5S o la parálisis del análisis.

Una de las situaciones que se da habitualmente cuando empezamos a aplicar las 5S es que hay que decidir que cosas se dejan en los puestos de trabajo y cuales no.

Esto en ocasiones es un autentico dilema, ya que hay múltiples opiniones sobre que se debe guardar y que se debe dejar disponible para las operaciones diarias.

Hay tantas opiniones como personas implicadas en la decisión, por eso hay una serie de trucos que pueden funcionar.

1º La decisión deben tomarla UNICAMENTE las personas que sean responsables de los materiales a utilizar. Es decir los jefes de equipo o supervisores que saben lo que necesitan en cada momento.

2º Como en ocasiones hay tantas cosas en el puesto de trabajo, parece que decidir es una tarea enorme, y se suele retrasar con cualquier tipo de excusa.  Pero hay que hacerlo y lo antes posible.

3º Para poder decidir mas fácilmente, es practico utilizar etiquetas de colores.  Uno de mis clientes creo etiquetas con 3 colores, Rojo para lo que no se necesitaba (normalmente aquello que no se había utilizado en los últimos 12 meses). Amarillo para aquello que se utilizaba de vez en cuando (digamos cada 3 meses) y Verde para lo que se utilizaba casi todos los días.

Con este sistema tan sencillo fueron etiquetando todos los materiales y utillajes que teníamos en la planta.

En la etiqueta se escribía el nombre del producto y el código de almacén, para poder identificarlos rápidamente.

Una vez hecho esto, recogimos todos los materiales ROJOS y los colocamos juntos en pallets.

Hicimos lo mismo con los AMARILLOS y dejamos únicamente los VERDES en los puestos de trabajo.

De este modo logramos liberar un 20% de espacio en la planta, que antes estaba ocupado con estanterías en todos los puestos de trabajo.

Con los productos ROJOS, se hizo un inventario y se le pasó al jefe de compras para que comprobara la fecha de la ultima compra. Si esta era anterior a 24 meses, tenia que decidir si el producto era obsoleto y se tenia que destruir o reciclar o si se podía devolver al proveedor.

Para aquellos productos inferiores a 24 meses, se podían guardar en el almacén general, pero manteniendo la etiqueta y anotando en la misma la fecha de compra, a fin de que al cumplirse los 24 meses se volviera a repetir la operación si no se habían vuelto a utilizar.

En el caso de los amarillos, se dejaron en el almacén general, pero siguieron llevando sus etiquetas, de tal modo que se pudieran identificar claramente, y un año después se volverían a revisar para saber si tenían que pasar a rojos.

Con los verdes, se verificó la frecuencia de uso, y se crearon tarjetas kanban a fin de reponer diariamente la cantidad utilizada. En un lado la tarjeta era de color blanca y en el otro roja, y en ambos estaba la referencia y la cantidad mínima y máxima a mantener en la ubicación así como la ubicación del almacén y la del puesto de trabajo.

Así el operario, cuando cogía material, verificaba si estaba en el mínimo y si era el caso, daba la vuelta a la tarjeta, dejando visible la parte roja.

Para que los operarios no tuvieran que desplazarse a por los materiales, se creó un circuito de recogida de tarjetas 2 veces al día, que permitía al responsable de almacén reponer el material rápidamente ya que solo tenia que coger las tarjetas rojas y reponer hasta la cantidad máxima, sabiendo de donde coger el material en el almacén general y donde entregarlo en el puesto de trabajo.

De este modo se acabaron los paseos de los operarios para recoger productos de los que se habían quedado sin stock.  Ellos solo tenían que colocar la tarjeta en la posición ROJA y el responsable del almacén repondría en el circuito de mañana o de tarde.

Por ultimo y para materiales voluminosos, se coloco un pallet pintado de color azul, en el que se dejaban aquellos materiales que se utilizaban de vez en cuando y que no se consumían completamente, de forma que el responsable de almacén podía retornarlos al mismo una vez utilizados.

Con este sencillo sistema se mejoró la productividad un 15%.

Espero que os sirva en vuestras implantaciones.

Saludos.

Luis Perona