¿Dónde está el cuello de botella en tu empresa?

En el famoso libro de Eliyahu Godratt, la meta, el protagonista se enfrenta a un problema gordo, o las cifras mejoran mucho,  o al final del próximo trimestre se cerrará la planta donde trabaja.

Quizás no te encuentres en una situación tan critica como la suya, pero su forma de enfocar el problema te puede ayudar a ver donde están los tuyos.

Si no has leído el libro, te dejo la oportunidad de disfrutarlo, porque realmente merece la pena, así que no te cuento de que trata, pero lo que si te interesará es lo que su empresa hacia mal, y sorprendentemente, es algo que muchas empresas siguen haciendo.

En cualquier proceso, hay unos pasos que llevan muy poco tiempo o trabajo, pero siempre hay uno o dos que son críticos, porque ralentizan todo el proceso y por tanto si no se trabaja bien, pueden estropear el flujo de los que van delante y los que le siguen.

Esos procesos se llaman cuellos de botella, porque son donde mas fácil es que se bloquee el mismo, igual que la parte mas fácil para bloquear el liquido de la botella, es el cuello de la misma. Por eso el tapón va ahí.

Pues bien, ¿que se puede hacer con esos cuellos de botella?

Hay múltiples teorías, pero la que suele ser mas eficaz es la intentar acompasar, el resto de procesos a la misma velocidad que el del cuello de botella.

Por ejemplo, imagina que vas a un supermercado y ves que hay 10 cajas para cobrar a los clientes, pero solo hay 2 personas cobrando en las cajas.

Todo va bien hasta que empieza a haber filas de personas delante de esas 2 cajas que tienen personal atendiendo.

¿Qué hace el buen gestor?

Rápidamente llama a uno o varios dependientes para que atiendan mas cajas, y así las filas desaparecen.

Cuando eso sucede, no hace falta que haya tanta gente en las cajas, y algunos dependientes vuelven a sus trabajos anteriores, y solo volverán a las cajas cuando se vuelva a repetir la situación anterior.

¿Por qué es tan fácil ver esos cuellos de botella, y no los vemos en nuestro trabajo?

Muy sencillo, porque en el supermercado, los que sufrimos las ineficiencias somos nosotros, especialmente si tenemos prisa y tenemos a 5 o 6 personas delante en la fila.

Esa es la clave para definir donde esta el cuello de botella, sufrirlo, o en otras palabras, visualizar cuanto tiempo está parado un producto hasta ser procesado.

Una forma sencilla de visualizar, es hacer lo que hacía Tom Hanks en la película naufrago antes de estrellarse y llegar a una isla desierta. Metía un cronometro dentro del paquete enviado, y cuando lo recibía en la agencia de destino, sabia realmente el tiempo empleado en el proceso.

En nuestro caso podemos marcar un producto con alguna etiqueta identificativa  y pedir a los operarios de cada fase que marquen la hora a la que lo han procesado, así sabremos cuanto tiempo se ha tardado en procesar cada paso, desde el primero al último.

Pero hay algo mas que hacer, y es separar el tiempo que aporta valor del que no lo aporta, y esto lo hacemos con nuestro mapa de flujo de valor o value stream map.

Este mapa, nos dice el tiempo de valor añadido de cada proceso (lo que realmente da valor al producto, lo que hace que el cliente pague por ello), y el tiempo de espera en cada fase. Tenéis mas información en otros posts del blog.

La idea es que tenemos que definir donde están los cuellos de botella para eliminarlos si es posible, o al menos reducirlos.

Quizás alguien me dirá, eso es mas fácil de decir que hacer, y es cierto. Pero tiene solución.

En el caso del supermercado, ¿cuantas cajas había disponibles? 10 ¿y cuantas personas atendiendo? 2, por tanto trabajamos al 20% de capacidad.

Pero, ¿que se hace cuando hay que aumentar la capacidad? Añadir mas personal, para subir al 40%, 60%, 80% o 100%, pero solo durante el tiempo necesario, no tiene sentido tener 10 cajeras si solo hay 3 clientes.

Eso nos lleva a lo que se llama flexibilidad o polivalencia, que no es otra cosa que tener personas que sepan hacer varias cosas y utilizarlas donde sean necesarias en cada momento.

Por ejemplo, si tienes un proceso de 10 fases, y tienes el cuello de botella en la fase 5, ¿qué va a pasar? .

Que los trabajadores de las fases 1 a 4 van a trabajar a buen ritmo para dejar un volumen de stock abundante delante de la maquina que es el cuello de botella.

Pero los de las fases 6 a 10 estarán prácticamente parados.

¿Qué hacemos?

Igual que el supermercado, tener menos gente en las fases 1 a 4 para que hagan otras cosas y no sobrecarguen de stock la maquina 5 y los de las fases 6 a 10 exactamente igual, solo los necesarios.

Quizás solo necesitemos 2 personas antes del cuello de botella y otras 2 después.

Pero ¿que pueden hacer los demás?

Muchas cosas, preparar material para las primeras fases, ayudar en envíos, en embalaje, en materia prima, etc. Incluso aprovechar ese tiempo para formarles y que sean polivalentes.

¿Y como aumentamos la capacidad del cuello de botella?

Si no podemos poner mas maquinas porque nuestro presupuesto no lo permite, alarguemos el tiempo de trabajo de las maquinas.

Si pueden trabajar en 3 turnos o los fines de semana, estamos aumentando la capacidad del cuello de botella.

Por tanto todos los demás procesos tendrán que adaptarse a ese cuello de botella para que la circulación sea lo mas fluida posible.

Por eso, es tan importante identificar donde están los cuellos de botella y explotarlos al máximo subordinando el resto de operaciones a los tiempos de producción de  los cuellos de botella.

No es sencillo, pero se puede hacer. En mi libro ExceLEANcia tenéis ejemplo de cómo resolver cuellos de botella, este es el enlace:

https://www.amazon.com/dp/B00KTX6Y08

Saludos.

Luis Perona.