la variabilidad de los mismos, consiguiendo reducir o eliminar los defectos o fallos en la entrega de un producto o servicio al cliente. La meta de 6 Sigma es llegar a un máximo de 3,4 defectos por millón de eventos u oportunidades (DPMO), entendiéndose como defecto cualquier evento en que un producto o servicio no logra cumplir los requisitos del cliente.


Seis sigma utiliza herramientas estadísticas para la caracterización y el estudio de los procesos, de ahí el nombre de la herramienta, ya que sigma es la desviación típica que da una idea de la variabilidad en un proceso y el objetivo de la metodología seis sigma es reducir ésta de modo que el proceso se encuentre siempre dentro de los límites establecidos por los requisitos del cliente.

Obtener 3,4 defectos en un millón de oportunidades es una meta bastante ambiciosa pero lograble. Se puede clasificar la eficiencia de un proceso con base en su nivel de sigma:

1 sigma= 690.000 DPMO = 68.27% de eficiencia
2 sigma= 308.000 DPMO = 95.45% de eficiencia
3 sigma= 66.800 DPMO = 99,73% de eficiencia
4 sigma= 6.210 DPMO = 99,994% de eficiencia
5 sigma= 230 DPMO = 99,99994% de eficiencia
6 sigma= 3,4 DPMO = 99,9999966% de eficiencia

En la vida real, si tengo un proceso para fabricar ejes que deben tener un diámetro de 15 +/-1 mm para que sean aceptables para mi cliente, si mi proceso tiene una eficiencia de 3 sigma, de cada millón de ejes que fabrique, 66.800 tendrán un diámetro inferior a 14 o superior a 16mm, mientras que si mi proceso tiene una eficiencia de 6 sigma, por cada millón de ejes que fabrique, tan solo 3,4 tendrán un diámetro inferior a 14 o superior a 16mm.

Como ves Seis Sigma es un sistema de mejora continua que con herramientas estadísticas busca como eliminar las variaciones que hacen que no cumplamos con los requisitos del cliente.

Sin embargo, uno de los principios fundacionales de lean es que las condiciones ideales para hacer cosas son creadas cuando las maquinas, los medios y las personas trabajan juntas para añadir valor sin generar desperdicios.

Lean significa que la gente trabaja junta para mirar su espacio de trabajo y ver los desperdicios que han creado y entonces buscan las causas que lo han creado pero sin culpar a nadie. Los procesos crean muda, no las personas.


El desafío esta en hacer que las personas, maquinas y medios trabajen juntos para hacer visible el desperdicio que generan, entender las causas que lo generan y progresivamente aumentar el valor añadido.

Si miras las cosas como si fueras una pieza del material en proceso veras la cantidad de desperdicio que existe.

Esta es la magia del gemba, tienes que ver cada caso según venga con ojos nuevos y una mente abierta e intentar determinar que es especifico sobre estas nuevas situaciones aunque ya las hayas visto antes.

¿Y eso como se hace?

El primer paso es por medio de ir al gemba y discutir cual es el estado ideal que buscamos.

Una vez que tenemos la idea clara de lo que queremos conseguir, entonces solo tenemos que buscar el método, las herramientas y el sistema para conseguirlo.

Normalmente basta con  pasar tiempo en la planta y buscar la raíz de las ineficiencias de los procesos con las 4M , materiales, maquinas, métodos y mano de obra.

Así el ciclo es:

Ir al gemba y ver las actividades.
Definir los problemas que vemos.
Buscar la causa raíz.
Poner contra medidas para eliminar la causa raíz.

Ten en cuenta que Lean es como ir en helicóptero, tienes que tener la visión de altura y la visión detallada, como cuando el helicóptero aterriza.

Tenemos que tener la visión de cómo nuestros productos benefician a nuestros clientes, y como lo entregamos al menor coste posible.

Y por otro lado tenemos que tener la visión micro de nuestros procesos para eliminar el muda y reducir los costes.

Las ganancias se consiguen cuando tenemos alineadas 3 áreas:

Tener correctamente definidos los desafíos del negocio (cuales son los problemas que resolvemos para nuestros clientes).

Haber dividido esos problemas en Kaizen específicos. Intentando nuevas formas de resolverlos.

Trabajar en equipo en el sentido lean de áreas o departamentos diferentes trabajando juntos para resolver problemas (no es lo natural en las organizaciones), eso requiere un esfuerzo constante de la dirección para que las personas trabajen juntas. Recuerda que Kaizen desafía a la gente individualmente y como equipos a resolver problemas o hacer las cosas mejor que antes.

Por tanto la pregunta es: ¿qué quieres hacer? ¿mejorar las desviaciones de tolerancia en la producción o mejorar los flujos de materiales y arreglar los problemas que crean desperdicio?

Según lo que quieras hacer puedes utilizar las herramientas de lean o de Seis Sigma.

Alguno me dirá que ambas son compatibles, y es cierto, pero como en todas las cosas, tienes que decidir que problema es el mas importante y a partir de ahí, utilizar las herramientas mas adecuadas.

Si queréis mas información sobre lean y como aplicarlo, podéis buscar en mi libro ExceLEANcia, este es el enlace:



Saludos.

Luis Perona.






sábado, 1 de abril de 2017

¿Cómo poner en marcha el trabajo estandarizado en un proceso administrativo?

Esa es una gran pregunta, porque muchas veces parece que Lean es relativamente sencillo en la producción o la logística, pero la gente de administración, cree que en su sector es imposible.


¿Es eso cierto?

Hay que admitir que al principio lo parece, porque en muchos casos, los procesos administrativos parecen estar muy alejados de los clientes, y el principal objetivo de lean es dar valor al cliente.

Por tanto, en estos casos, parece que no es posible ver el valor añadido para el cliente, y  no es posible la mejor continua.

Recuerda que siempre que empezamos a trabajar en lean tenemos que responder una pregunta:

¿Qué quiere el cliente de este proceso?

Y a partir de ahí empezar a trabajar para conseguirlo, al menor coste y desperdicio posible.

Sin embargo en los procesos administrativos parece que el cliente es algo nebuloso del que solo alguien se acuerda, cuando hay quejas y reclamaciones.


Si no te lo crees, prueba a ir a una administración publica, y veras como sientes en tus carnes, que no les interesa para nada tu problema.

Por tanto ¿qué hacemos?

Lo primero que tienes que preguntarte es para que quieres poner en marcha el trabajo estandarizado en un proceso administrativo.
¿Es para asegurarte de que los procedimientos se aplican correctamente?
¿Es para mejorar la relación con el cliente?
¿O es para eliminar desperdicios o muda?

En otras palabras, antes de saber que herramienta lean aplicar, tienes que saber que problema quieres resolver, igual que un mecánico no usa un martillo, si lo que necesita es apretar un tornillo.

El mayor problema, sin embargo, en la administración, es que el personal que allí trabaja, no distingue los estándares de los procedimientos.  Están convencidos de que hay que usar, este o ese procedimiento (o formulario) y que no existe otra forma de hacerlo.


Por tanto en vez de empezar con estándares, tenemos que empezar con kaizen.

Y para eso hay que preguntarse:

¿Qué problema queremos resolver?

Cuando lo sepamos entonces preguntemos.

¿Cuál es el procedimiento que utilizamos para resolverlo habitualmente?

Y ahora que ya lo sabemos empecemos a indagar un poco mas:

Este procedimiento, ¿satisface al cliente?

Si la respuesta es: NO, o no estoy seguro, tenemos que empezar a pensar en como mejorarlo.

Por tanto aquí tienes algunas preguntas para pensar.

Si lo cambiamos , ¿de que modo, agradará al cliente?, ¿de que modo, mejorará la calidad? ¿de que modo, mejorará nuestra productividad? ¿de que modo, se reducirán los desperdicios o muda? ¿de que modo, se reducirán las variaciones? ¿de que modo, mejorará el control del proceso? Y así sucesivamente.

Sin embargo en muchos procesos administrativos, la mayoría de los operarios no conoce en profundidad el proceso y solo les han explicado que tienen que hacer ellos en el ordenador, pero no como influye eso que hacen en el resto de la cadena y sobre todo en el cliente.


Por eso para hacer un kaizen tenemos que involucrar al equipo y hacerles las siguientes preguntas:

¿Qué recibe el cliente de este proceso?
¿Cuál es la secuencia de quien hace que en todo el proceso?
¿Cuáles son las partes mas importantes que tenemos que recordar siempre?
¿Cuáles son las condiciones para que el trabajo se haga bien a la primera?
¿Qué hay que hacer cuando alguno de los pasos del procedimiento no están bien realizados?
¿Quién conoce a fondo este procedimiento?

Con estas preguntas estamos buscando formas de mejorar el proceso.
Como por ejemplo, eliminar pasos innecesarios, como rellenar papeleo que nadie mira, o corregir asuntos específicos o problemas que hacen que los pasos siguientes se vuelvan mas complejos.

De este modo, el trabajo estandarizado aparecerá de forma sencilla, con las observaciones de los operarios, y el procedimiento se ira mejorando paso a paso.
Sobre todo cuando los mismos operarios se hagan las preguntas como :

¿Qué hay en este proceso que agrade al cliente?
¿Qué podemos hacer para simplificar el proceso?
¿cuáles son los pasos clave que tenemos que enseñar a los nuevos operarios?
¿Cuándo tenemos que parar y pedir ayuda a un responsable?

Como ves el plan, es programar un tiempo cada semana con el equipo y revisar esta lista y otras preguntas que se nos ocurran para conseguir los dos objetivos lean:

Crear valor para el cliente y reducir el desperdicio.

Así como ves no es tan difícil, solo es cuestión de enfocar el problema para resolverlo con nuestros operarios, recuerda que no solo necesitamos sus manos para teclear en el ordenador, necesitamos sus cerebros para que nos ayuden a solucionar los problemas que cada vez son mas complejos.

Tenéis mas información sobre trabajo estandarizado en mi libro ExceLEANcia, este es el enlace:  https://www.createspace.com/5280768


Saludos.


Luis Perona.

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