‘Ladrones de tiempo’
Me
Un sobrecito que avisa de la llegada de un nuevo mail;
una llamada de teléfono; un compañero que nos pregunta o cuenta algo; el jefe
que nos reclama "un momento"… El resultado: hemos perdido el hilo de
lo que estábamos haciendo y la tarea se prolonga. ¿Te suena?
Estas situaciones nos acompañan día a día
en la oficina y aprender a mantenerlas a raya es fundamental para mejorar
nuestra vida.
Los llamados "ladrones de tiempo"
nos pueden quitar entre un 50 e incluso un 70% de nuestras horas efectivas de
trabajo. Y además provocan la sensación de no haber parado y haber conseguido
poco.
No hay que tomarlos a la ligera, porque
afectan directamente al cerebro reduciendo eficacia en las principales
herramientas que usamos: capacidad de concentración y atención, energía y toma
de decisiones. Esto ocasiona cansancio, agobio y alarga nuestra jornada.
Responsabilidad
La culpa no es sólo de los factores y actores externos, "cada
individuo es el único responsable de organizar su tiempo y a qué lo
dedica".
Lo fácil es echar la culpa a otros, pero
así no llegan las soluciones.
Hay un denominador común: "Saber decir
no. Impedir que irrumpan en nuestra planificación y crear un hábito de
trabajo".
Recuerda que nos pagan por añadir valor a
la empresa con un trabajo eficaz, cumpliendo con lo prioritario y en los
momentos necesarios.
Los obstáculos
E-mail y teléfono. Tenerlo siempre abierto
y coger la llamada al primer tono nos induce a ser reactivos y nos provoca
distracciones innecesarias.
Redes sociales. No por estar continuamente informados vamos a ser más
productivos. A veces nos empachamos de datos, cifras e información sin pararnos
a valorar si nos resultan verdaderamente útiles.
Reuniones improductivas. Asistir a una reunión no es lo mismo que participar. Si
no has hecho el trabajo previo de preparación, pierdes tu tiempo y se lo haces
perder a los demás.
Interrupciones del entorno. Atender a las pequeñas distracciones provoca la falsa
sensación de hacer muchas cosas, pero en realidad no estás al cien por cien en
nada.
Hábito multitarea. Saltar de un tema a otro resta energía y lo que es más
grave eficacia.
La gestión, definir las Tareas clave. Trata de identificar
las tareas que añaden más valor a tu trabajo y e intenta realizarlas por la
mañana cuando se tiene más energía, o bien en los momentos en los que nuestros
niveles de concentración son más elevados.
Pausas planificadas. Concreta unos tiempos determinados dedicados a
descansar. Cada dos horas, descansa diez minutos.
Fechas límite. Establece horas determinadas para cada actividad. Exígelas
y ofrécelas a las personas de tu entorno.
Planificación diaria. Al inicio de cada jornada organiza tu agenda y al final
del día revísalo y haz balance.
Trabaja por bloques. Agrupa las tareas por similitud y establece límites de
tiempo.
Apaga tu smartphone. Estar permanentemente conectado no aumenta tu
rendimiento. En realidad provoca desgaste y pérdida de tiempo por el mal hábito
de empezar algo, parar a mirar el móvil, volver a empezar, parar...
Frena el correo
Desconectar el avisador de mensajes nuevos. Así
evitamos reaccionar a cualquier estímulo (luz, pitido, vibración) que nos haga
ser reactivos.
Concretar horas establecidas y no estar
pendiente durante toda la jornada. Por ejemplo: fijar cuatro momentos al día
cada dos o tres horas.
Configurar el dispositivo para recibir los
mensajes en horas determinadas de nuestra jornada.
Parecen cosas muy sencillas, pero el 90% de
la gente no lo hace, por tanto empieza a aplicarlas para ser mucho más
efectivo.
Saludos
Luis Perona
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