¿Cuál es el problema?

Una de las situaciones que mas se repite cuando se quiere poner en marcha un proyecto lean o un taller kaizen, es que no sabemos definir cual es el verdadero problema que queremos resolver.

Normalmente sabemos que tenemos un problema y buscamos soluciones, bien durante un brainstorming (tormenta de ideas) o con reuniones con los operarios, pero las soluciones que aparecen no consiguen resolver el problema.

¿Por qué? Porque si no sabemos definir el problema correctamente va a ser muy difícil dar una solución satisfactoria, y para definir el problema tenemos que pasar tiempo verificando que es lo que sucede, con que frecuencia sucede, donde y como sucede y de este modo podremos definir que es lo que realmente está sucediendo.

Por ejemplo, el típico caso de que nos llama un vendedor y nos dice que su cliente está muy enfadado porque le hemos enviado un producto defectuoso.

¿Qué se suele hacer?.

Normalmente le pedimos al cliente que nos devuelva el producto y verificamos que ha pasado. Quizás hasta realizamos un análisis 8D de calidad para definir que ha sucedido.

A continuación le enviamos al cliente un nuevo pedido asegurándonos de que esta en buenas condiciones y el informe 8D se archiva en el departamento de calidad hasta que algún día venga el auditor de la Iso 9000 y le mostremos como reaccionamos cuando tenemos reclamaciones.

¿Y que pasará dentro de X semanas? Que nos llamará otro vendedor con otra queja de otro cliente y volveremos a repetir el proceso.

Pero, ¿sabemos cual es el problema? NO, claro que no, no hemos hecho unas cuantas cosas básicas, como las siguientes:

1º Cuando nos llama el vendedor y nos dice que el cliente tiene un problema, ¿qué tenemos que hacer? 

Lo lógico seria llamar y si es posible visitar al cliente para saber que problema tiene, porque seguramente el vendedor no se ha enterado de todos los detalles, ni tampoco es su trabajo, su trabajo es vender.

Por tanto entérate bien directamente a través del que tiene el problema, de exactamente que problema es.

2º Recibe el producto en tus instalaciones y verifica donde está el problema, hazte algunas preguntas tontas como las siguientes:

¿Es un problema de diseño de la pieza? ¿Es un problema de fabricación de la pieza? ¿Es un problema de ajuste de la pieza en la maquinaria del cliente? ¿qué tipo de problema es?

Cuando ya sepas que problema es (diseño, fabricación, ajuste, etc.) investiga en que fase del proceso se ha producido, con preguntas como estas:

¿Es un problema de la materia prima del producto? ¿Es un problema al manipular el producto en alguna maquina? Por ejemplo en la zona de moldeo, en la zona de hornos, en la de secado, etc. 

Cuando ya lo sepas, entonces sigue investigando con otras preguntas como estas:

¿Qué día se produjo el defecto? ¿en que maquina? ¿en que turno de trabajo? ¿qué operario estaba trabajando en esa maquina?

Y cuando ya tengas definido el problema de la pieza, si es materia prima o de manipulación, ya sepas que día se fabrico la pieza, durante que turno, en que maquina y que operario la manipuló, habla con el operario.

Pregúntale si vio algo anormal en las piezas, si se dio cuenta de que algo no iba bien en la maquina, si ha detectado problemas de sobrecalentamiento en la maquina, falta de mantenimiento, etc.

Tu labor es como la de un investigador, haz preguntas para saber que ha ocurrido y no te limites a que te digan si o no, haz preguntas y mas preguntas hasta que sepas el porque del problema, hasta que realmente sepas cual es el problema.

Para saberlo te puede ser útil la técnica de los 5 porqués que se explican en otro post de este blog.

Pero ten en cuenta que si no haces esta investigación, no sabes cual es el problema y por tanto no lo vas a solucionar, porque a no ser que sea un problema muy gordo pasaran semanas o meses hasta que se vuelva a repetir y tengas que encargarte otra vez de lo mismo.

Tenéis mas información sobre como resolver problemas en mi libro H&H los mejores hábitos y herramientas para directivos y mandos intermedios, este es el link: https://www.createspace.com/6264046

Para que veas que esto pasa en el mundo real, os dejo un link de la película moneyball, en la que todos creen saber cual es el problema, pero la realidad es que no tienen ni idea.

Este es el link:  https://www.youtube.com/watch?v=r7Ha7NVW8Xk

Saludos.

Luis Perona.

¿Que es un DOJO?

Como, ¿otra palabra japonesa mas? ¿no tenemos bastante con heijunka, kaizen, kanban, muda, etc.? ¿Qué queremos aprender japonés sin darnos cuenta?

Bueno, esta palabra viene del japonés, de la sala donde se practican artes marciales. DO significa el camino a seguir y JO el lugar.

Así que básicamente es una sala donde poder seguir el camino.

En el mundo productivo, es ni mas ni menos que el lugar donde pueden practicar una técnica de trabajo los nuevos operarios, sería lo que nosotros llamamos la sala de entrenamiento o practicas.

¿Y eso para que sirve? Dirán algunos.

Pues como lean se basa en eliminar el muda, tenemos que asegurarnos de que nuestros operarios (los nuevos y los que rotamos de puesto para ser mas polivalentes) saben como trabajar de la forma mas eficiente posible, a fin de que cometan los menos errores posibles y evitemos desperdicios o muda.

¿Y quien tiene una sala de practicas para eso? Me preguntaran otros.

Pues en primer lugar el creador de Lean, que no es otro que Toyota.

En las plantas de Toyota existen estas salas en las que los nuevos operarios aprender a trabajar de forma muy exhaustiva.

Lo que mas llama la atención es lo increíblemente detallada que es la forma de practicar el trabajo, incluyendo como colocarse ante la maquina, los movimientos que tiene que hacer el ojo, los movimientos de las manos o los de los pies.

La forma de explicar es tan exhaustiva porque se pretende que el operario no tenga que pasar por la curva de aprendizaje normal que conlleva cometer muchos errores para aprender.

Por eso se le enseña muy despacio para que asimile todos los movimientos que hay que realizar.

¿Te parece algo nuevo? Pues no lo es, y seguro que tu lo has hecho también sin darte ni cuenta.

Por ejemplo, ¿te acuerdas cuando aprendiste a conducir?, ¿qué hacia el profesor de la autoescuela cuando te montabas en el coche?

Te decía algo como esto:

1º Acércate el asiento a la distancia adecuada al volante.

2º Regula los espejos

3º Colócate el cinturón de seguridad

4º Pon las dos manos al volante.

5º Arranca.

6º Señaliza la maniobra antes de hacerla

7º Sal del aparcamiento.

Todo eran instrucciones muy básicas pero necesarias, ¿te imaginas que pasaría si te dejar arrancar sin haber hecho todo eso?

Que tendrías que parar para acercar el asiento, ponerte el cinturón, colocar los espejos, etc., y si no pararas y lo hicieras a la vez que conduces, podrías tener un accidente.

Esto que es tan básico cuando uno aprende a conducir, se nos olvida cuando alguien empieza en la empresa, simplemente le explicamos por encima lo que tiene que hacer, (a veces el nuevo ni siquiera lo escribe en su libreta) y le dejamos como a Gary Cooper, solo ante el peligro.

¿Y que sucede? Pues lo lógico y razonable, que se equivoca porque no sabe.

Para eso existe el DOJO para que el principiante aprenda, tome notas y sobre todo practique.

Imagínate que en la autoescuela no pudieras utilizar un coche, solo aprender teóricamente o utilizar un simulador, y que solo el día del examen pudieras conducir un coche de verdad, ¿qué pasaría?

Si sales ileso, ya seria un gran éxito.

De igual modo tenemos que enseñar a los nuevos operarios, con tiempo, explicando en detalle, dejándoles ( y a veces exigiéndoles) que tomen notas, y sobre todo dejándoles practicar, esa es la clave, sino nunca aprenderán y podrán ser tan lean como queremos.

En muchas empresas hay técnicas aprendidas por años como por ejemplo tener las herramientas en paneles al alcance de la mano para no perder tiempo, o empezar una tarea como el pintado de piezas de arriba abajo en lugar de abajo a arriba para evitar que queden gotas que al poner la pieza en el horno, se puedan secar y quedar defectuosas, o cosas por el estilo.

La clave es que el operario tenga claro, que es una pieza en buenas condiciones y una defectuosa y que entienda porque se produce el defecto para evitar que suceda de nuevo.

Asegúrate de que toda esa información esta en las instrucciones de trabajo detalladas y con fotografías para que el nuevo operario las entienda, y además asegúrate de que explicas porque hay que hacerlo de esa manera, ya que en caso contrario puede haber defectos.

Una vez hecho eso, repite, repite, repite y cuando te hayas cansado vuelve a repetir, como hacíamos con las tablas de multiplicar, hasta que te salgan de forma automática, y entonces deja que el operario, practique, practique y vuelva a practicar.

Es la mejor forma para conseguir evitar el muda y tener operarios polivalentes y eficientes.

En caso contrario puedes hacer como los minions en este video,  https://www.youtube.com/watch?v=uPiWWDpnbAk     espero que te divierta.

Tenéis mas información sobre formación lean en mi libro ExceLEANcia, este es el enlace:  https://www.createspace.com/5280768

Por cierto, muchas gracias a todos los que seguís este blog, ya hemos superado las 350.000 visitas, algo que no podía ni imaginar cuando empecé a escribir. Gracias de nuevo.

Saludos.

Luis Perona

El secreto de Lean.

El secreto de Lean.

Muchas veces me preguntan cual es el secreto de lean, ya que las herramientas que utiliza son muy sencillas y casi de sentido común, por tanto no puede ser que las empresas tengan resultados espectaculares con cosas tan simples.

Tiene que haber algo mas, me dicen ¿qué es?

Es cierto, Lean tiene un secreto que casi nadie conoce, y es un secreto que se usa en la mayoría de las cosas que tienen un gran éxito, lo usan los que estudian una carrera por muchos años y tienen muy buenas notas, lo usan también los que progresan mucho en su profesión, llegando a ser especialistas que son solicitados por muchas empresas por su experiencia profesional, y lo usan también la mayoría de los deportistas de elite.

¿Sabes cual es?

El secreto de lean se llama CONSTANCIA.

¿Cómo que CONSTANCIA? Me suelen decir, eso no es ningún secreto, es algo conocido por todo el mundo.

Exacto es conocido por todo el mundo pero no suele ser utilizado mas que por una pequeña minoría, aquellos que están decididos a mejorar continuamente (curiosamente lo que significa lean), que cuando otros están divirtiéndose o descansando, ellos continúan trabajando, aprendiendo o entrenando, a pesar de que no les apetezca, no tengan ganas o incluso en el caso de los deportistas aunque suponga dolor físico.

No se si conoces la regla de las 10.000 horas, es una teoría americana que indica que para que una persona sea un experto en su campo, debe haber aprendido y practicado su profesión un mínimo de 10.000 horas.

Y es cierto en muchas facetas de la vida real, si ves un pianista de éxito, ¿cuantas horas ha practicado para tener esa destreza?. Si ves un deportista de elite, que compite en los juegos olímpicos, ¿cuántas horas ha practicado?

Sin duda cerca de 10.000 horas, porque empiezan desde muy pequeños, pero eso hace que tengan los conocimientos y experiencia necesarios para ser capaces de destacar como los mejores.

Y por cierto, ¿que herramientas usan? Pocas y realmente sencillas, practica de acordes musicales para el pianista y practica de movimientos y repeticiones de entrenamiento físico para el atleta. Parece aburrido y tedioso, pero produce un expertise que les permite ser los mejores en su campo.

Quizás algunos ahora pensarán: “si eso esta muy bien para temas mecánicos como el deporte o tocar un instrumento, pero en la vida real no ocurre lo mismo”.

¿Estas seguro?. Te pongo dos ejemplos:

Tienes que ir a juicio y puedes ir a la cárcel, ¿en que abogado confiarías; en el que ha salido de la facultad hace un mes con 10 matriculas de honor, o en el que lleva mas de 20 años de experiencia con un registro de éxitos en su trayectoria aunque sus notas no sean tan altas?.

Otra parecida, tienen que operarte a vida o muerte, ¿qué cirujano escogerías, el que lleva un año de experiencia en un hospital, con excelentes notas, o el que tiene muchos años de experiencia en su especialidad?

Sin duda cogerías los expertos con experiencia. ¿Qué les ha hecho ser mejores?

Dos cosas, la practica y el estudio constante (de leyes el abogado, y de las mejores practicas quirúrgicas el cirujano), y ¿qué han necesitado para conseguirlo?

Constancia: Practicar, y practicar y practicar y después de todo eso, volver a practicar. Y estudiar y estudiar y estudiar y después de todo eso, seguir estudiando.

Pues en lean sucede lo mismo, las herramientas son sencillas, pero lo que lo hace realmente único son las personas que se dedican a el, y las que cuando los demás están descansando, o pasándoselo bien, ellas siguen buscando la solución para que ese cuello de botella deje de serlo, o el sistema que nos va a permitir reducir el inventario un 30%, o como eliminar ese defecto que no nos permite producir con la calidad necesaria.

Y para eso se pasan horas y horas, (unas 10.000 aproximadamente) leyendo experiencias de otros (como en este blog) y buscando soluciones con sus operarios y trabajando con personas de otras empresas en seminarios y talleres lean, para seguir aprendiendo o buscando libros que muestren como otros han solucionado sus problemas y han conseguido mejorar continuamente.

Es algo que lleva mucho tiempo y un trabajo oculto que nadie ve, pero que trae resultados espectaculares, y que posteriormente es reconocido por muchos, igual que le pasa al pianista de éxito, al atleta, al cirujano o al abogado exitoso.

De ti depende, pero la constancia es el secreto de lean, si lo aprendes tendrás éxito.

Tienes mas información sobre las herramientas lean en mi libro ExceLEANcia, este es el enlace: https://www.createspace.com/5280768

Saludos.

Luis Perona.