Las herramientas que todo directivo debe conocer. Proyectos y brainstorming.

Empiezo una serie de post que creo que os pueden ser muy útiles.

En mis años de directivo he ido utilizando múltiples herramientas y métricas que me han servido para dirigir, formar y ejecutar los proyectos con éxito.

Ahora los comparto con vosotros, quizás algunos ya los conocéis, pero creo que una lista de estas herramientas siempre puede ser útil.

Empezamos por las que están relacionadas con proyectos y brainstorming (tormenta de ideas)

1º La caja. Esta herramienta permite definir que ideas encajan en el proyecto y cuales no. Así cuando hacemos una tormenta de ideas vamos apuntando todas las que se presentan, pero después toca definir cuales son útiles para el proyecto y cuales no. 

La idea es utilizar post-it en los que apuntamos las ideas e ir colocándolas dentro o fuera de la caja que dibujaremos en la pizarra. Cuanto mas centrado esté el post-it, mas adecuada es la idea para el proyecto.

Y ¿como decidimos? 

Una idea es que cada persona vote con los dedos de su mano. 0 dedos= totalmente en desacuerdo, 5 dedos= totalmente de acuerdo.

Así cada uno vota, contamos los dedos y la suma de los dedos da el total de puntuación para la idea.

Es un metodo sencillo y practico.

2º Stakeholder análisis. Ahora nos toca presentar ese proyecto a los responsables de cada área de la empresa, y en este momento tenemos que definir quien esta a favor y en contra para poder jugar bien nuestras cartas y tener la mayor cantidad de "apoyadores" del proyecto. 

La idea es que definamos para cada persona si están muy en contra, moderadamente en contra, moderadamente a favor o muy a favor.

Y ahora indicamos el por que.

Es una herramienta visual que permite definir con quien tenemos que discutir mas y quien es nuestro apoyo.

3º Estrategias de influencia. Esta herramienta nos sirve para saber las estrategias que tenemos que utilizar con las personas que están mas en contra del proyecto. 

En ella definimos el tipo de comportamiento mas necesario y cual menos para dialogar con esa persona. También anotaremos las preocupaciones que creemos que esa persona tiene para ir en contra del proyecto. Esta es la parte mas importante ya que a partir de ahí podemos definir que oportunidades podemos utilizar para conseguir un WIN-WIN (una estrategia de ganar-ganar) en definitiva que ambas partes ganemos.

Por ultimo hay que definir que, quien, cuando y de que manera vamos a tratar con esa persona.

4º Oportunidades y peligros. Esta herramienta es clave para cualquier proyecto, ya que debemos definir las oportunidades del proyecto a corto y largo plazo y los peligros del mismo también a corto y largo plazo. Esta herramienta nos permite identificar esas oportunidades y empezar a trabajar en ellas y al identificar los peligros, definir las acciones para evitarlos.

5º Project charter. Ahora tenemos que definir el proyecto, explicando en una sola hoja que indique los objetivos, la estrategia, el equipo de trabajo, y los beneficios. Asi podemos explicar rápidamente el propósito del proyecto a cualquier persona de forma sencilla.

6º El resumen del ascensor (15 palabras). En el caso de tener que presentar un proyecto a los grandes directivos que no tienen tiempo para nosotros es cuando tenemos que utilizar este resumen. 

Consiste en definir en 15 palabras (no mas) que queremos hacer, porque queremos hacerlo y como lo vamos a lograr. Pero solo en 15 palabras, lo que nos hace exprimirnos el cerebro para sintetizar al máximo la información. Es como si nos encontráramos en un ascensor con el presidente de la empresa y tuviéramos solo 1 minuto para explicarle nuestro proyecto hasta que llegue a su planta.

Es una herramienta muy útil para sintetizar.

7º Fordec. Esta es una herramienta utilizada por los pilotos de Lufthansa para hacer frente a decisiones en poco tiempo, como sucede ante un peligro inminente en un avión.

Fordec son las iniciales de:

Facts. Hechos. Explicar los hechos lo mas sintéticamente posible.

Options. Opciones. definir las 2 o 3 opciones que podemos utilizar.

Risk. Riesgo. El riesgo de cada opción.

Decission. Decision. Decidir que opción queremos utilizar después de analizar los riesgos.

Execution. Ejecucion. Definir como vamos a ejecutar las acciones.

Check. Comprobar. Definir como vamos a comprobar que hemos ejecutado correctamente las acciones.

Estas son las herramientas para hoy, para el próximo post informes.

Saludos.

Luis Perona