Buenos hábitos para directivos. Decisiones.

Si eres directivo seguro que tienes que tomar decisiones todos los días, a veces serán sobre asuntos sencillos, pero en otras ocasiones tendrás que tomar decisiones realmente difíciles que pueden traer muchos problemas.

Toda decisión es como una cirugía. Es una intervención en un sistema y, en consecuencia, conlleva el riesgo de provocar un shock. Uno no debe tomar decisiones por cualquier motivo, de la misma manera que un buen cirujano no debe realizar operaciones innecesarias. Pero, por lo general, hay una regla clara, y esta es el hecho de que uno debe tomar una decisión cuando una circunstancia tiene posibilidades de degenerar si no se hace nada. O por el contrario si aparece una oportunidad y existe la posibilidad de que desaparezca si no se actúa rápidamente. En ambas situaciones hay que actuar y realizar un cambio radical.

Pero que ocurre en esas situaciones, en las que no tienes clara la decisión, ¿qué puedes hacer?

Aquí van algunas ideas:

1º Entender bien el problema

Los buenos directivos minimizan el riesgo en la toma de decisiones siguiendo dos puntos clave para que su acción sea eficaz:

1.1º. Clasificar el problema.

La primera cuestión que debes plantearte es la siguiente:

¿Se trata de una situación genérica o es una excepción?, ¿Se trata de algo habitual en muchas situaciones?, ¿ 0 esta situación es algo único que debe abordarse como tal?.

Todos los acontecimientos, excepto los realmente únicos, exigen una solución genérica con una regla, o un procedimiento.

Lo excepcional sólo puede abordarse según venga. Pero en ambos casos aplica la siguiente fase.

1.2º. Definir el problema.

Es muy importante entender bien el problema, es decir, asegurarte de que tu definición explique todos los síntomas que se han observado.

Debes empezar pidiendo la opinión a las personas que conozcan el problema. Evalúa estas opiniones y pídeles que recopilen los datos necesarios para justificar su opinión. Para tomar decisiones eficaces deberías desarrollar un debate entre aquellos que tengan distintas opiniones. De esta manera entenderás mejor las diferentes dimensiones de la decisión.

A continuación deben definirse las especificaciones para la solución del problema.

Pregúntate: «¿ Cuál es la causa REAL del problema?»

Para saber cual es la causa real de un problema, en lean utilizamos una técnica que es la de los 5 porqués.

Que no es otra cosa que preguntarte al menos 5 veces porque al problema y sus causas para llegar a la causa real.

Por ejemplo:

1º ¿Por qué no adelgazo?

Porque no hago ejercicio diariamente.

2º ¿Por qué no hago ejercicio diariamente?

Porque no tengo tiempo.

3º ¿Por qué no tengo tiempo?

Porque tengo un horario muy apretado

4º ¿Por qué tengo un horario muy apretado?

Porque no he definido prioridades

5º ¿Por qué no he definido prioridades?

Por que no me he sentado a definir mi horario y cuales son realmente mis obligaciones.

Esa es la raíz del problema, la causa principal. Si nos quedamos con la primera o segunda respuesta no hemos llegado a la causa raíz, y por tanto la solución no funcionara.

Si digo no tengo tiempo, no hay nada mas que hacer, pero si llego a la raíz y me doy cuenta de que no he planificado y definido mi horario, entonces si tengo cosas que hacer para solucionar el problema.

Pero quizás alguien diga que a la 3ª pregunta ya no sabe como seguir, entonces puede que necesites preguntarte:

¿Tengo toda la información necesaria sobre el producto, el servicio, el cliente, o la organización?

Si te falta información, búscala y profundiza, no te quedes con la primera idea que te den, busca realmente para encontrar aquella situación o causa real de tu problema y sigue preguntando el por que, hasta que ya tengas muy claro cual es el problema. Haz frente a la cruda realidad, no busques atajos. Eso si, realiza autopsias sin echar la culpa a nadie, busca que es el problema, no quien.

Bueno, ahora que ya sabes la causa raíz, pregúntate:

«¿Qué debería hacer para solucionarlo?» y define un plan.

Para definir el plan tienes que hacerte mas preguntas (lo siento el método es así):

¿Estoy del todo informado sobre el coste total de esta decisión, incluida la instalación, el mantenimiento, las suscripciones, y las actualizaciones?

¿Esta decisión, perjudicara a alguien?

¿Dañara el medio ambiente?

¿Es ética, moral, legal? Si no tienes claro si es ética o no, pregúntate ¿es una mal ejemplo para mis hijos?.

¿Qué debo saber para comprobar la validez de esta hipótesis? ¿Cuáles tendrían que ser los hechos para que esta opinión fuera válida?»

Ahora viene la siguiente fase:

2º Atacar el problema

Pon en marcha el plan que has definido. Para ello debes convertir la decisión en una acción y pensar quién debe encargarse de cada actividad y quién debe dar cuentas de los resultados al final del proceso.

Define  unas especificaciones claras sobre qué debe conseguirse con esta decisión. ¿Cuáles son los objetivos mínimos que deben alcanzarse? ¿Quién debe conocer esta decisión?.

Una vez que hayas escogido una vía de acción, evaluando los beneficios y los riesgos de cada alternativa, ya sabrás quién es la persona más indicada para aplicar adecuadamente la decisión.

Así que define el nombre de la persona responsable de llevarla a cabo y el plazo para aplicarla.

Define también los nombres de las personas que se verán afectadas por la decisión y, en consecuencia, deberán conocerla, entenderla y aprobarla, o como mínimo no oponerse claramente a ella.

No olvides los nombres de las personas que deberán estar informadas de la decisión, aunque no se vean directamente afectadas por ella.

Por último, debes realizar un seguimiento para determinar si la decisión ha producido los resultados deseados.

Para terminar, convierte este tipo de razonamiento en un hábito —tanto para ti como para tus colaboradores— el hecho de pensar detenidamente y explicar en detalle qué es lo que debe observarse, estudiarse y comprobarse, es fundamental para tomar las decisiones correctas.

Como ves no es difícil, pero lleva tiempo y esfuerzo (como siempre), pero es la única forma para ser un buen directivo.

Tenéis mas información sobre los 5 porqués en mi libro ExceLEANcia, este es el enlace: http://www.amazon.com/dp/B00KTX6Y08

Saludos.

Luis Perona