Reuniones Lean.

No se si te ocurre a ti (a mi me ha pasado muchas veces), te convocan a una reunión, se empieza a hablar de un tema, se pasa a otro, se empiezan a ver discusiones personales entre los asistentes y al final se acaba la reunión y cada uno se va a su puesto de trabajo preguntándose:

¿Para que he asistido a esa reunión?

Ha sido absolutamente una perdida de tiempo, en otras palabras puro Muda.

Por tanto, ¿como se tiene que hacer una reunión lean?

Si eres el moderador de la reunión, aquí van unas cuantas ideas.

1º ¿Cuántas personas van a asistir a la reunión?  A veces se invita a tanta gente a la reunión que se pierde el propósito de la misma.

A mi particularmente me gusta la regla de las 2 pizzas, esta es que no invites a mas gente a la reunión que aquella que pueda comer 2 pizzas quedándose satisfecha.

Si invitas a tanta gente que se van a quedar con hambre reduce la cantidad.

Para ello pregúntate:

¿Quién tiene que participar? ¿tiene la persona que va a participar poder de decisión para trabajar en el proyecto? ¿le afecta a esa persona el asunto en su puesto de trabajo?

Si en alguno tienes dudas, no le invites, si es necesario ya lo harás después.

2º Reglas de comportamiento. Asegúrate de que todo el mundo sepa lo que se permite y lo que no en la reunión. Por ejemplo móviles en silencio, turno de palabra, no entrar en discusiones personales de tu me hiciste y yo te hice.

Y sobre todo explica el tiempo que va a durar la reunión para controlarlo y evitar que se alargue indefinidamente. Un truco para esto del tiempo es que la reunión se haga de pie, no sentado, ya veras como la gente se da prisa para acabarla a tiempo.

Si todos tienen claras las reglas, no habrá problemas durante la misma.  

3ºExponer los objetivos de la reunión y apuntarlos en una pizarra visible para todos.

Si ves que durante la reunión alguien se desvía del objetivo, dile que agradeces que saque ese tema y que se anotará para discutirlo en otro momento.  Pero ahora estamos aquí para hablar de….. y solo de eso.

Para definir el objetivo, es muy adecuado preguntarte:

¿Cuál es la pregunta? ¿para que estamos aquí? ¿qué queremos conseguir? ¿Por qué estamos haciendo esto? ¿se puede hacer de otra manera? (mejor, mas rápido, mas barato, etc.)

4º Agenda:

Parece mentira pero en muchas reuniones no hay una agenda que explique los objetivos, recuerda la clave para los objetivos, deben ser SMART.

S (eSpecificos) M (Medibles) A (Alcanzables) R (Realistas)  T (con Tiempo definido)

Si tu no tienes la agenda como moderador, y has definido esos objetivos puedes estar seguro de que tu reunión se va a convertir en una jaula de grillos, o en otras palabras, mucho ruido y pocas nueces.

5º  Que, quien y cuando.

Durante la reunión se va a decidir que se va a hacer, quien lo va a hacer y cuando se va a hacer, asegúrate de que cada persona tenga absolutamente claro lo que tiene que hacer.

6º Resumen de la reunión:

Es increíble que después de una reunión, no se de a las personas involucradas un informe breve de que tienen que hacer y para cuando.

Y por tanto ya sabes lo que va a pasar, nadie hará nada, porque no se les ha dicho lo que tienen que hacer, o porque su interpretación de lo que tenían que hacer es muy diferente de lo que se ha decidido que tenían que hacer.

Pero si tu eres el moderador probablemente no te de tiempo a tomar notas de lo que se decide así que pídele a otra persona del equipo que lo haga por ti.

Ahora antes de terminar la reunión, resume lo que cada uno tiene que hacer, para que a todos les quede claro y asegúrales que se les dará una copia de ese resumen por escrito para que no se les olvide.

Además añade que como moderador, te vas a encargar de hacer el seguimiento para asegurarte de que se cumplen.

Parecen reglas muy sencillas pero no se suelen aplicar, ya que son de sentido común, y ya sabes ese es el menos común de los sentidos.

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Saludos.

Luis Perona