Las herramientas que todo directivo debe conocer. Informes y métricas

Otra de las herramientas que hay que conocer están relacionadas con los informes, sobre todo los financieros.

Aunque hay muchos tipos y muy variados (cada empresa usa los que mas les gustan) la idea que  puedan desglosar los costes en diferentes conceptos.

En logística  desglosando los costes de almacén, personal y transporte y a partir de ahí subdividirlos por cada concepto.

Lo importante es ver la variación de cada centro de coste para comprobar si mejoramos o empeoramos.

Una cosa que hay que tener en cuenta es que hay que tener mucho cuidado con los costes que se pagan de golpe como los despidos, ya que pueden variar nuestra cifras de golpe.

Lo mejor es crear un sistema de comprobación de métricas con respecto al objetivo que sea visual.

Ejemplos de este tipo de informes son:

1º Vendor analysis. Es un informe que nos muestra los costes de proveedores agrupándolos de mayor a menor importe y por conceptos. Este informe nos muestra como enfocarnos en los proveedores con mayor coste para buscar alternativas a fin de reducir los costes. En el ejemplo que muestro los 5 primeros proveedores engloban el 70% del coste.

2º Costs per cost center. Es un sistema para analizar los costes de cada centro de producción o distribución. Desglosando los de costes de personal y subdividiendo en personal propio y temporal, así como bonos de producción. Los costes del edificio y los seguros. Los costes de suministros y por ultimo la depreciación.  Esto nos permite ver de forma visual donde estamos mejorando o empeorando.

3º Key indicators. Basicamente un informe que nos muestra los datos mas importantes que pueden ser los relacionados con ventas, costes, calidad, entregas a tiempo, etc.

4º Margenes. Muy interesante para ver los márgenes que nos quedan de cada cliente. En ocasiones tenemos clientes que nos compran mucho pero el margen que nos queda es mínimo, mientras otros de menos volumen nos deja un gran margen. Estos últimos clientes pueden ser los mejores en términos de rentabilidad.

5º Monthly report. Un informe mensual en el que se muestran los conceptos mas importantes relacionados con nuestros objetivos. Muy útil para ponerlo en el tablón de anuncios y que los operarios sepan como vamos.

6º SSD vs inventory. SSD significa Scheduled Ship Date o fecha prevista de envío, en otras palabras nuestro compromiso de entrega (24h/48h normalmente) y la realidad, cuantas veces realmente los cumplimos. Después hacemos un análisis de los envíos que no se han entregado en fecha mostrando sus causas.

Comparar nuestro nivel de entregas con el nivel de inventario nos muestra si tenemos el inventario correcto o por el contrario tenemos un inventario obsoleto.

7º Ventas diarias. Un concepto interesante para ver como estamos en relación a las ventas previstas, lo ideal es compararlo con el SSD.

8º Lead time. Muestra el tiempo de entrega, puede ser para pedidos que enviamos a clientes o entregas de proveedores. La idea es saber si los plazos de entrega previstos son los correctos.

Como he explicado antes hay múltiples formatos, estos son solo unas ideas, espero que sean útiles.

Mas herramientas en mi libro ExceLEANcia, este es el enlace: http://www.amazon.com/dp/B00KTX6Y08

Saludos.

Luis Perona