Buenos hábitos para directivos. Gestión del tiempo.

Si les preguntásemos a los directivos y jefes que es lo que mas necesitan para realizar su trabajo, probablemente mas del 90% nos dirán que necesitan mas tiempo.

Y es que el tiempo es el recurso mas restrictivo que tenemos, por lo que su gestión es básica para organizarse y trabajar bien.

Aquí empieza tu primera preocupación que es preguntarte cuáles son los resultados que se esperan en función de tu cargo, y después analizar si el tiempo que tienes para conseguirlos es suficiente.

Cuando lo hagas veras que la respuesta siempre es No.

Por tanto tenemos que hacer algo, recuerdo haber leído en un libro esta anécdota:

“Un hombre muy eficaz a quien conozco lleva dos listas en el bolsillo: una con las actividades urgentes y otra con las cuestiones desagradables que debe hacer. Cada una de ellas tiene su respectivo período para ejecutarse. Cuando ve que los plazos no se cumplen, sabe que su tiempo está escapándosele de nuevo”.

Y recuerda que si tenemos la agenda llena de cosas, no nos quedará tiempo para lo que realmente nos pagan, y eso es pensar

Por tanto vamos a ver 3 pasos para conseguirlo:

1º Analiza el tiempo usado para actividades condicionadas por el reloj y las que están condicionadas por los fines.

Actividades Reloj: Reuniones, tareas sometidas a plazo de entrega, imprevistos urgentes.

Actividades Fines: Pensar, planificar, dialogar con el equipo, gestionar, evaluar.

Escribe hasta 10 actividades en cada caso y las horas empleadas sacando el % del total.

Si el tiempo actividades reloj supera al tiempo actividades fines en mas de un 65% hay un problema y hay que cambiar.

2º Practica el habito del establecimiento diario de objetivos, todas las mañanas ocupa de 3 a 5 minutos antes de hacer nada mas en escribir los objetivos de tu agenda

Como regla pon la mitad de los que pienses que puedes hacer, ya que tendrás muchos imprevistos.

Al terminar una tarea táchala de la lista.

Si no hemos podido terminarla analiza porque:

¿Es por falta de tiempo? ¿O es una tarea que eludimos porque no nos gusta hacerla?

Ahora pregúntate cada viernes antes de irte a casa.

1º ¿Que parte de mi tiempo he dedicado a lo que debo hacer?

2º ¿Que parte de mi tiempo he dedicado a lo que no debo hacer?

3º ¿Que parte de mi tiempo debería haber dedicado a lo que no quiero hacer?

Y ahora manos a la obra, cambia lo que esta mal para los objetivos del lunes próximo.

3º Practica el habito de dejar de hacer.

Piensa en las actividades que realizas regularmente y que a simple vista no aportan valor a la gestión y además no estas obligado a realizar por imperativo jerárquico o normativo.

Confecciona una lista y pregúntate:

¿Que pasaría si redujera esas actividades a la mitad? ¿que pasaría si las eliminara de la agenda como actividad regular?

Si se puede, elimínalas. Si no se puede delégalas, y si es necesario habla con tu jefe para cualquiera de las dos cosas.

Ahora que ya has eliminado todo lo que te hace perder el tiempo el segundo punto clave es establecer preferencias y concentrarse en las tareas con la prioridad más alta, es decir, aquellas que más aporten a tu empresa.

El problema oculto. El Email.

No se si lo sabes pero el Email es tan adictivo como las tragaperras lo que ocurre es que todavía no ha sido diagnosticado como enfermedad, por tanto si no quieres caer victima de la mail dependencia opta por las conversaciones personales siempre que sea posible, usa el mail únicamente cuando no haya otros medios.

Algunas ideas practicas:

1º No respondas a los mails a no ser que seas el principal destinatario.

2º Cualquier medio que permita hablar en tiempo real por medios visuales o hablados es mejor que atascar el mail, practícalo.

3º Mira el correo solo 2 veces al día acostúmbrate a trabajar en off line (es muy fácil en la barra de herramientas) así no estarás constantemente distrayéndote por la entrada de mensajes. Verifícalo a horas programadas.

4º Al recibir el correo:

4.1 Elimina inmediatamente la publicidad y spam.

4.2º Crea una carpeta llamada revisión y lleva allí los mensajes liberando el inbox.

4.3º Revisa los urgentes o necesarios y el resto déjalos para después, cuando se haya acabado lo importante.

4.4º Los no necesarios, elimínalos, así, sin miedo, si necesitan algo te lo re-enviaran.

5º Si quieres evitar que te copien tus subordinados en todo, diles que a partir de ahora hay una nueva norma, esta es :

“No me copies si no tengo nada que hacer con ese tema, no necesito estar informado y no quiero que me copies por si acaso”.

Hace tiempo leí una anécdota curiosa.

Un jefe decía a sus empleados “Haced feliz al cliente, si resolver el problema cuesta menos de 100€, resolved el tema vosotros mismos, no me preguntéis. Si queréis informarme de algo, llamadme, no me escribáis”.

Como ves no es fácil ni sencillo, pero como siempre te digo esto es lean si fuera fácil todo el mundo lo haría, lleva tiempo y esfuerzo pero los resultados son espectaculares.

Tenéis mas información para saber gestionar el tiempo en mi libro ExceLEANcia, este es el enlace: http://www.amazon.com/dp/B00KTX6Y08

Saludos.

Luis Perona