¿Como valorar económicamente un kaizen?

Una de las preguntas que los directivos hacen cuando empezamos a trabajar en lean, es cuanto dinero vamos a ahorrar.

Es una pregunta típica, porque los grandes jefes solo saben ver números, y creen que por medio de aplicar lean se van a ahorrar mucho dinero rápidamente.

La realidad es que si van a ahorrar mucho dinero,  pero no lo van a hacer rápidamente.

¿Por qué?

Porque lean permite reducir costes por medio de trabajo en flujo, las 5S, el sistema pull en lugar del push y sobre todo por los talleres kaizen.

Ahora bien, ¿como se valora ese kaizen?

Hay varias formas de valorar un kaizen, una esta relacionada con la primera pregunta que siempre se hace lean:

¿Qué quiere el cliente?

Ahora tenemos que acercarnos lo máximo posible a lo que quiere el cliente, por medio de pequeñas mejoras en lo que necesita.

Por ejemplo en una de las empresas en las que estuvimos colaborando, enviaban cable de telecomunicaciones en bobinas de madera.

En esas bobinas se enrollaba el cable que se enviaba al cliente y las bobinas se cerraban con unas tablas de madera que se clavaban y posteriormente se flejaban con acero.

Parecía la única forma de trabajar con este tipo de producto, pero los clientes se quejaban de que cuando recibían el cable en un emplazamiento, tenían que quitar el fleje de acero con una tijeras adecuadas para el mismo, y retirar las tablas que cubrían la bobina.

¿Qué hicimos? Buscamos un sistema que permitió cerrar las bobinas con una forro de plástico lo suficientemente consistente para que no se rompiera y dañara el cable.

¿Cuánto ahorramos?

En principio, el forro era ligeramente mas caro que la madera, pero al hacer cuentas incluyendo el tiempo de cerrar la bobina con madera y con plástico, vimos que ahorrábamos el coste de una persona, mas o menos unos 15.000€ anuales.

El tema estaba relacionado con el tiempo que llevaba cerrar una bobina con madera (8 minutos) comparado con cerrar una de plástico (2 minutos)

Esa persona “que sobraba” la dedicamos a trabajar en otra área y evitar tener que contratar personal temporal.

Así que pudimos satisfacer al cliente en su necesidad y ahorramos dinero, aunque a primera vista no lo parecía.

Ese kaizen además nos permitió fidelizar a los clientes, quienes no querían el producto de la competencia porque sus instaladores no querían volver a trabajar con bobinas cerradas con madera.

La solución vino a través de saber que querían los clientes y adaptar nuestra forma de trabajar para solucionar su problema y reducir nuestros costes.

Así que a la hora de valorar un kaizen tienes que tener en cuenta, la satisfacción del cliente, el ahorro en materiales, el ahorro en mano de obra, y la posible fidelidad del cliente.

Quizás alguien piense que hay cosas que no se pueden valorar económicamente como la satisfacción del cliente, y la fidelidad, pero igual que ocurre con la calidad no se puede valorar económicamente, pero si puedes valorar el coste de la no calidad.

En ese caso, la pregunta que puedes hacerte es:

¿Qué puede hacer el cliente si no satisfacemos su necesidad? ¿Podemos perder un porcentaje de ventas?

Si la respuesta es que las ventas pueden bajar en un porcentaje X, esa es la valoración económica del kaizen.

Otra forma de valorar un kaizen esta relacionada con los tiempos perdidos o muertos que tenemos y que se suelen considerar un mal inevitable de la producción.

Por ejemplo, en la misma empresa mencionada antes, tenían un sistema de producción en el que la primera sección enrollaba el cable y lo cortaba a la longitud del cliente, la segunda sección montaba un conector en el extremo del cable para que el instalador pudiera acoplarlo a la antena rápidamente. La tercera sección embalaba el cable, o bien en caja o bien en la bobina que cerraban con madera y posteriormente con plástico.

El problema era que el tiempo de cortar un rollo de 25 metros de cable era de 3 minutos, el tiempo de montar el conector era de 5 minutos y el tiempo de embalaje en caja era de 1 minuto.

Como ves, el cuello de botella era el montaje de conectores.

¿Que ocurría?, que se acumulaban muchos rollos de cable delante del montaje y el embalaje estaba parado. Así que, ¿qué podíamos hacer?

La idea era trabajar en flujo, por tanto decidimos cambiar la forma de mover los rollos de cable.

Hasta entonces se apilaban en pallets, y se dejaban delante del montaje, por lo que el operario de corte, podía cortar cable mientras tuviera pallets.

Sin embargo decidimos cambiar los pallets por 2 carros que podían contener un total de 8 rollos de cable , por lo que 2 carros X 8 rollos= 16 rollos de cable.

Cuando los carros estaban llenos, el operario de corte no podía seguir cortando, sencillamente porque no tenia donde dejar el cable, así que, ¿a que se iba a dedicar?

A embalar cable.  Así cuando los carros se llenaban y estaban en la zona de montaje, el paraba de cortar cable y se iba a embalarlo, de este modo iba embalando los cables ya montados y cuando un carro quedaba libre podía volver a cortar un máximo de 8 cables.

De este modo nos ahorramos el operario de embalaje que normalmente era una persona de trabajo temporal.

Ahorro total de unos 1500€/mes.

Como ves eran cosas de sentido común, pero como siempre os digo el sentido común es lo menos común de las empresas, ya que estamos tan acostumbrados a ver siempre la misma forma de trabajar, que no se nos ocurre como salir de lo habitual.

Por tanto, ¿que tenemos que hacer para hacer buenos kaizen?

Concéntrate en:

Tiempos perdidos.

Reprocesos.

Defectos de calidad.

Tiempos de preparación de maquina

Obstáculos al flujo continuo, cuellos de botella.

Personal temporal que contratas para tareas mecánicas.

Recuerda que kaizen son pequeñas mejoras que permiten: 1º satisfacer al cliente, 2º reducir costes, 3º mejorar el flujo de caja.

Es sencillo pero no fácil, tenéis mas información sobre como realizar kaizen en mi libro ExceLEANcia, este es el enlace:  https://www.createspace.com/5280768

Saludos.

Luis Perona.