Ayuntamiento de Leganés:
Las razones para emplear
las técnicas, herramientas y metodologías asociadas al Lean Government en
nuestra Administración Publica responden a las siguientes cifras (fuente: “percepción
ciudadana del funcionamiento de los servicios públicos, una valoración de los
resultados de la encuesta conjunta del C.I.S y la agencia de evaluación y
calidad”):
• El 65% de los ciudadanos
afirman que la lentitud en la resolución de tramites es su principal dificultad
con la administración
• El 61% opinan que es la
excesiva burocracia y el papeleo.
• El 31% se muestran
insatisfechos con las esperas para realizar tramites.
El 62% de los 846
Ayuntamientos encuestados afirman que el mantenimiento y mejora de las
prestaciones publicas constituye uno de los dos principales problemas y retos
de la Administración Local junto con la gestión eficiente de los recursos y el
control presupuestario que también es nombrado por la misma proporción.
(fuente: Consulta estratégica a entidades locales, FEMP)
Promovido por la Comisión
de Modernización y de Calidad de la Federación de Municipios y Provincias
(FEMP), y ejecutado por una firma de consultoría , se puso en marcha un proyecto
de implantación del Lean en distintas áreas de varios ayuntamientos.
La experiencia de este
proyecto ha sido recogido en la publicación “La Administración Publica sin
derroches, como mejorar la productividad de los servicios públicos”, Torrubiano
(2007), en ella se exponen algunos de los casos prácticos y los resultados
obtenidos, como ejemplo de que la aplicación de la metodología Lean ofrece un
punto de vista distinto al tradicional y de las operaciones en la prestación de
servicios.
La gestión de cualquier
proceso de cualquier organización ha de ser ágil, pero quizás donde la
necesidad de esta agilidad es vital es en los procesos de gestión tributaria de
la administración local, ya que supone un factor critico para la atención de
recursos financieros, ya de por sí reducidos en cualquier ayuntamiento.
a
En el Ayuntamiento de Leganés
se aplicó la metodología Lean en dos fases del proceso de gestión tributaria:
- La preparación del padrón
tributario del IBI
- La propuesta al cobro de
los padrones
Estos tramites se
caracterizan por la necesidad de que los procesos sean lo más veloces y agiles
posibles. Por lo que el objetivo principal de la mejora era aumentar la
velocidad del proceso y eliminar las tareas que no aportan valor, así́ como
estandarizar las fases del mismo.
La metodología aplicada
fue el ya comentado taller kaizen, o gemba kaizen, ya que las actividades de
mejora se realizan observando directamente lo que ocurre en el puesto de trabajo
o gemba.
Las actividades que se
llevaron a cabo durante la semana se repartieron como sigue:
Los principales
despilfarros detectados fueron los relativos al transporte y la adecuación de
las herramientas informáticas a las necesidades del proceso, poniéndose en
marcha acciones tendentes a disminuir los desplazamientos internos y facilitar
el inicio de los procesos, minimizar el tiempo dedicado a la corrección de
datos, y a estandarizar los procesos de envió de documentos al Catastro.
Los resultados derivados
de dichas mejoras fueron de un ahorro de un 50% en los tiempos de tramitación
dependientes del ayuntamiento.
Como se ve hay gran potencial de ahorro, en el próximo capitulo, veremos lo que hizo el ayuntamiento de Getafe.
Saludos
Luis Perona
Entradas
No hay comentarios:
Publicar un comentario
Por favor añade tus comentarios sobre lean, preguntas, dudas, etc.
Gracias Luis Perona