¿Como empezar a aplicar lean?

La información sobre el TPS ha estado disponible por más de 30 años pero pocos han tenido éxito, ¿porque?

Porque lean es como la búsqueda de oro, no es nada fácil y lleva mucho trabajo pero es igual que los buscadores de oro, necesitaban mucha paciencia y determinación además de cierta cabezonería para encontrar el oro, en tu caso no esperes mejoras espectaculares en corto plazo, eso no existe.

Recuerda, el ahorro de costes es diferente de eliminación de costes, y eso es lo que queremos hacer, para ello la clave es la gente.

El conocimiento y la capacidad de la gente es la clave, el talento necesita ser cultivado y desarrollado.

Los dones naturales son un 10%, el otro 90% se aprende a través de esfuerzo y practica repetida

Las estrellas no hacen un equipo, es la colección de muchos jugadores con buena capacidad trabajando al unísono lo que hace un equipo excepcional

Sin embargo la gente de producción y logística ha aprendido de forma desorganizada y eso crea problemas

Las empresas fracasan porque no identifican los puntos de naturaleza critica, no definen un método especifico de realizar la tarea, no enseñan de forma diligente a todos el método correcto y no hacen un seguimiento continuo para asegurarse de que el método está siendo utilizado por todos incluyendo indicadores de medición específicos.

Si te sirve de consuelo en USA hay 2 millones de personas que cogen enfermedades en los hospitales y 100.000 mueren porque los médicos y personal sanitario no siguen los procedimientos de los hospitales, algunos tan sencillos como lavarse las manos.

Por tanto, ¿como empiezo?

Lean se basa en just in time y calidad, para lograrlo utiliza 4 pasos:

1º Estabilizar

2º Flujo,

3º Pull

4º Buscar la perfección.

Este proceso completo para que tenga éxito lleva entre 3 y 5 años, sin embargo los resultados son espectaculares, si a me hubieran dicho que podría reducir mis costes en un 40% hace 7 años no me lo habría creído, ¿y tú?, ¿te lo crees?

Bueno vamos al primer paso, Estabilizar, para ello lo primero que hay que hacer es hacer un value stream map, empezando desde la zona de expediciones hasta la entrada del pedido del cliente.

Una vez hecho encontraremos todos los problemas que crean MUDA (desperdicio) y podemos catalogarlos, por ejemplo, trabajo en proceso, problemas de calidad, reprocesos, falta de control visual, espacio ocupado, transporte innecesario, etc.

Si eres nuevo en esto puede parecerte una tarea muy complicada, así que es mejor que te preguntes:

¿Pagará más el cliente por mi producto después de realizar esta actividad? Esta es la forma más sencilla de confirmar que se aporta valor al cliente: hacer cosas por las que éste se halle dispuesto a pagar. Ni más ni menos.

La otra pregunta que hay que hacerse es: Sabemos exactamente porque nos compra el cliente?, eso no lo puedes saber haciendo el value stream mapping, aquí te tienes que mover y hablar con la gente de ventas o atención al cliente para poder concertar citas con los clientes.

Créeme, el cliente agradecerá que alguien se preocupe de cómo entregarle a tiempo lo que quiere, no olvides que logística es: Entregar el producto adecuado, en el momento solicitado, en el lugar solicitado y al menor coste posible.

El tema del coste es cosa tuya, el resto es lo que tu cliente quiere, así que habla con él y toma notas para saber que hay que cambiar para poder lograr tu objetivo, recuerda aumentar las ventas y reducir el coste.

Pero no te vayas a ver a todos los clientes, si no sabes quién, céntrate en los más importantes y que generan mayores beneficios. ¿Cuántos de estos clientes o grupos de clientes generan la mitad de las ventas?

Una vez tengas claro lo que quieren los clientes, empieza a hacer el  value stream mapping pero para todo el flujo desde la entrega al cliente, hasta la materia prima (y no al revés, empieza por el final, ya verás cómo te llevas una sorpresa),  no de forma parcial por cada sección. Lo que hacemos es empezar con un cliente y caminar hacia atrás.

El mapping hay que hacerlo con papel A3 y lápiz y en la fábrica o en el almacén, siempre con lápiz para poder borrar si hace falta, no con ordenador ya que perdemos tiempo y concentración en lo que buscamos (entender el proceso).

Para empezar no hagas el mapa de todas las actividades  y para todos los productos, selecciona una familia de productos y haz el mapa actual y futuro cada vez.

NO cometas el error de pasar la responsabilidad de hacer estos mapas a los responsables de cada área, ellos se concentrarán en su área no en el flujo.

Los datos los debes obtener tu mismo, los datos estándar solo muestran promedios o datos cuando todo va bien. Recuerda que los promedios son mentira, si yo me como un pollo asado y tú no, pero ambos estamos sentados en la misma mesa, el promedio es que tú te has comido medio pollo.

Solo tú haces el mapa incluso si otros intervienen tú debes hacerlo, en caso contrario si varios participan habrá confusión.

El problema fundamental es que cada proceso actúa como una isla independiente que recibe stock de la anterior, este stock debe ser manipulado, controlado y dejado en la zona de stock, eso es puro muda. Y además el stock impide que se vean los defectos de calidad.

Así mientras el tiempo para producir una sola pieza es muy pequeño, el tiempo real hasta que se hace es enorme, debido a las colas y esperas.

A menudo, cuando revises la cadena de valor encontrarás pasos obsoletos y muchos que son necesarios pero que no son adecuados. La combinación de los dos hechos lleva a un resultado de baja calidad.

Pero tienes que preguntarte si lo que se hace es completamente necesario. ¿Genera valor? ¿Es eficaz? ¿Está disponible? ¿Es adecuado? ¿Es flexible? Y cuando acabes ese ejercicio, te debes preguntar, ¿cómo podríamos aumentar la velocidad para que las cosas fluyan?

El flujo es algo estupendo, por qué es lo que intentaba hacer Toyota desde el principio. Reduce al mínimo el tiempo desde el pedido al cobro.

Es el secreto de cómo ganar dinero.

Value stream mapping es un lenguaje y lo mejor para aprenderlo es practicarlo.

Hacer estos mapas debe ser sencillo, en 2 días hay que tenerlos hechos, por una familia de productos, no busques meter todos los detalles, eso se hará según se progrese.

Este sistema muestra el nexo de unión entre la mercancía y la información, ningún otro método hace lo mismo.

Intentamos hacer visual lo que está realmente pasando.

Cuando tengas el mapa actual, y una vez aprendidas las herramientas lean, tienes que pasar al siguiente paso, el mapa del futuro o Future Stream Map.

El mapa del futuro debe enfocarse en eliminar la raíz de los mudas o desperdicios.

En el mapa del futuro, el objetivo es resaltar todos los tipos de muda y eliminarlos por medio de implementar un flujo que se pueda hacer realidad de forma muy rápida.

El plan para llegar a ese estado futuro debe ser así: 1º hacer el mapa del estado futuro, 2º Modificar todos los procesos o layout necesarios 3º- crear un plan anual para llegar al estado futuro.

Los procesos deben estar conectados en un flujo continuo y cada proceso lo más próximo al siguiente para producir solo lo que el cliente necesita y cuando lo necesita.

Empieza ya, no lo dejes para otro día, recuerda que estas buscando oro……

En el siguiente paso veremos el siguiente punto, los tipos de Muda.

Por favor comentad lo que no esté claro o querrías que se profundice mas.

Saludos Luis Perona.