¿Como utilizar un A3?

Mucha gente que empieza a trabajar en lean cree que trabajar con un diagrama A3, es mas o menos rellenar una serie de casillas dentro del formato, pero eso no es lo que se pretende.

El A3 es un sistema para utilizar el método PDCA (Plan-Do-Check-Act), y de ese modo pensar mas detenidamente y compartir la sabiduría de cada proceso con el resto de operarios.

Lo primero que tenemos que pensar es para que utilizamos un A3, no es para que quede bonito en un panel, y podamos enseñárselo a las visitas, mas bien es una herramienta que nos permite resolver un problema.

De ese modo las distintas casillas del A3 nos van a permitir profundizar en el problema e identificar las claves del mismo.

Independientemente de si el problema es de calidad, seguridad, productividad, coste, o cualquier otra cosa, vamos a poder ver si estamos creando valor añadido o desperdicio.

Cuando tu entiendes el propósito del A3, clarificas el problema por medio de preguntar: ¿Que problema queremos resolver?

Para saberlo tienes que fijarte en el objetivo que quieres conseguir y el estado actual en el que estás. El problema que quieres resolver es la diferencia entre el objetivo y el estado actual.

Para ello, tenemos que evaluar la situación actual en €, en %, en PPM´s, etc., algo que sea medible. No podemos decir solo mejorar, ¿mejorar que? Que sea medible.

Y ahora hacemos lo mismo con el objetivo, midiendo adonde queremos llegar en €

,% , PPm´s, etc.

Una vez que ya está el problema clarificado, tenemos que dividirlo en partes que podamos manejar mas fácilmente. Aquí entran las casillas del A3.

Ojo, tenemos que crear un A3, para cada problema, no podemos crear un A3 para varios problemas, porque solo crearemos mas confusión.

La clave es similar a comerse una pizza, ¿que es lo que hacemos? Dividir la pizza en porciones, y nos comemos una porción y quizás después otra y si hay mucha hambre otra.

Pero no nos comemos toda la pizza de golpe, si lo hiciéramos nos sentaría mal.

Así que vamos a comernos la primera porción de la pizza.

Lo primero es hacer un diagrama Ishikawa o de raspa de pescado para saber la causa del problema.

En ese caso para identificar mejor el problema podemos utilizar la técnica de los 5 porqués. No me extiendo en esa herramienta porque tenéis mas post en el blog que lo explican.

No intentes identificar la clave del problema por ti mismo, porque solo tendrás una visión parcial, apóyate en el resto del equipo, para poder tener distintos puntos de vista, sobre todo de los operarios de mas experiencia que probablemente se darán cuenta de cosas que tu no has apreciado.

Ahora que ya sabemos la clave del problema, tenemos que poner las medidas para resolverlo.

Eso engloba lo que los americanos llaman las 4W, What=Que, Who=Quien, When=Cuando,  How=Como.

Tenemos que asignar el que (what) hay que hacer para resolver el problema, el quien (who) lo va a resolver (puede ser una persona, o un grupo de trabajo), el cuando (when), la fecha limite para hacer y las fechas intermedias para ver los logros, y finalmente el como (How) lo van a hacer (definiendo pasos intermedios)

Parece sencillo, pero no lo es tanto, ya que en ocasiones el QUE, puede tener muchas consecuencias, y afectar a muchas personas, por eso antes de hacer algo tenemos que tener claro que es efectivo, es factible, no supone un coste excesivo, no tiene impacto negativo en otras áreas como calidad, o servicio al cliente y sobre todo no hay riesgos para la seguridad del personal.

Cuando ya lo tengas claro, informa a todas las personas que puedan estar afectadas, no vaya a ser que les crees un problema mayor del que estas resolviendo.

Ahora según hayas puesto en marcha las medidas para solucionar el problema, verifica que realmente resuelve el problema, si es así, entonces te servirá para crear el nuevo estándar del proceso.

La gran ventaja de esta herramienta es, todo el trabajo que hace el equipo para cada paso, es una herramienta que nos ayuda a pensar.

Pensar en definir el problema, por medio del Ishikawa y los 5 porqués.

Pensar en definir como resolver el problema.

Pensar en que, quien, cuando, y como resolver el problema.

Pensar en que personas están afectadas y en los potenciales problemas que podamos crear.

Por eso es una herramienta tan potente, porque no es solo rellenar casillas, sino reunirse alrededor de una hoja de papel para definir que hacer.

La segunda gran ventaja del A3 es que nos permite de un vistazo saber como resolver un problema, y nos sirve para definir un nuevo estándar, pero además nos sirve como base para crear un nuevo A3 para el siguiente problema.

Por decirlo de otra manera es como tener una caja de herramientas que nos permite usar las diferentes herramientas para cada problema, el destornillador, el martillo, el metro, etc.

Como siempre las herramientas lean, son solo eso, herramientas. Son tan útiles como fueron los rifles para los indios norteamericanos. Aprendieron a usarlos pero no supieron hacer un ejercito, por eso perdieron la guerra.

En nuestro caso, las herramientas por si solas no sirven, tenemos que aplicar la filosofía lean, de ir al GEMBA y ejecutar KAIZEN.

Tenéis mas información sobre los A3 en mi libro ExceLEANcia, este es el enlace: https://www.createspace.com/5280768

Saludos.

Luis Perona.