¿Para que sirve un A3?

Mucha gente piensa que un A3 es una herramienta que sirve para rellenar casillas y ponerla en un tablón para que se vean las mejoras que hemos hecho.

Sin embargo ese no es su propósito, su propósito es hacernos pensar utilizando el ciclo P-D-C-A (Plan-Do-Check-Act).

La ventaja del A3 es que toda la información está en una sola hoja de papel, es fácil de ver y sobre todo nos explica el problema, la solución propuesta y la ejecución en un único formato.

La primera pregunta que nos tenemos que hacer al crear un A3 es:

¿Qué problema tenemos que resolver?

En otras palabras que diferencia hay entre lo que deberíamos estar haciendo y lo que realmente estamos haciendo.

Pero defínelo numéricamente, en € en % o en unidades, de otro modo es muy difícil saber cual es la diferencia.

Un ejemplo sencillo de la vida real, es el peso.

Si peso 90kg y debería pesar 80kg, el problema real es que me sobran 10kg.

Mas claro imposible

Pero si digo debería de adelgazar, no estoy diciendo realmente nada, porque no se cuanto tengo que adelgazar.

Ahora toca definir el porque de esa diferencia.

Si volvemos al ejemplo del peso, podemos definir porque tenemos 10kg de mas de los que deberíamos, y ahora podemos definir las razones.

Por ejemplo:

No hago ejercicio diariamente.

Como demasiadas comidas industriales o fast food.

Tengo un trabajo demasiado sedentario (estoy sentado todo el día).

Así que ya hemos definido el problema

Pero puede ocurrir que tengamos varios problemas en uno solo.

En el ejemplo del peso, en realidad tenemos 3 problemas, no 1.

Por tanto podemos hacer 3 formatos A3, uno para cada uno de ellos.

Esto es similar a cuando te traen una pizza grande a casa. No te la comes entera, ¿verdad?

Mas bien te comes porciones, de la misma manera al utilizar el A3, estas dividiendo el problema en secciones.

Ahora que ya tienes los problemas definidos, busca la causa raíz.

Por ejemplo, respecto a no hacer ejercicio diariamente, podemos aplicar la técnica de los 5 porqués.

¿Por qué no hago ejercicio diariamente?

Porque no tengo tiempo.

¿Por qué no tengo tiempo?

Porque tengo un horario muy apretado

¿Por qué tengo un horario muy apretado?

Porque no he definido prioridades

¿Por qué no he definido prioridades?

Por que no me he sentado a definir mi horario y cuales son realmente mis obligaciones.

Ahora ya tenemos la causa raíz, no nos hemos puesto a definir el horario y ver que cosas son realmente obligaciones y cuales no.

Ahora nos toca definir como resolver el problema.

En el ejemplo del peso, tenemos que definir nuestro horario y buscar un tiempo en el que podamos hacer ejercicio.

Hay quien ha visto que si madruga un poco mas, puede ir a  hacer ejercicio antes de trabajar y de esa manera ha puesto un horario mas racional (ojo no mas cómodo) para lograr sus objetivos.

De ese modo ya tenemos la parte final del A3 completa.

Definir el plan de acción para ejecutarlo, indicando Que hay que hacer. Quien lo tiene que hacer. Cuando lo tiene que hacer. Y Donde lo tiene que hacer.

Volviendo al ejemplo del ejercicio.

Plan. Ir al gimnasio 3 días en semana a las 7 AM antes de ir a trabajar y hacer ejercicio durante 45 minutos. Establecer esta rutina por los próximos 3 meses. Empezar el día 21 de Abril de 2014.

Como ves en nuestro A3 hemos definido el problema numéricamente comparando el estado actual con el estándar que necesitamos.

Hemos descubierto las causa del problema y  hemos seleccionado una de ellas.

Después y con los 5 porqués, hemos definido la causa raíz del problema y hemos creado un plan definido con acciones, personas responsables y tiempo definido, para solucionarlo.

Sin duda el A3 es una herramienta muy eficaz para saber pensar y buscar donde están los problemas, pero hay que dedicarle tiempo y trabajar con el ciclo PDCA.

Como siempre es sencillo pero no fácil, si lo fuera todo el mundo lo haría, ¿verdad?

Saludos.

Luis Perona