Buenos hábitos para directivos. Ejecución

Uno de los problemas mayores de los directivos es el de la ejecución, ejecución de proyectos, ejecución de operaciones, ejecución de reducción de costes, etc.

Y es que las empresas actúan de forma parecida a este relato que leí hace unos años:

“Tu jefe te dice que viajes de Chicago a Iowa un viaje de 317 millas, te ha preparado un Budget con claras métricas, no puedes correr mas que consumiendo 16$ en gasolina, tienes que llegar en 5 horas y 37 minutos y no puedes correr mas de 90 km/hora, sin embargo no tienes un mapa para llegar a Iowa y no sabes si hará buen o mal tiempo en el camino”.

¿Ridículo? No mas que lo que hacen las empresas al trasladar sus planes estratégicos a las operaciones, ellos te dicen los resultados que tienes que alcanzar como ingresos, cash flow y los recursos que te dan, el resto es tu problema.

Y es que las empresas mueren por fallos en la ejecución no por una estrategia estúpida.

Por tanto necesitamos un sistema que nos permita ejecutar eficazmente.

Tom Peters decía que hay 2 reglas para el éxito:

1º Cada mañana escriba una lista de las cosas que tiene que hacer sin falta.

2º Hágalas.

Parece tonto o simple pero funciona, y es que el primer paso es la sencillez.

La sencillez, claridad y simplicidad son la base y por tanto la estrategia tiene que poder resumirse en una sola pagina.

        

Ahora pregúntate, ¿puedes describir tu proyecto, sus ventajas y puntos principales en un único párrafo?

¿Puedes explicar ese proyecto y porque lo llevas a cabo a tu hijo de 13 años de forma que pueda captarlo y hacer preguntas inteligentes?

Esa es la parte difícil de la ejecución, tienes que llegar al origen del problema, cuando el problema esté absolutamente claro encontraremos la solución.

        

Por tanto tienes que definir objetivos y prioridades muy claros, y solo 3, ya que la gente no es capaz de concentrarse en muchos, recuerda, tienen que ser sencillos y claros.

El segundo paso es como hacer que funcione.

Bueno pues para que la estrategia funcione tienes que unirla a la gente, pregúntate ¿tengo la gente correcta para ejecutar la estrategia? si la respuesta es no, la siguiente pregunta es ¿que estas haciendo para tenerla?

        

Ahora bien si tenemos la gente correcta ahora lo siguiente a analizar es que si la estrategia no indica como se van a hacer las cosas el resultado será un desastre, por tanto tiene que indicar los pasos intermedios a ejecutar y tener un sistema sencillo para verificar si están hechos o no.

Por eso tienes que:

1º explicar a la gente que queremos que haga, 2º discutir con ellos como conseguir los resultados, 3º definir acciones especificas para conseguir los resultados.

Ten en cuenta que si no trasladas tus pensamiento en acciones concretas a ejecutar no sirven de nada, la gente no hará lo que esperas y se producirá frustración.

El plan a ejecutar contiene ideas especificas y claras, no es un ejercicio de números, los números solo indican los objetivos basados en las ideas

        

Por tanto preguntas clave:

¿Quien va a hacer el trabajo? ¿Que clase de recursos técnicos, financieros, etc. necesita? ¿Cómo podemos dividir el trabajo en pasos menores a ejecutar?

¿Queda claro como reportar la información?

El tercer paso clave es el seguimiento.

Y es que la diferencia entre las empresas que funcionan y las que no, es el rigor con el que el líder persigue la ejecución de los procesos.

        

Tenemos que marcar el progreso con hitos para darnos cuenta de que realmente estamos progresando y no desmoralizarnos.

No hay que enfocarse en los números sino en la tendencia, vamos a conseguir los resultados esperados? Si la respuesta es no, ¿que vamos a hacer para conseguirlos?

        

Un sistema muy útil es el seguimiento vía one to one del que ya hablamos en un post anterior o por medio de reuniones semanales breves para obtener feedback en grupo.

Esa es la clave, si no hay seguimiento la gente se olvida de los temas, hay que seguirlo religiosamente. Esto garantiza que la gente haga lo que se ha comprometido ya que sabe que le van a pedir cuentas.

Por tanto nunca termines una reunión sin definir como, quien y cuando se va a hacer el seguimiento.

        

Otra sugerencia es que al terminar la reunión o la charla manda un mail o una nota a la persona encargada indicando lo hablado y que tiene que hacer y cuando.

        

Ahora bien cuando hablamos con la gente y no cumplen sus objetivos nos tienen que dar un plan que explique que están haciendo para que la situación cambie, no que nos digan sus esperanzas y sueños (espero que el mes que viene salga mejor), eso no vale de nada, nos tienen que dar un plan concreto de ejecución para conseguir el resultado esperado.

Son adultos y profesionales, por tanto exígeles como tales, ayúdales si lo necesitan pero exige lo prometido.

Alguno dirá que esto lleva mucho tiempo y trabajo, que es mas fácil mirar los informes y ya está pero como siempre os digo esto es lean, es sencillo pero no fácil y lleva mucho trabajo, si fuera fácil todo el mundo lo haría.

La otra solución es ir de Chicago a Iowa como decía al principio.

Tenéis mas información sobre ejecución en mi libro ExceLEANcia, este es el enlace: http://www.amazon.com/dp/B00KTX6Y08

Saludos.

Luis Perona