Hace
unos días, un amigo me preguntaba donde podía conseguir un curso sobre KPI´s ya
que era algo que cada vez mas le pedían en las entrevistas de trabajo.
Le
explique que no existen cursos (al menos que yo sepa) sobre KPI´s ya que los
KPI´s son una forma de verificar las diferentes métricas que utilizan las
empresas para conseguir sus objetivos.
KPI
significa Key Performance Indicators o indicadores clave de rendimiento en
castellano.
Donde
mas se utilizan los KPI es en las evaluaciones de calidad ya que son métricas
que verifican los responsables de calidad para ver si la empresa esta haciendo
lo correcto para conseguir los objetivos propuestos.
¿Qué
tipos de KPI´s existen?
Pues
la respuesta es que hay tantos como empresas, ya que cada empresa define sus
objetivos, pero para intentar concretar un poco podemos dividirlos en áreas.
Por
ejemplo para los logísticos, los KPI´s mas importantes son los relacionados
con:
1º Entregas
en la fecha comprometida también conocido como Scheduled Ship Date (SSD)o fecha
de envio comprometida.
Así, si nuestro objetivo es entregar el 98% en fecha podemos analizar cada mes,
semana o día como estamos entregando.
2º Otro
método es las entregas en las fecha solicitada por el cliente o Customer Request
Date (CRD), muy importante para ver si realmente cumplimos con lo que pide nuestro
cliente.
En
uno de mis clientes, el SSD era del 98% pero el CRD era del 50%, así que ellos
pensaban que lo hacían muy bien pero los clientes no tenían la misma idea.
Lo
ideal seria empezar a verificar las causas de esos errores según su origen,
falta de materiales, envíos incorrectos, error del cliente al pedir el
producto, etc, para poner las acciones preventivas y correctivas en marcha
3º Otro
Kpi para los logísticos es la fiabilidad del inventario también conocida como
Cycle Count o recuento cíclico, en este caso tenemos que contar los productos
del almacén cada día para ver si realmente el inventario es correcto.
Lo
hacemos dividiendo los artículos según la clasificación ABC (A máxima rotación,
B media y C mínima) y contando el doble de veces los A que los B y los B el
doble que los C.
Así
si los A los contamos 12 veces al mes, los B 6 veces al mes y los C 4 veces al
mes estaremos siguiendo el orden correcto (22 dias laborales=22 articulos
contados). La idea es que no tiene sentido contar muchas veces los productos
con poco movimiento ya que no se mueven, pero en los que hay mucho movimiento
suele haber errores y por tanto diferencias de inventario.
El
KPI del inventario debemos verificarlo no solo en base a la cantidad de
unidades sino también tomando en cuenta el valor de inventario, porque no es lo
mismo que falte una unidad de valor 1€ que una de valor 100.000€
Para
los responsables de calidad, el principal KPI es los defectos y reclamaciones
de clientes.
En
una planta de producción los defectos se suelen medir en PPM o partes por
millón, ya que si medimos en porcentaje, la cantidad de errores es muy superior
que si lo hacemos en partes por millón.
La
forma de hacerlo es tan sencilla como hacer una regla de tres elevando la
cantidad a 1 millón.
Por
ejemplo si tenemos 700 envíos y 3 errores el % de fiabilidad es de 99.6% que
parece un porcentaje muy bueno pero si lo elevamos a un millón (3x
1.000.000/700) nos da la cantidad de 4.285 errores.
Si
por cada millón de vehículos que vende una empresa hubiera 4.285 accidentes
mortales por defectos del vehículo, el fabricante tendría que cerrar la planta.
Además
al trabajar con PPM´s podemos comparar la fiabilidad de plantas o de maquinas
aunque no tengan la misma capacidad de producción, ya que todas las vamos a
elevar a un millón.
Ahora
esos defectos tenemos que agruparlos por cada causa principal para analizarlos
y un buen sistema es el AMFE del que ya tenéis ejemplos en este blog.
KPI´s
para los financieros son los volúmenes de venta con relación al objetivo fijado
a primero de año, el nivel de costes con respecto al objetivo, el movimiento
del flujo de caja, etc.
En
especial a mi me gusta poner KPI´s relacionados con lean, como las matrices de
formación (para saber que operarios tienen que aprender y cuando esta
previsto), las de rendimiento (para comparar la productividad y calidad de los
operarios), las de competencia de secciones por las 5S (para ver que sección es
mas limpia y ordenada), etc.
Como
veis hay tantos KPI´s como empresas, pero estos suelen ser los mas habituales.
Lo
ideal es que pongáis a vuestra gente no mas de 3 KPI´s para empezar, ya que si
hay demasiados la gente se siente agobiada y no sabe que tiene que hacer, por
tanto 3 KPI´s que se cumplan habitualmente es lo ideal para empezar.
Saludos.
Luis
Perona
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Gracias Luis Perona