El proceso correcto producirá los resultados correctos.
Principio 6. Las tareas estandarizadas son el fundamento de la mejora continua y de la autonomía del empleado. La formación es la base para el trabajo estandarizado
Formación, problemas.
¿Qué hacemos cuando tenemos puntas de trabajo? Llamar a los ETT y cuanto mas ETT, mas problemas de calidad y de cultura lean, esto obliga a dar formación permanente.
Tenemos que tener un responsable de formación, no solo para los ETT sino también para nuestro personal.
El objetivo de formación media por persona= 40 horas año.
En otras palabras 45 semanas de trabajo, 1 de formación
Hay que dar formación continua durante todo el año, en caso contrario no se puede ejecutar.
Por tanto necesitamos un responsable de formación full time, si el es el responsable, ¿quien hace su trabajo?
El método de la instrucción de trabajo
Consiste en enseñar los aspectos críticos del trabajo y ayudar al estudiante a desarrollar una alta capacidad.
Si analizamos los procesos veremos que hay puntos clave consistentes y enseñables en todas las tareas, hay que identificarlos y comunicarlos de forma efectiva a los demás.
Desglosar los elementos del trabajo en pequeñas porciones de manera que puedan ser fácilmente aprendidos es la clave.
Los métodos de trabajo se analizan al dividirlos en todos sus pasos y se define cada uno como necesario o desperdicio.
1º enseñar que hacer paso a paso
2º identificar que es lo mas importante sobre como realizar los pasos
El trabajo se puede dividir en 2 partes, la tarea física y el conocimiento relacionado con el trabajo, hay que destacar las partes clave para definir como hacer el trabajo
La gente aprende gradualmente en el tiempo, haciendo y siendo asesoradas y aprendiendo el proceso paso a paso
El papel clave del supervisor es ser maestro y asesor y desarrollar a la gente que hace el trabajo, hay que dar información de vuelta a los empleados respecto al rendimiento, sugerencias, buenas ideas, etc.
Tiene que definir las necesidades de capacitación especificas, desarrollar un plan para formar a los operarios y que los trainers verifiquen la efectividad del programa
Lo ideal es tener 1 trainer para cada 10 empleados, el trainer lo es a tiempo parcial, el trainer no tiene que ser la persona mas experta sino la que mejor sabe transmitir a otros la información.
Cualidades: dispuesto y capaz de aprender, adaptable y flexible, interés y preocupación genuinas por los otros, paciencia, persistencia, responsabilidad, confianza y liderazgo, naturaleza inquisitiva
La calidad y productividad son el resultado de este proceso a largo plazo
El trabajo estandarizado no tiene la intención de detallar cada uno de los elementos del trabajo sino identificar aquellas tareas que constituyen la mayor parte del trabajo
Las pre-tareas y las post-tareas se deben enseñar por separado después de enseñar la tarea central, igual que se hace con la tarea de cocinar y la de lavar la comida y la limpieza de los fogones
La definición de las tareas esenciales no es la mayoría del trabajo, todos los pasos son necesarios, pero solo unos pocos son los que de efectuarse mal generan un defecto o una reclamación por parte del cliente. normalmente no son mas del 15%-20%
La clave para el desarrollo exitoso del talento es identificar la pequeña porción del trabajo que es critica y muy importante y tener especial cuidado para definir el mejor método de trabajo estándar y capacitar a todos a seguir el método de forma consistente.
Hay que insistir que cada persona siga los pasos críticos exactamente. Los lideres deben enfatizar las tareas cruciales para su gente
Hay que usar el 80% del tiempo enfocándose en los puntos críticos (20%), en ellos no hay posibilidad de trabajar de otra forma distinta al estándar
Una vez que el entrenamiento se ha hecho correctamente, hay que auditarlo en el puesto de trabajo para verificar que realmente se hace
Errores
Uno de los mayores errores es presentar demasiada información junta para el estudiante, desglosar el trabajo 5 veces es una parte crucial del proceso
Un ejemplo de tarea es atarse los zapatos, lo hacemos de manera automática, sin pensar, tenemos que desglosarla bien para poder explicársela a un niño pequeño
las sesiones de instrucción deben durar 30 minutos y dejar que el estudiante absorba lo que ha aprendido
El desglose del trabajo incluye 3 partes principales
1º Los pasos del trabajo: Los pasos importantes definen que se esta haciendo, mientas que los puntos clave definen como desempeñar los pasos importantes
2º Los puntos clave (esta es la mas importante): Los puntos clave son temas que garantizan la seguridad del trabajador, la calidad del producto, el índice de productividad, y el control de los costes
Los puntos clave se pueden identificar sabiendo donde ocurrieron problemas en el pasado
Para saber cuales son los puntos clave hay que preguntar cual es su propósito. Es mejor establecerlos de forma positiva diciendo como hacer en lugar de negativa diciendo como no hacer
3º Las razones por las que los puntos clave son importantes: Explicar la razón permitirá al operario entender porque tiene que trabajar de cierta manera. Explicando el motivo y la consecuencia los operarios entenderán el porque y aceptaran el modo de efectuar el trabajo
Si no conoce la razón por la que se hace algo debe de averiguarlo, las razones proporcionan comprensión mas profunda al estudiante de porque hacer lo que hacen . En la instrucción de trabajo no se explica la razón con todo detalle, solo se deja una pequeña información para refrescar la memoria
La hoja de trabajo
Pero si los operarios ya saben como se hace el trabajo, ¿para que necesitamos las instrucciones de trabajo en el puesto?
La hoja de trabajo en el puesto de trabajo sirve al supervisor para auditar si los operarios lo están haciendo bien , ellos ya han sido entrenados y saben como trabajar
La hoja de trabajo servirá para ver los cambios que se hagan con kaizen
Igual que Abraham Lincoln decía que pasaría 4 horas afilando el hacha, y 2 para derribar el árbol, el mayor esfuerzo hay que hacerlo verificando los procesos y encontrando lo que mas importa en cada tarea
Proceso de entrenamiento Toyota
1º Preparar a la organización: Evaluación de las necesidades de la organización. Estructura de la organización. Planes de desarrollo. Planes de capacitación. Seleccionar y desarrollar a los preparadores
2º Identificar el conocimiento critico. Entender las habilidades requeridas. Desglosar el trabajo en piezas. Identificar los puntos claves y las razones de los mismos.Hojas de desglose de trabajo
3º Transferencia de conocimiento. Método instrucción de trabajo en 4 pasos.
3.1 Preparar al estudiante
3.2 Presentar la operación
3.3 Probar el desempeño
3.4 Seguimiento
4º Verificar el aprendizaje y el éxito
Podemos confirmar los resultados de la capacitación por medio del método cascada :
Gente excepcional: Requiere Capacitacion :Requiere Instrucción de Trabajo: Requiere Trabajo estandarizado: Requiere Estándares definidos: Requiere Lugar de trabajo estable
La formación en Toyota
Toyota considera el trabajo estandarizado como una herramienta de la mejora continua y espera que los operarios den sugerencias para mejorar ese método utilizado, Toyota quiere que la persona detecte cualquier desviación del estándar y pare el proceso utilizando el andon. Toyota quiere además que los operarios busquen como solucionar ese problema
Toyota emplea 5 veces mas tiempo detallando los métodos de trabajo y desarrollando el talento de los empleados que cualquier otra empresa.
Los lideres de Toyota identifican los aspectos mas críticos y comúnmente repetidos de cada trabajo, aprenden como pueden ser desempeñados impecablemente, documentan esas practicas y luego capacitan a la gente para seguir esos procedimientos estándar, trabajos menos críticos o con un grado mas amplio de aceptabilidad no necesitan un control tan estricto.
La mayor diferencia entre Toyota y otras empresas es la profunda comprensión por parte de los empleados de Toyota de su trabajo. En la mayoría de empresas hay un entendimiento superficial del trabajo y existe una gran incertidumbre de los elementos críticos del trabajo. Se deja a la gente sola para que lo entienda por si solos, pero como cada uno entiende una cosa distinta la variación de resultados será grande
La falta de comprensión detallada del método de trabajo lleva a tener empleados y lideres confusos y frustrados que gastan enormes cantidades de tiempo luchando contra los problemas resultantes
En ocasiones la gente no sigue los estándares porque los detalles no se han explicado cabalmente, esa interrupción en la comunicación es responsabilidad del supervisor
Hay que definir todos los detalles críticos, enseñar y efectuar el seguimiento antes de que la gente empiece a trabajar
Una de las técnicas que recoge la instrucción de trabajo es cuestionar cada detalle, ¿porque se hace el trabajo de esta manera?, ¿ cual es el propósito? , ¿como debería hacerse el trabajo? ,¿quien debe hacer el trabajo?
Las hojas de trabajo estandarizado deben reflejar siempre lo que se hace, sino solo sirven de adorno
Toyota se centra en la eficiencia total del sistema, mas que en la eficiencia individual.
Comunicación efectiva
A fin de formar a los nuevos empleados de forma efectiva, Toyota cuida mucho la comunicación, para esto utiliza el siguiente proceso:
1º identificar el conocimiento critico es clave , hay que profundizar en el proceso para ver cual es la parte mas importante de cada paso. Esta es la fase que lleva mas tiempo porque a veces hay discrepancias, hay que identificar el 20% del contenido que es crucial para lograr resultados consistentes, seguido por los puntos importantes que representan el 60% del contenido del trabajo
2º transferir el conocimiento aplicando el método de instrucción de trabajo, la instrucción de trabajo proporciona un método por medio del cual el preparador explica la tarea
3º verificar el aprendizaje y el éxito. Hay que verificar que el estudiante ha aprendido y es capaz de desempeñar la tarea con éxito, no soltarle en la planta y que se las arregle
Entrenamiento practico
El aprendiz debe ser capaz de desempeñar la tarea de forma repetida y sin error
El método de presentación de la tarea es muy especifico, la primera vez se presentan solamente los pasos principales, la 2º vez se repiten los pasos principales y los puntos clave se explican, la 3ª vez se explican las razones para los puntos clave
El estudiante y el instructor irán una primera vez a la línea para ver como trabaja una persona experta, si esto no es posible lo verán en un vídeo, esto permitirá al estudiante una comprensión mas completa y general del contenido del trabajo mientras el instructor puede explicar los puntos clave y los pasos principales
El siguiente paso es una simulación frente a la línea, experimentar el trabajo pero fuera de la línea para practicar hasta coger soltura. En Toyota no se pone a un recién contratado en la línea, se les enseña en una pieza de madera o en un cuerpo de pruebas para que practiquen y aprendan.
El vídeo debe usarse como herramienta para ver la generalidad del trabajo, pues los detalles deben verse en el lugar de trabajo
Cuando empiece en la línea, el preparador debe estar con el alumno para revisar el trabajo y en caso de que se vaya acumulando el preparador debe sustituirlo hasta que la cantidad vuelva a la normalidad y pueda volver a dejar trabajar al aprendiz
Verificación
El preparador inteligente debe saber que si el seguimiento es poco frecuente aumenta el riesgo de problemas, si verifica cada 30 minutos el riesgo de error está en 30 minutos, pero si lo verifica cada hora el riesgo de error se duplica.
Los grandes atletas tienen preparadores personales que les enseñan la técnica y les monitorizan al detalle, Tiger Woods es conocido por haber cambiado su swing 2 veces.
El preparador debe asesorar continuamente al estudiante para ayudarle a desarrollar el método de trabajo consistente, mas fluido y con esfuerzo y desperdicio mínimo
Si el estudiante no ha aprendido, el maestro no ha enseñado.
Por tanto hay que preguntarse: ¿Quien es el mejor maestro para enseñar?
El 90% del talento en la empresa se aprende a través del esfuerzo y la practica repetida
¿Podemos grabar en vídeo como hacer los pasos? .Igual que los equipos de fútbol repasan los vídeos del partido, ¿lo hacemos nosotros?, ¿cuando?, ¿como?,¿quien es el responsable?
Repasemos de nuevos las etapas:
1º- Definir el conocimiento critico
2º- Transferir el conocimiento critico correctamente
3º- Seguimiento
Tengamos en cuenta que si se es un 80% eficaz en cada etapa se consigue 0.8*0.8*0.8=0.51, un 51% únicamente, hay que llegar a un 96% en cada uno para conseguir un 90% en total
Las auditorías son practicas para saber que esta equivocado, no quien.
Matrices de formación y polivalencia
El mejor ejemplo
Como veis no es fácil y este es un tema que normalmente se aparca porque no hay tiempo, sin embargo es una cuestión de pagar antes o después, me explico, puedes pagar antes la formacion y evitar errores y reclamaciones o pagar después cuando tu clientes se quejen y te reclamen.
Yo personalmente prefiero pagar antes.
Me gustaría saber vuestra opinión sobre este tema ya que creo que en España la formacion es algo que se da por supuesto por la dirección pero en realidad no se ejecuta.
Saludos. Luis Perona
Ah, en el próximo capitulo, Control visual.
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