Como implemente Lean, mi experiencia personal.

En el año 2005 recibí información de un seminario dedicado a lean manufacturing. Siempre me había interesado este tema, en parte debido a que había leído libros como LA META de Eliyahu Goldratt y sus sucesivas entregas sobre la teoría de las limitaciones (TOC en Inglés), así como otro sobre 6-Sigma.

Sin embargo todo lo que leía estaba relacionado con producción nunca con logística por lo que era muy complicado adaptarlo, además y en contra de lo que dice la filosofía lean , no tenía ningún apoyo de la dirección, ya que mis jefes no sabían nada del tema y tampoco le daban ninguna importancia.

Sin esperar más, me fui al seminario y allí se me abrieron los ojos, el instructor explicó de forma sencilla y amena los problemas que tenían las empresas que no aplicaban lean y todo lo que decía era un reflejo de lo que vivía en mi día a día, demasiados incendios para apagar sin tiempo para planificar.

Así que absorbí como una esponja todo lo que explicó y como dio datos de bibliografía sobre lean como los libros de Womack y Jones y los del instituto Lean, así que me hice con ellos y empecé a devorarlos.

Con esos mínimos conocimientos, me tiré a la piscina y decidí que no iba a esperar a que mi jefe entendiera lo que significaba lean, directamente lo iba a aplicar, con o sin apoyos.

Empecé con las 5S, seguí con un concepto sencillo de supermercados y kanban manual y hasta pusimos en marcha un heijunka para nivelar la carga de trabajo.

Los sistemas aunque sencillos fueron útiles y en el 1º año logramos ahorrar un 10% del coste.

Sinceramente parecía demasiado bonito para ser real, pero lo era y estábamos ahorrando dinero.

Sin embargo los operarios aceptaban a regañadientes las instrucciones Lean que yo les daba y solo lo hacían porque yo era muy cabezón y les perseguía verificando que realmente hicieran lo que yo les pedía.

Pero no me sentía a gusto, yo siempre había leído que Toyota conseguía sugerencias de los operarios y yo no conseguía ni una.

Hasta que cayó en mis manos una novela lean llamada The Gold Mine (La mina de oro) de Freddy Balle, en ella se hablaba de algo que no entendía al 100% y es que TODO DEPENDE DE LA GENTE.

A la gente hay que convencerla, demostrarles el porqué de lo que hacemos, la visión de conjunto total, y no solamente sus objetivos parciales.

 A raíz de ese libro y de su continuación The Lean Manager, puse en práctica la enseñanza (o debería decir evangelización) de Lean y no solo la supervisión como hacia hasta entonces.

Así que me esforcé en explicar a la gente que hacíamos y lo más importante, el porqué lo hacíamos así, además de las consecuencias económicas de todas las acciones puestas en marcha.

Si el estudiante no ha aprendido, el maestro no ha enseñado, esta frase de Toyota fue clave para mi, por tanto me dedique a explicar hasta el máximo detalle posible lo que significaba lean y como lo estábamos aplicando.

A partir de entonces entendieron (algunos antes que otros) que en ocasiones no hay que seguir produciendo sino simplemente para, pero para ello hay que darles otro tipo de trabajo.

Si la gente se queda parada sin hacer nada, empieza a pensar que tarde o temprano sobran así que boicotearan todos nuestros esfuerzos.

Poco a poco fueron aceptando las nuevas normas de trabajo y oh milagro!!! Empezaron a llegar sugerencias.

En poco más de 2 años logramos más de 300 sugerencias aplicándolas en todos los aspectos de la operativa, preparación de pedidos, administración, recepción de mercancías, ubicaciones, etc.

Todas las sugerencias eran estudiadas y siempre al operario se le explicaba si se aceptaba o no así como el motivo.

Además poníamos en el tablón de anuncios el ranking de sugerencias y esto llego a generar una competencia sana entre ellos para dar más sugerencias.

Hay que tener en cuenta que el 90% del personal era de un operador logístico, lo que complicaba más la situación.

Así que pactamos con el operador un sistema de bonos de productividad ligados a objetivos Lean, en los que se premiaba la calidad, el seguimiento de los procedimientos de trabajo, y la productividad.

Los operarios podían conseguir hasta un 10% de su sueldo bruto mensual si se lograban los objetivos generales de la empresa respecto a volumen de ventas, coste, calidad y entrega a tiempo junto a la consecución de los objetivos personales.

Después de un año y a pesar de pagar los bonos habíamos ahorrado un 20% y asumido el triple de la carga de trabajo con la misma plantilla.

Así la experiencia fue muy positiva.

Y ¿Qué paso con mi jefe? Curiosamente la empresa decidió poner en marcha la filosofía lean a nivel mundial en la plantas de producción y los almacenes y asistimos juntos al mismo curso, creo que nunca he repetido mas en mi vida las palabras        TE LO DIJE……

Después de aquello aplique LEAN en todos los centros de distribución y conseguimos reorganizar todas las actividades logísticas subcontratándolas a operadores logísticos pero siempre con una persona de nuestra organización que dirigiera al operador para ejecutar las actividades siguiendo los procedimientos Lean.

La conclusión es que 5 años después la empresa ha reducido un 40% sus costes, ha aumentado la calidad en un 15% y las entregas a tiempo hasta alcanzar el 98%.

Parecen milagros pero no lo han sido, más bien ha sido trabajo duro, dedicación y motivación aunque no hayamos tenido apoyo de la dirección, sin embargo los resultados hablan por sí mismos.

Si te encuentras en una situación similar a la que yo tenía, no lo dudes, empieza a ejecutar lean aunque no tengas el apoyo de arriba, este llegara cuando se vean los resultados y si no llegan ten por seguir que aprenderás mas que nunca ya que el ingenio se dispara cuando uno está en situaciones complicadas.

Si tienes preguntas sobre cómo aplicar lean en tu empresa, deja tus preguntas en los comentarios.

Saludos Luis Perona