Si preguntaras a la mayoría de los directivos que es lo que menos
les gusta de su trabajo, la respuesta de la mayor parte seria que odian las
reuniones improductivas y por lo que parece estas se multiplican cada día.
¿Qué se puede hacer para tener reuniones productivas y limitar su
cantidad?
Aquí van unas cuantas ideas:
1º Explica
la finalidad específica y la contribución concreta que espera de cada reunión.
La manera
de hacerlo es preguntando: ¿cual es la pregunta? En otras palabras, ¿por
qué estamos aquí?¿por que estamos haciendo esto? ¿se puede hacer de otra
manera? ¿mejor? ¿mas barato?
La persona eficaz siempre expone al
principio de una reunión cuál es el objetivo concreto de la misma y qué
contribución se debe realizar. Se asegura de que la reunión se dirija hacia su
objetivo. No permite que una reunión convocada para informar degenere en una
«sesión de sandeces» en la que todo el mundo tiene ideas brillantes.
2º Determina el tipo de reunión y se fiel al formato apropiado.
En ocasiones se necesitan reuniones de
5 minutos para explicar algo como por ejemplo cuando se habla con los
responsables de cada turno de trabajo para identificar los problemas del turno
anterior, los objetivos del turno, etc.
Y en otras ocasiones la reunión debe
ser mas larga para lograr explicar en profundidad asuntos mas complejos, como
por ejemplo un kaizen de producción.
La reunión de cambio de turno, se puede
y debe hacer de pie en el área de trabajo mientras que la reunión kaizen se
debe realizar en una sala con un proyector y sentados.
Por eso determina que reunión es
necesaria y su formato.
Por ejemplo, un general del ejercito
tenia una reunión a las 8.00 hasta las 8.30 de la mañana con la gente de su
grupo, todos de pie, así nadie quería que se alargara demasiado, porque estar
de pie es cansado, así que todo iba mucho mas rápido y los que se solían enrollar
cortaban antes porque los demás les empezaban a mirar mal.
En otro caso un directivo convocaba las reuniones al final del día, así todo el mundo estaba
deseando marcharse y no se enrollaban con temas adicionales.
Decide cual
es la mejora hora para ti.
3º Empieza las reuniones a tiempo, no esperes a nadie y no vuelvas a
explicar lo que se dicho, si les interesa que vengan a tiempo o que se lo
cuenten sus compañeros. Norma indispensable, móviles en silencio.
Asegúrate
de que cada punto de la reunión tenga una acción siguiente a realizar, si no
solo es una charla, no una reunión.
No permitas
que se saquen temas adicionales para discutir sobre ellos, como mucho toma nota
de ellos para otra ocasión. Resume lo acordado en la reunión y las medidas que
se adoptarán y termina la reunión.
4º Toma notas de
la reunión y si eres tu el organizador, haz que alguien las tome por ti, así
nadie podrá decirte que te has equivocado en una reunión o en lo que te han
mandado hacer. Nadie discute contra unas notas. Envía una copia
de las mismas con las acciones de cada uno a cada persona que ha asistido.
5º Y este
es el punto mas importante de todos. Realiza un seguimiento de las acciones
para comprobar que las medidas acordadas en la reunión se adoptan realmente.
Esta es la
clave si no hay seguimiento no vale para nada la reunión, solo ha sido una
perdida de tiempo.
Y a la
persona que no cumpla exígele que realice lo que se ha comprometido a hacer.
¿Y que pasa
si la reunión se complica y empieza a haber bandos que empiezan a echarse en
cara cosas que han hecho mal?
Seguro que
has estado en alguna reunión como esa, ¿Verdad?
¿Qué hacer
en esos casos?
Recuerdo
haber leído en un libro este método que me parece muy adecuado.
Como
responsable de la reunión puedes decirle a todos los participantes.
Os propongo
que nos quedemos todos en silencio durante 1 minuto y que cada uno reflexione
sobre que esta haciendo en esta reunión y como puede mejorar su aportación al
equipo y los objetivos que nos hemos marcado.
Solo es un
minuto pero seguramente rebajara tensiones y permitirá volver a encauzar la reunión
al orden correcto.
Alguno dirá
que estos puntos son de sentido común, pero sabes que el sentido común brilla
por su ausencia en las empresas, y a veces tenemos que cambiar los hábitos para
lograr los resultados deseados.
Saludos.
Luis Perona
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