Kaizen en un Proceso Administrativo

Uno de los problemas que solemos encontrarnos es que parece complicado aplicar lean a procesos administrativos, sin embargo aquí tenemos un sistema kaizen que nos ha servido para reducir tiempo y esfuerzo.



Como en casi todas las empresas las facturas tienen que ser revisadas y aprobadas por el jefe.


En mi caso, esto significaba un proceso que consumía mucho tiempo.


El proceso era:

Como se ve, llevaba mucho tiempo, pasando las facturas a la firma y después fotocopiando las mismas.


Además el cuello de botella era el jefe de compras, había que esperar a que estuviera disponible para firmar y mientras tanto no se podía seguir adelante.


La contabilidad estaba ubicada en otro país para optimizar costes por lo que el proceso era mucho más complejo y lento.


Por tanto se formó un grupo kaizen y después de analizar el proceso se optó por este otro flujo.

En lugar de tener que firmar físicamente cada una de las facturas, estas se escaneaban, dejando una copia digitalizada en un fichero compartido tanto con el jefe de compras como con contabilidad, por lo que ambos tenían acceso.


La empresa ya trabajaba con SharePoint, un programa informático que permite poner a disposición de los usuarios información, noticias, así como centralizar procesos compartidos.


Por tanto se decidió utilizarlo para este proceso.


Ahora el administrativo verifica las facturas, las pone un número de control correlativo y las escanea.


A continuación mete en un fichero Excel de control todos los datos importantes de cada una de ellas, como el nombre del proveedor, fecha y numero de factura, importe de la factura y el centro de coste donde tiene que ir imputada.


En ese momento mete el fichero en SharePoint y genera un workflow, con lo que el jefe de compras recibe un mail indicándole que tiene que revisar las facturas.


El jefe las verifica y si no está conforme genera un workflow de vuelta indicando que no aprueba algunas o ninguna, por lo que el administrativo tiene que comprobarlas.


Si está de acuerdo genera un workflow afirmativo que va directamente a contabilidad.


Contabilidad recibe un mail indicando que las facturas están aprobadas y efectúa el trabajo de introducirlas en el sistema informático, adjudicando fecha de pago.


En ese momento contabilidad completa el workflow indicando que las facturas están tramitadas y se pagaran en la fecha adecuada.


EL administrativo recibe un mensaje en el que puede ver la información de ambos, jefe de compra y contabilidad e introduce los datos de aprobación y fecha prevista de pago en el fichero Excel.


¿Cuál es el beneficio de este proceso?


1º Toda la información está en el mismo sitio SharePoint y disponible para todos.


2º Se eliminan los cuellos de botella ya que el administrativo no tiene que esperar a que el jefe de compras este disponible para firmar, puede hacer todo el trabajo del tirón y solo esperar el mensaje final de contabilidad.


3º Se eliminan fotocopias y archivos innecesarios (5S).


Este proceso nos ha permitido reducir el tiempo empleado anteriormente en un 50%, parece que funciona, ¿verdad?






Por favor seguid incluyendo vuestras preguntas y comentarios para enriquecer el blog.


Saludos


Luis Perona.