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sábado, 10 de octubre de 2015

Las herramientas que todo directivo debe conocer: Inventario

Una de las claves para que las empresas funcionen bien es que tengan el inventario correcto, ni exceso (sobre coste) ni defecto (roturas de stock, clientes insatisfechos)

Para lograr mantener el inventario adecuado tenemos unas cuantas herramientas que pueden ser útiles.

Una de las mas importantes es definir cual es el stock mínimo y máximo que debemos tener y los safety y buffer stock para reducir las posibilidades de que haya rotura de stock.


¿Cómo lo calculamos? Verificando la variación de los consumos para los artículos que generan el 80% de nuestras ventas.

De acuerdo a Wilfredo Pareto normalmente estos son el 20% de artículos, por lo que no tenemos que verificar todos, solo ese 20% que es critico para nuestros clientes.

Una clasificación ABC de artículos según su rotación nos ayuda a definirlos.

Ahora podemos dividir esos artículos, (supongamos que son 100) entre el numero de días laborales (ej. 20) y de ese modo verificar la cantidad resultante cada día (100/20=5 artículos por día). De ese modo podemos analizar la variación de la demanda y definir el punto de stock máximo y mínimo para esos artículos.

Hay quien me dirá que eso ya lo hace un MRP, y es cierto, pero el MRP analiza como todas las maquinas, o sea sin inteligencia humana y solo va a ver promedios, sin embargo como ya he explicado algunas veces, los promedios en la vida real no sirven para nada.

Para ello podemos utilizar una comparativa por clientes que muestre la variación entre los máximos consumos y el promedio, eso nos permite ver que clientes tienen una mayor variación y hablar con ellos para entender porque existen esas diferencias.


Por tanto analicemos porque hay variaciones grandes, que clientes compran en grandes cantidades y porque, vayamos a visitarles para entenderlo, y de este modo establezcamos mecanismos para no tener roturas de stock.


El buffer y safety stock sirven para minimizar los riesgos de rotura, de tal modo que el buffer cubre la cantidad necesaria para las variaciones en la demanda y las ineficiencias en las previsiones de venta.

El safety cubre la variación para cubrir las ineficiencias internas como perdidas, obsolescencias, paradas de producción, etc.

Este es un trabajo muy minucioso y la gente se cansa de hacerlo, pero es que el stock es uno de los mayores costes de la empresa y por tanto tenemos que hacer un buen trabajo para reducirlo.

En base a estos análisis podemos definir los kanban que incluyen la cantidad mínima y máxima de cada producto o ubicación y reponerlo constantemente según se reduce el stock hasta el mínimo.


Otra herramienta muy útil sobre todo para los clientes top es lo que llamamos bread&butter (pan y mantequilla en ingles) que nos sirve para definir junto al cliente los niveles que quiere mantener de acuerdo a sus previsiones de venta.


En mi caso nos reuníamos con el cliente una vez al mes y analizábamos sus necesidades, previsiones, y el nivel de stock que debíamos mantener.

Era un trabajo extra pero el cliente estaba encantado y le asegurábamos que no tendría roturas de stock.

De nuevo, es difícil, lleva tiempo y esfuerzo, pero esto es lean y si fuera fácil todo el mundo lo haría.

Otra herramienta interesante es hacer el seguimiento de los plazos de entrega de los últimos meses para los artículos del 20/80.


Esto permite saber que artículos son mas problemáticos y en que épocas, y así analizar el problema con nuestros proveedores.


Por ultimo hay que analizar los 3 grandes olvidados en los inventarios, los slow moving (material de baja rotación), los pack & hold (pedidos del cliente que tenemos en nuestras instalaciones ocupando espacio) y el scrap (material defectuoso y que hay que tirar por defectos de producción o por obsolescencia).


Tenemos que tener claro que material tenemos, desde cuando lo tenemos y que vamos a hacer con el.

Una buena idea para los slow moving es ponerlos en una zona bien visible del almacén con un cartel que indique la fecha del ultimo consumo y de este modo como lo vamos a ver cada día, nos va a molestar y tomaremos acciones para darle salida (por medio de ofertas de comercial, pasarlo a scrap , etc.)

Los pack & hold nos permiten ver que clientes están dejando en deposito material por largo tiempo y el coste que nos supone tener esos metros ocupados.


Recuerdo un cliente que tenia que alquilar otro almacén para sus pack&hold porque en el suyo no entraban.

El nivel de scrap es también muy importante para definir que cosas hacemos mal (producir en exceso=obsoleto, producir defectuoso=scrap, comprar en exceso=obsoleto, etc.)

Como veis son varias herramientas, hay muchas mas, pero creo que pueden ser útiles estas ideas.

Tenéis mas información de herramientas en mi libro ExceLEANcia, este es el enlace: http://www.amazon.es/ExceLEANcia-excelencia-empresarial-aplicando-principios-ebook/dp/B00KTX6Y08


Saludos.
Luis Perona




3 comentarios:

  1. Excelente!!! y super interesante, he trabajado sobre el proceso de inventarios y teniendo en cuenta los puntos mencionados por Luis, y puedo asegurar que los resultados son óptimos.

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  2. Hola, otra herramienta que me gustaría añadir y que me resulta especialmente útil es el seguimiento de costos por horas trabajadas y compararlo con la cantidad cobrada. A menudo el resultado es que se sobrepasa el presupuesto.
    Yo uso una aplicación en la nube con la que mido en tiempo real el trabajo realizado y me calcula automáticamente el costo del mismo. Es una maravilla, se las recomiendo. Se llama primaerp y la encuentran en www.primaerp.com.

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  3. Uno de los 7 mudas (despilfarro) es el INVENTARO. Vale la pena atacarlo y hacer un ABC de articulos, como mencionas, es una estrategia sensacional. GRACIAS!!!

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Por favor añade tus comentarios sobre lean, preguntas, dudas, etc.
Gracias Luis Perona

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