Buenos hábitos para directivos. Concentración.

Una de las situaciones habituales entre los directivos es que desde que empieza la jornada hasta que se acaba, tienen que dedicarse a apagar incendios constantemente,  por culpa de situaciones mal planificadas, errores de sus colaboradores, emergencias por parte de clientes y/o petición de resultados por parte de los jefes.

Y uno entra en esa dinámica y no sabe salir de ella, igual que le pasa a un hámster en una rueda que gira constantemente, cuanto mas corre mas tiene que corre y no sabe como salir de ahí.

Si estas en esa situación ¿cómo puedes salir de ella?

Por medio de la concentración.

Decía Henry Ford que “pensar es el trabajo mas difícil que existe, por eso tan poca gente lo hace”. Pero el problema es que para pensar necesitamos una cualidad y esa es la concentración, y eso solo se consigue con una serie de pasos. A continuación te explico como conseguirlo.

1º Primero lo mas importante, después lo prioritario.

El secreto de la eficacia está en la concentración de los esfuerzos. En primer lugar, tienes que  decidir qué es lo más importante y, a continuación, de todo ello, qué es lo que tiene mayor prioridad.

Éste es el método que los ejecutivos eficaces utilizan porque siempre hay muchas más cosas por hacer que tiempo disponible para llevarlas a cabo.

Por tanto una de las cosas que hay que hacer es abandonar lo que ya no es necesario o productivo para la empresa,  lo que resulta muy útil para establecer prioridades y disponer de tiempo para llevar a cabo las acciones cuya urgencia e importancia son mayores.

Ser fiel a las decisiones te va a exigir valor, ya que muchas veces lo que tu aplaza es de la máxima prioridad para otra persona, que sí que lo considera importante. Si permites que los demás te presionen en el momento de tomar tus decisiones, es muy probable que termines realizando actividades que son aplazables, y que te desviarán de lo que realmente tienes que hacer. Así que toma tu tus decisiones, no permitas que lo hagan los demás.

Ahora concéntrate en hacer una única cosa a la vez, y en efectuar primero las tareas de máxima prioridad. Cuando se haya acabado pasa a la siguiente. Y fíjate en lo que tiene prioridad, no seas como aquel conductor que nunca cambiaba el aceite al coche porque no tenia tiempo de hacerlo, ya sabes lo que le pasó al final, ¿verdad? Tuvo que estar sin coche varios días por gripar el motor.

Para lograr concentrarte suele ser muy útil interrumpir un flujo continuo de mensajes que todos tenemos en nuestra mesa, llamado email, por tanto acostúmbrate a trabajar en off line y conéctate 2 o 3 veces al día, no mas.  Recuerda el mail es una herramienta no tu amo y señor. En ningún sitio de tu contrato dice que tienes que contestar un mail inmediatamente. Si alguien tiene una urgencia que te llame por teléfono.

2º Hacer lo que sabemos hacer bien.

Los ejecutivos eficaces intentan concentrarse en las tareas que hacen especialmente bien. Saben que las empresas funcionan si ellos trabajan bien, y que no funcionan si ellos no saben trabajar ni establecer prioridades.

Por tanto agrupa tareas similares para ejecutarlas a la vez, por ejemplo revisar informes, llamar a tus colaboradores en las filiales, etc.

Evita la tendencia de intentar hacer «un poco» de todo. Concéntrate en terminar cada una de tus actividades con la máxima prioridad. Recuerda te pagan por lo que sabes hacer, no por ser simpático, amable o ayudar a otros. Si luego te sobra tiempo hazlo, pero primero haz aquello por lo que te pagan.

3º Haz solo 1 cosa a la vez.

Si existe algún «secreto» para ser eficaz, éste es hacer primero las actividades principales y hacer sólo una tarea cada vez.

Éste es el «secreto» de las personas que «hacen tantas cosas» y aparentemente «tantas cosas difíciles». Hacen sólo una cosa cada vez. Como resultado, al final necesitan mucho menos tiempo que el resto. Las personas que no terminan nada normalmente se esfuerzan mucho más, sin ningún sentido. Pero como no tienen un plan van como aquel conductor que no sabe llegar al destino y en lugar de mirar el plano, va preguntando a cada persona que encuentra en el camino. Si tienes el mapa llegaras mucho antes.

Los directivos eficaces saben que tienen que organizarse y trabajar bien. En consecuencia, se concentran en hacer las tareas de una en una, y en empezar SIEMPRE por la más importante.

4º Dejar de hacer.

Si quieres aplicar la regla numero 3, tienes que desprenderte de todas las actividades que han dejado de ser productivas.

El directivo eficaz controla las actividades y se pregunta continuamente:

«¿Vale la pena seguir haciéndolo?». Si no vale la pena, deja de hacerlo para poder concentrarse en las pocas tareas que, si se realizan bien, producirán realmente un cambio en los resultados y en el rendimiento de su equipo.

Las listas de cosas que hay que «dejar de hacer» es más importante que las listas de cosas «por hacer».

Si has de imprimir un libro, no crees una imprenta; deja que una imprenta profesional se encargue del trabajo. Es decir, se trata de comprender dónde está el verdadero valor de las cosas y de poner a tu gente mejor y a tus mejores recursos a trabajar para conseguirlo.

5º Asegúrate de aprovechar al máximo la tecnología para mejorar tu manera de trabajar.

Por ejemplo si no tienes tiempo, no viajes tanto. Organiza tus viajes. Es importante que veas a la gente y que la gente te vea a ti quizás una o dos veces al año. Agrupa los viajes y visita a varias delegaciones en la misma semana. Pero si no es necesario, no viajes. Haz que vengan a verte.

Utiliza la tecnología —es más barato que viajar— por ejemplo a través de skype u otros medios visuales.

Asegúrate de que tus colaboradores en las filiales y oficinas asumen la responsabilidad de mantenerte informado. Así pues, crea rutinas como conferencias mensuales o one to one con los responsables para que tu estés informado y ellos también.

6º Crea un tiempo para pensar.

Crea una reunión contigo mismo cada semana para pensar en todas estas cosas y asegúrate de que nadie te moleste. Si es necesario vete a la sala de reuniones para que los demás crean que estas reunido con alguien y no tengan la tentación de llamarte.

Pon el móvil y el mail en off line para que nadie te moleste y ahora analiza los 5 puntos anteriores y busca sistemas para ejecutarlos.

Por cierto para que parezca que realmente tienes una reunión prográmala en tu Outlook para que nadie te invite a otra reunión el mismo día y a la misma hora

Como ves no hay que estudiar física nuclear para hacer estas cosas son de sentido común, pero como te pasas el día apagando incendios, no te da tiempo a pensar en ellas y crear el habito de cambiar las cosas.

No es fácil pero se puede hacer, solo depende de ti. Tienes mas información sobre organización en mi libro ExceLEANcia, este es el enlace: http://www.amazon.com/dp/B00KTX6Y08

Saludos.

Luis Perona.

Buenos hábitos para directivos. Presentaciones eficaces.

Una de las cosas que le va a tocar hacer a un directivo durante su carrera muchas veces es realizar una presentación ante diferentes personas, que pueden ser clientes, colaboradores, jefes, etc.

¿Y que hacemos cuando eso sucede? Pues básicamente escribir en un PowerPoint el texto de lo que vamos a decir y leerlo.

¿Cuál es el resultado? Que la presentación no sirve para nada, mas bien es un gran remedio para noches de insomnio.

Por tanto, ¿que podemos hacer para realizar presentaciones eficaces?

Aquí van varias ideas:

1º Realizar un guion de la presentación, pero no en PowerPoint, hazlo en un folio, y utiliza la técnica del brainstorming, deja fluir las ideas.

Pregúntate: ¿Quien es la audiencia? ¿que quieren?

Prepara tu intervención, averiguando como es tu audiencia, que formación tiene, que le inquieta, que le frustra, que nivel de motivación alcanza, cuales son sus circunstancias actuales y que le interesa.

¿Cual es su experiencia o conocimientos? Ten en cuenta que si presentas algo técnico a gente que no entiende de ello no servirá de nada.

Recuerda que empatía es ponerse en los zapatos de la audiencia, por eso pregúntate: Lo que yo explico, ¿es nuevo para ellos? ¿tengo que bajar un escalón o subirlo?

¿Que esperan de mi? ¿Por que se me ha pedido hablar? ¿Cual es el punto central de mi presentación? Si la audiencia recordara una sola cosa, ¿cual debería ser? ¿Por que importa?

¿Cuanto tiempo tengo? ¿A que hora es la presentación? Recuerda que las presentaciones después de comer son un gran reclamo para una buena siesta.

2º Ahora que ya tienes tu brainstorming hecho, agrupa e identifica el meollo, ¿cual es la idea central memorable? ¿que es lo que quiero enseñar? ¿que quiero que recuerden?

Ahora traslada esas ideas en tu presentación y repítelas una y otra vez hasta dejarlos anclados en sus oyentes.

 3º Ahora nos toca saber como vas a lograr conectar con el publico.

Una de las cosas que saben los grandes presentadores es que las historias y no los datos son los que estimulan la imaginación de la gente para hacer cosas. Sencillamente, el que tiene la mejor historia gana, el resto no.

Por tanto cuenta historias que tengan interés humano, que la gente se vea reflejada en ellas

Comenzar una presentación con una historia ofrece ventajas inmediatas, como

compartir con la audiencia y mostrarles lo que estas hablando, no ofrecerles solo un discurso enlatado o soltándoles el rollo del vendedor

Es lo mismo que hacen en los monólogos, te cuentan una historia y si te fijas los buenos cómicos usan los chistes como si fueran cosas que les pasaran a ellos

Comunicar algo de nuestra experiencia nos acerca inevitablemente al que nos escucha. Traslada experiencias junto con contenidos, argumentos y emociones. Todo aquello que hemos vivido en primera persona tiene una enorme carga emocional, y un alto impacto a nivel comunicacional

4º Escribe las ideas en el papel y ordénalas con post-it, recuerda solo 4 o 5 ideas, no mas, sino la gente las olvidara

Intenta que tus presentaciones tengan vida propia y expresen una idea que te permita conectar con tu audiencia, busca titulares que llamen la atención, selecciónalos y repártelos estratégicamente a lo largo del discurso.

La repetición de tus mensajes es una de las herramientas mas poderosas que tienes.

Recuerda que por muy bueno que sea un anuncio no basta con pasarlo una vez, la clave esta en repetirlo una y otra vez. Cuantas mas veces se pasa mejor, mas posibilidades de ser recordados y de impactar en tu publico, así que asegúrate de repetir, repetir y repetir la idea a lo largo de la presentación.

5º Céntrate sobre todo en la introducción. Dispones de 90 segundos , no mas, para lograr la aceptación de tu publico, es muy importante que captes el interés desde el principio.

Dispones de muy poco tiempo para lograr 2 objetivos sustanciales, 1º conectar con quien te escucha y 2º convencerles de que atenderte a lo largo de tu exposición vale la pena. Esto se logra si perciben que les vas a contestar a interrogantes que les preocupan o si creen que van a aprender algo nuevo.

Adelántales de que va a hablar, explícales porque es interesante que te escuchen, condensa la historia en una sola frase

Por Ejemplo: Si dices: Nuestra misión es llegar a ser el líder internacional en la industria espacial a través de la máxima innovación consiguiendo los objetivos corporativos.  No estás diciendo nada.

Pero si dices: Nuestro objetivo es poner a un hombre en la luna y traerlo sano y salvo antes del final de la década. Queda muy claro el mensaje. Por cierto esta frase la utilizó JFK en los años 60.

6º Duración de la presentación.

Cada caso es diferente pero en general cuanto mas corto mejor, recuerda que en las dietas se pide comer hasta el 80%, lo mismo se puede decir de las presentaciones, déjales con ganas de mas. Planifica cubrir el 90% del tiempo asignado, si te pasas tendrás que correr y saldrá mal

Una ideas es que  20 diapositivas x 20 segundos= 6 minutos y 40 segundos. Si no puedes contar la esencia de tu historia en menos de 7 minutos mejor no la presentes

Así que cuando hayas preparado tu presentación vuelve y elimina los puntos que no sean absolutamente cruciales para tu propósito al hablar. Si dudas elimínalos.

7º La conclusión

Recuerda que el cierre es la clave para el éxito, al terminar un discurso, se produce un efecto inusual, la gente vuelve a prestar atención, la gente percibe que va a terminar y decide conectar de nuevo.

No esperes que tomen decisiones inmediatamente, trabaja para hacerles recordar, reduce tu presentación a lo imprescindible y concluye con un cierre rápido y potente. Recuerda las películas de abogados, la clave esta en el alegato final delante del jurado para que tomen una decisión.

Tu objetivo es que esa noche la pasen pensando en tu idea

8º Ahora ya puedes utilizar el PowerPoint. Crea una diapositiva en blanco y coloca el texto principal con un tipo de letra sencillo, haz lo mismo para cada idea y añade las imágenes o gráficos que vayas a poner. Las secciones diferentes deben tener diferentes colores para diferenciarlos

Con la gran idea pon una imagen impactante y manipúlala como quieras, enfócate en lo que funciona, no en lo que sea mas fácil

Y por supuesto ten siempre en tu mente lo que quiere la audiencia, no que a ti te gusta.

Pero recuerda que si la presentación tiene mas texto que imágenes será mas aburrida, debe parecerse a un comic que cuentan las historias con mínimo texto y buenas imágenes. Si tenemos que poner un texto, ¿lo podemos cambiar por una imagen?

El mayor error es meter tantos datos, textos, etc. que la gente se aburra de leer.

En la presentación nosotros tenemos que tener las notas para explicar, pero el texto no debe aparecer en las diapositivas

Recuerda la regla 1-7-7

1 idea por diapositiva

7 líneas de texto máximo

7 palabras por línea

Ojo a una cosa con las imágenes, si hay personas en las fotos, haz que siempre estén mirando adonde aparecen los datos, no al revés

 9º Fíjate en los momentos clave

A lo largo de toda la exposición debes recordar que estas contando una historia que debe conducir a una meta, a un objetivo. tienes que diseñar momentos estratégicos para recuperar la atención, diseña 4 o 5 de esos momentos dependiendo de la duración de tu charla

Estos momentos rompen el ritmo del discurso y actúan como una bocanada de oxigeno en tu publico. Serán aquellos que  sorprenderán a tu publico y además harán que no se adelanten a sus razonamientos, recuerda que ellos piensan mas rápido de lo que tu  hablas

¿Qué puedes usar? Lo que vas a hacer es romper el discurso con mecanismos que actúan como un ancla, pueden ser un video provocador, una historia  que está relacionada con lo que cuentas, algo que te sorprendió poderosamente, un juego en el que pides la interacción del publico o una batería de preguntas en las que mides el conocimiento de tu publico sobre lo que estás hablando.

Cuando quieras lograr que alguien recuerde tu convincente argumento, hazlo tan visual como sea posible, si además son sorprendentes o extraños todavía mejor.

A mi particularmente me gusta poner videos de ciertas partes de películas conocidas.

10º ¿Y como me acuerdo del texto si no esta en la pantalla? Para hablar en publico prepara fichas de 8x12 con solo 5 puntos que te permitan hablar mirando a la gente, recuerda que no vas a tener el texto escrito en la pantalla para leerlo. Haz como los presentadores de televisión, usan pequeñas tarjetas con las ideas clave y las tienen numeradas para no perderse.

11º Problemas.

Si vas a hacer una presentación ante un grupo, llega temprano para verificar todos los detalles, asegúrate que el sonido funciona, que el proyector funciona, si vas a estar sentado que la silla que esta no suena cuando cambias de postura, si te vas a mover recuerda que moverse de lado a lado indica nerviosismo. Verifica todos esos puntos para evitar sorpresas desagradables.

12º Trucos

Mantén las luces encendidas y que te vean, nunca apagues las luces, recuerda que estas intentando conectar, si no te ven no habrá conexión, si no te ven no escucharan.

Usa un control remoto sencillo para pasar las diapositivas, delante, detrás, y stop, pequeño y básico es lo que necesitas

Sonríe y ríete con frecuencia, es algo que hace que la gente se sienta cómoda contigo

Y por ultimo ensaya, ensaya, ensaya y vuelve a ensayar, hasta que seas capaz de hacer la presentación sin el PowerPoint. Recuerda que ver a buenos oradores hablar en publico es una estupenda manera de convertirte en uno de ellos, en YouTube tienes muchos en las conferencias TEDx.

Como ves no es fácil ni sencillo, pero si quieres progresar en tu carrera es imprescindible que lo hagas bien y que la gente conecte contigo. Tenéis mas ejemplos de cómo conectar con el publico en mi libro ExceLEANcia, este es el enlace: http://www.amazon.com/dp/B00KTX6Y08

Saludos.

Luis Perona.

Buenos hábitos para directivos. Contrataciones.

Una de las situaciones habituales para cualquier directivo es que va a tener que contratar a algún colaborador, y a veces es muy difícil saber valorar a los candidatos para poder elegir al mas adecuado.

Normalmente el departamento de recursos humanos nos pasara una serie de curriculums de acuerdo a la descripción de funciones que hemos definido para el puesto y ahora nos toca seleccionar a los 3 o 4 mas adecuados para hacerles la entrevista que nos permita decidir quien es la persona correcta.

Entonces, ¿cómo elegir bien?

Aquí van una serie de ideas:

Ten en cuenta que el dicho : “Las personas no son el activo mas importante” es falso, mas bien , las personas “adecuadas” son el activo mas importante.

Así que para seleccionar al mas adecuado, ¿que hacemos?.

No contrates gente basándote en tu instinto, mas bien aplica un proceso para investigar y examinar detenidamente a los candidatos.

Para esto tenemos que analizar detenidamente:

1º La tarea. Exactamente, ¿que tiene que hacer bien esta persona?.

2º Compara al candidato  con varias personas cualificadas  que conozcas. De ese modo te será mas sencillo valorar a los candidatos ya que tienes un modelo con el que comparar. Si las personas “modelo “ no están en tu empresa, compara con otras que conozcas de otras empresas o de empresas anteriores.

3º Ahora analiza la experiencia del candidato. Pregúntate, según el curriculum, ¿que hace bien?

Esto lo puedes saber preguntándote: ¿Qué ha hecho bien hasta ahora?

En vista de ello ¿qué acciones es probable que pueda hacer bien?»

Por otro lado ¿Qué cosas debería aprender para poder aprovechar al máximo sus cualidades ?

Ahora  céntrate en sus puntos fuertes y estos son sobre todo las referencias de empleos anteriores.

Ahora bien, ¿qué pasa si tengo 2 candidatos mas o menos iguales y no se por cual decantarme?

En caso de empate te recomiendo que te quedes con el que es fanático de la acción, y es que todas las personas pueden aprender habilidades y adquirir nuevos conocimientos, pero no todas pueden adquirir los rasgos del carácter que les conviertan en las personas adecuadas para lo que necesitas.

Si necesitas alguien que tenga que tomar decisiones, enfrentarse a problemas, saber negociar o tener que despedir a alguien en algún momento dado, necesitas que tenga carácter y eso no se aprende en un curso. Por tanto busca gente de acción.

Pero imaginemos que sigues teniendo dudas, el candidato A tiene unos rasgos de carácter muy buenos, y el B tiene otros diferentes pero muy necesarios también.

Entonces ¿qué hago?

Hazte 2 preguntas:

¿Me gustaría comer con esa persona? Si la respuesta es no, entonces no es el candidato apropiado

¿Me gustaría que mis hijos trabajaran para esta persona?

 «Si la respuesta es sí, ¿por qué?»

 «Si la respuesta es no, ¿por qué?»

Esta es la prueba del algodón, si no te sientes cómodo comiendo con esa persona o no te gustaría que tus hijos trabajaran para el, no es el candidato adecuado.

Este es un sistema, seguro que otras personas tienen otros pero a mi me ha funcionado bastante bien.

Ahora ya hemos contratado a la persona, por tanto ya esta todo hecho, ¿verdad?

Pues no, ahora empieza la parte difícil ya hemos seleccionado pero tenemos que acompañar al candidato a que se integre en la organización, algo que suele ser muy complicado.

Por tanto hay algunas cosas que hacer.

1º Darle una descripción por escrito de sus funciones, y poder de decisión, para que no haya malentendidos.

2º Ten una reunión una vez por semana como mínimo durante el primer mes para asegurarte de que entiende lo que tiene que hacer y te puede hacer las preguntas que necesite.

3º Una vez pasado el primer mes, pídele que te de por escrito su descripción del puesto de trabajo, para que quede claro que es lo que entiende y que no.

4 Programa un one to one (reunión personal con el ) una vez al mes.

Recuerda que el soldado merece tener un sargento competente. Debes aceptar la responsabilidad por todos los nombramientos de personal que terminen en un fracaso. Echar la culpa a la persona que no rinde es una evasión de tu responsabilidad como jefe. Recuera que si la persona no rinde fuiste tu el que cometió un error al seleccionar a esta persona concreta.

Y ahora te va a toca la parte desagradable tu tienes la obligación de retirar a la gente que no rinde.

Aunque el hecho de que una persona no rinda en su puesto no significa que sea un mal trabajador que la organización debe despedir.

Así que antes de tener que pasar por todo eso, piensa muy bien quien es el candidato adecuado, y si no lo tienes claro, no contrates, sigue buscando.

Por ultimo, ¿cuando se sabe si has elegido bien?

Normalmente al cabo  de un año y definitivamente, al cabo de dos.

Algunos pensaran que esto es un proceso muy largo y difícil, pero si quieres tener buenos resultados tienes que tener un buen equipo y el equipo no se hace con los 11 mejores sino con los mejores 11.

No se trata de tener grandes curriculums que trabajan juntos, se trata de tener grandes personas que trabajan como un equipo, esa es la parte difícil.

Tenéis mas información sobre como conseguir buenos equipos de trabajo en mi libro ExceLEANcia, este es el enlace:  http://www.amazon.com/dp/B00KTX6Y08

Saludos.

Luis Perona.