Email. El 9º desperdicio

El Email es tan adictivo como las tragaperras pero todavía no ha sido diagnosticado como enfermedad, opta por las conversaciones personales siempre que sea posible, usa el mail únicamente cuando no haya otros medios.

Ademas se ha convertido en una forma de gastar tiempo y dinero.

El conjunto de leer, almacenar correo y buscar información consume mas del 40% del tiempo.

Ejemplo:

Si recibes y envías unos 75 mails diarios, esto supone (75 mails * 240 días laborables) 18.000 mails / año.

       

El tiempo de leer o redactar mails es de aproximadamente 2 minutos por mail, lo que supone (18.000 x 2) 36.000 minutos o (36.000/60 minutos) o 600 horas/año, lo que en realidad es un tercio del tiempo laboral (1800 horas aproximadamente es lo que se trabaja al año).

       

Si haces la cuenta de otra manera, 600/8h de trabajo diaria= 75 días/año = 4 meses. 

Por tanto nuestro objetivo es reducir esa gran cantidad de tiempo en al menos un 20% lo que supondría unos 15 días libres.

¿Como podemos hacerlo?

1º No respondas a los mails a no ser que seas el principal destinatario

   

2º Cualquier medio que permita hablar en tiempo real por medios visuales o hablados es mejor que atascar el mail

Algunas técnicas eficaces son:

   

1º Enviar menos= recibir menos

     

De cada 5 mails enviados, 3 necesitan respuestas, si eliminamos 1 recibiremos un 12% menos.

  

2º Yo mail:

Es querer limpiar la bandeja de entrada enviando mucha información nuestra, Emails, vagos, incompletos, redundantes son los ejemplos del yo mail

   

3º Si el asunto o el remitente no generan la reacción, "tengo que leer esto hoy", no lo abras y elimínalo.

Los que abras deben indicarte dos cosas, acción que tengo que llevar a cabo y fecha tope para hacerlo

   

4º Cuando envíes un mail, como máximo debe ocupar 12.5 cm * 7.5 cm, como si  escribieras un anuncio no una carta.

Cuando vayas a enviar un mail pregúntate antes de enviar:

1:¿ Es necesario?. ¿Es oportuno?. ¿Es relevante?. ¿Esta completo?

2: ¿Es apropiado?. ¿Es legal?. ¿Es profesional?.  ¿Es inofensivo?

3: ¿A quien debo enviarlo?. ¿Tengo que responder a todos?. ¿Tengo que utilizar una lista de distribución con copia a:?. ¿Hay un canal mejor?

Emails a eliminar:

1: Por si acaso

2: Agradecimiento ( solo se debe enviar para casos extraordinarios)

3: Listas de distribución:

Si se envía un mail a una lista de distribución añadir una coletilla que diga: para ahorrar tiempo copiadme solo a mi en la respuesta. En otros casos poner, no hace falta responder

Entradas

Limitar la entrada de mails es fundamental para evitar desconcentrarse , prográmalo para que se actualice cada 30 minutos.

Ten en cuenta que en Outlook F12 archiva directamente los mails en mis documentos.

Ademas de esto hay otro problema que es el de encontrar la información que buscamos, no se a vosotros pero a mi me llevaba demasiado tiempo encontrar un mail que tenia archivado en alguna parte.

Sin embargo hay un sistema que se llama COTA y que es muy eficaz, esta desarrollado por Mike Song, Vicki Hasley y Tim Burress en su libro la invasión de los e-mails.

Os cuento mas de ello en el próximo articulo.

Saludos 

Luis Perona