Value Stream Map, la pregunta olvidada

Una de las situaciones que nos encontramos a menudo al asesorar a empresas que empiezan a trabajar lean, es que cuando les preguntamos donde esta su current state map (mapa del estado actual), muchas no saben que es eso, y otras, lo que hacen es mostrarnos un mapa con los distintos procesos, y los tiempos empleados, lo cual está muy bien.

Sin embargo falta una cosa, y esa es la parte mas importante de un value stream map, ¿qué es?

El future stream map, o mapa del estado futuro.

Y eso, ¿para que sirve?

Sencillamente para poder ver los objetivos que queremos alcanzar en un formato visual.

Si tenemos el current state map, podemos ver todo el muda o desperdicio que existe, ya que aparecen los tiempos de espera, de producción en cada proceso, la cantidad de inventario, etc.

Ya sabemos donde tenemos el muda y en que cantidad, pero ahora lo que falta (y eso si que es lo importante) es adonde podemos llegar.

En otras palabras, cuanto de ese muda vamos a reducir y como lo vamos a  hacer.

Muchas empresas empiezan a trabajar en lean con las 5S, las tarjetas kanban, etc, pero no se dan cuenta de que falta lo mas importante, la brújula, que nos dice por donde tenemos que ir.

Dicho de otro modo, ¿que es lo que tenemos que reducir?, ¿en que cantidad? ¿para cuando? ¿cómo?

Esa es la clave y sobre todo respondiendo a la pregunta mas importante que se hace siempre en lean:

¿Qué quiere el cliente?

Si tenemos nuestro current state map y vemos que tardamos 5 días en producir, y preguntamos que quiere el cliente, y la respuesta es entrega en 2 días, ya sabemos cuanto muda tenemos.

Tenemos 3 días de muda y es lo que tenemos que reducir.

No vale de nada ponernos a reducir el tiempo que se tarda en cambiar el filtro de aceite de una maquina, mediante un kaizen si el filtro se cambia una vez al año. Es una mejora interesante pero no es la que necesitamos.

Tenemos que concentrarnos en lo importante, que es reducir ese tiempo o eliminar esos defectos, que el cliente no quiere, y por lo que si no cambiamos pronto, dejara de comprarnos.

Así que la pregunta olvidada cuando vayas a hacer un value stream map es:

Una vez tengo mi current state map hecho, ¿qué quiere el cliente que hagamos?

Y ahora desarrollamos esa pregunta en cascada.

Supongamos que como decíamos antes, la respuesta es reducir el tiempo de entrega en 3 días.

Ahora miramos el current state map y preguntamos:

¿Qué procesos son un cuello de botella? Y los definimos.

¿Que podemos hacer para eliminar el cuello de botella? Y buscamos soluciones a través de SMED, Kaizen, Flujo vía Kanban, aumentar los turnos solo en el cuello de botella, etc.

¿Qué procesos tienen exceso de inventario? Y los definimos.

¿Qué podemos hacer para reducir ese inventario? Y vuelta a empezar, buscamos soluciones con las herramientas lean.

Y todas esas soluciones son las que pondremos en nuestro future state map, para poder reducir los tiempos de producción, y las esperas, así como los cuellos de botella para conseguir el objetivo de producir en 2 días.

Aquí puedes ver un ejemplo de un current state y un future state en el que se ve que el tiempo de producción se reduce en un 46,7%, por medio de empezar a definir que herramientas se van a utilizar para ello.

Si no haces el future state map, y defines los procesos que hay que modificar a través de un A3, no estarás haciendo nada mas que dibujar, y eso no va a hacer que mejores sustancialmente.

Como siempre, alguno me dirá que eso es muy laborioso y lleva mucho tiempo, pues es cierto, bienvenido al duro mundo lean. Nadie te dijo que iba a ser fácil, porque lean, como siempre digo es sencillo pero no fácil. Es de sentido común, pero ya sabes que el sentido común falla en las empresas habitualmente.

Tenéis mas información sobre como hacer un value stream map en mi libro ExceLEANcia, este es el enlace:  https://www.createspace.com/5280768

Saludos.

Luis Perona.