Eficacia o Eficiencia

Cuando hablamos de lean, surge la pregunta, que buscamos eficacia o eficiencia.

Según el diccionario de la RAE,

Eficacia, es la capacidad de lograr el efecto que se desea o se espera.

Eficiencia es la capacidad de disponer de alguien o de algo para conseguir un  efecto determinado.

Así que la eficacia es lograr el objetivo que buscamos, mientras que la eficiencia es utilizar los medios que tenemos para lograr los resultados deseados.

Por tanto en lean somos mas eficientes que eficaces porque con los medios que tenemos (que suelen ser escasos) logramos los resultados que buscamos.

Recuerdo una comparación muy visual que explicaba la diferencia.

Si queremos matar una mosca que ha entrado en casa, eficacia seria matar la mosca como sea (el objetivo logrado de cualquier forma) y así se dice que matamos la mosca a cañonazos (no importa el coste)

Mientras que eficiencia es conseguir el objetivo igualmente pero al menor coste posible,(matamos la mosca con un matamoscas)

Por eso al aplicar lean usamos herramientas muy sencillas como tarjetas de colores para kanban o casilleros de plástico para un heijunka.

Lo importante no solo es el objetivo (reducir costes, mejorar la calidad, satisfacer al cliente,etc), sino también evitar el desperdicio.

Por eso no buscamos un sistema informático muy caro y complejo, sino que vemos la evolución de la demanda de los artículos y hablamos con los clientes para saber porque compran de una determinada manera.

Por eso pasamos mucho tiempo en el gemba (donde suceden las cosas, en la planta o en el almacén) y muy poco mirando informes.

Y por eso trabajamos mucho con los operarios, ya que son los que realmente saben como funcionan sus maquinas y los problemas que se encuentran en el día a día.

Como ves no necesitamos hacer grandes inversiones para poner en marcha sistemas lean, mas bien todo lo contrario, y no necesitamos grandes especialistas para ejecutar las acciones, ya que los mismos operarios son capaces de hacerlo.

Es lo mismo que sucede en aquellos equipos en los que hay calidad y compromiso, a partir de entonces son imbatibles.

Tenemos muchos ejemplos en los deportes, en muchas ocasiones los equipos menos favoritos vencen a los teóricamente superiores porque se confía en ellos, se les enseña, se les apoya y se consigue ser eficientes.

Sin ir mas lejos la pasada temporada en Inglaterra el campeón fue un equipo casi desconocido, el Leicester, venciendo a equipos con un presupuesto mucho mayor y con jugadores mucho mejores que los del Leicester.

¿Cómo lo lograron?

Siendo eficientes.

Por eso plantéate como ser eficiente, como lograr con los medios que tienes los objetivos que te han marcado y para eso utiliza el cerebro de tus operarios, no solamente sus manos. Ellos saben mucho mas de lo que te puedes imaginar, solo tienes que lograr formar un equipo eficiente.

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Saludos.

Luis Perona

¿Cómo fabricar team leaders?

Uno de los posts que mas seguimiento tiene en este blog es el de los team leaders, que hacen, y como trabajan.

Básicamente un team leader es un operario que hace una parte de supervisión del equipo de trabajo y además ayuda en la formación de los operarios nuevos.

Sus tareas normalmente son.

1º- Ayudar a su equipo para que trabajen de acuerdo a los procedimientos establecidos.

2º- Asegurarse de que su equipo trabaja de acuerdo a las normas de seguridad.

3º-  Cumplir los objetivos de producción. Para eso se ayuda de las pizarras de métricas y hace el seguimiento de las mismas al menos cada hora.

En caso de variación con respecto al objetivo verifica si hay causas que lo justifiquen. Los comentarios que se escriben en la pizarras son lo que nos permiten saber que problemas tenemos que resolver para alcanzar el objetivo.

4º-  Ayudar a su equipo a hacer visibles las anormalías.

5º-  Ayudar a su equipo a verificar donde hay desperdicios para eliminarlos.

6º-  Trabajar en pull con las tarjetas kanban y nivelar la carga de trabajo.

7º-  Tomar nota de todas las ideas que pueden convertirse en eventos Kaizen.

Sin embargo los team leaders, trabajan igual que el resto, no son jefes, producen y se encargan de supervisar que los demás trabajan adecuadamente, con un flujo normal. Si ese flujo se modifica, son los encargados de echar una mano al operario para que pueda restablecer el flujo normal.

Es algo parecido a lo que pasa en los supermercados, cuando empieza a haber fila en una caja, una persona deja su actividad y se pone en otra caja para que la cola disminuya. Cuando la fila disminuye vuelve a su actividad.

El team leader, es el que además, cada mañana 5 minutos antes de empezar, revisa con los operarios, los problemas del día anterior y explica las cosas de las que hay que asegurarse, así como  la producción que tienen que hacer en el turno.

Otra tarea de los team leaders es la formación, para ello el team leader tiene que dedicar 30 minutos al día a uno de los operarios y hacer esto cada día.

Aunque todos saben hacer el trabajo nos damos cuenta de que en algunas partes algunos tienen sus propias ideas de cómo hacerlo y muchos tienen ideas de cómo hacerlo mejor pero nadie nunca se las ha preguntado, por tanto esa sesión de formación-seguimiento, sirve para sacarlas a la luz.

Esto es igual que una embarcación de remeros, si tienes 4 pero no reman al compas y con la misma fuerza, la embarcación hace zigzag en lugar de ir en línea recta.

Tenemos que aprender a remar a la misma velocidad y con la misma fuerza que los demás.

Pues bien, con todo esto, ¿como podemos fabricar team leaders?

Una de las ideas que tenemos que tener muy claras es que el team leader debe ser uno de los mas expertos en su área de trabajo, por lo que será una de las personas con mas experiencia, pero a la vez tiene que ser capaz de saber mandar y enseñar a otros, por lo que tenemos que enseñarles a hacerlo.

Y ahí es donde nosotros fabricamos team leaders, tenemos que formar a nuestros team leaders, enseñarles a enseñar a otros.

Enseñarles a mandar de tal forma que no sean demasiado autoritarios, pero tampoco complacientes con aquellos que no sigan las normas establecidas.

¿Y eso como se hace?

Pues dedicando tiempo a la formación de los team leaders.

Ten en cuenta que el team leader es como un sargento del ejercito, no es un oficial de alto rango pero tiene un rango superior al soldado raso.

El soldado raso sabe que tiene que obedecer a su sargento, pero el buen sargento es el que sabe como enseñar a sus soldados y explicarles la razón por la que les explica.

En nuestro caso, tenemos que enseñar a nuestros team leaders a hacer lo mismo, a saber enseñar a sus “soldados” como hacer las cosas bien y sobre todo porque hacerlas bien.

Los team leaders tienen que hacer cumplir 2 reglas.

Regla nº1: El equipo está por encima de todos

El secreto de los equipos de trabajo, está en el talento de la gente y en el trabajo duro, no hay mas. No se consigue con inteligencia o habilidades especiales, se consigue con:

1.1 Ideas claras (a donde vamos, preparación de todo lo que hay que hacer).

1.2 Esfuerzo (practica, repetir y repetir) y talento (gente profesional).

1.3 Perseverancia, nos caemos y nos volvemos a levantar.

Regla nº2 Disciplina

Esto significa que hay que huir del facilismo, hay que exigir responsabilidades a las personas con las que trabajamos, son adultos, no niños, hay que ayudarles pero no tenemos que darles facilidades para todo.

Por eso hablamos de disciplina, si la gente es capaz de seguir los procesos estandarizados y no lo hace, la empresa debe aplicar disciplina, si la gente no es capaz de seguir los procesos debe aplicar formación o revisar los procesos para que puedan seguirlos. Se perdona el error, pero no la indiferencia o el pasotismo.

Ambas cosas son responsabilidad del team leader informando a su superior.

Por tanto enseña, enseña y enseña a tus team leaders. Y cuando te hayas cansado sigue enseñando. No hay otra forma, invierte en tus team leaders el mismo tiempo que inviertes en complacer a tus jefes, si lo haces así verás como dejarás de apagar incendios cada día, porque tus team leaders serán tu mejores bomberos.

Es una tarea que lleva tiempo, pero es la que mejor resultados da.

Si tienes buenos team leaders tendrás buenos operarios que harán que tu empresa funcione, por lo que la inversión en tiempo tiene un buen retorno.

Tenéis mas información sobre la formación en mi libro H&H, Hábitos y Herramientas para directivos. Este es el enlace.

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Saludos.

Luis Perona

¿Por qué a mi no me funciona lean?

Una de las preguntas que me suelen hacer, es esta, ¿por qué a mi no me funciona?

Si hago todo lo que explicas en tu blog, si pongo en marcha el VSM, las 5S y todas las demás herramientas, ¿Por qué a mi no me funciona?

¿Qué hago mal?

La respuesta depende de cada caso, pero en una gran cantidad de situaciones siempre surge el mismo problema, no sabemos visualizar el objetivo y hacer que los demás vean los beneficios de lean y no somos constantes en la aplicación de los procesos lean.

Es muy parecido a lo que le va a suceder a muchas personas a partir del 1 de Enero, se van a proponer metas y objetivos.

Aprender inglés.

Apuntarse al gimnasio.

Hacer dieta sana.

Dejar de fumar.

Etc.

¿Sabes cuantos lo lograran?

Menos del 5%, ¿por qué?

Porque no visualizan el objetivo correctamente y no son constantes en los hábitos que han decidido cambiar.

Pongamos el ejemplo del que ha decidido ir al gimnasio y hacer deporte.

El día 2 de Enero va al gimnasio y entrena muy bien, pero el día 3 al levantarse nota unas agujetas (dolores musculares, no se si en América se llaman agujetas) enormes.

Aun así se propone ir, y lo consigue. Y según entrena se siente mejor.

El día 4 y 5 seguramente siga, pero a partir de la semana siguiente fallará uno o dos días, porque las cosas se le complican y no puede (mejor dicho no le apetece) ir al gimnasio.

Se dice a si mismo que no pasa nada, que lo recuperará, pero la siguiente semana vuelve a fallar, y la siguiente falla todavía mas, y al final de enero ya no va al gimnasio.

Y cuanto menos va, menos ganas tiene.

¿Qué ha cambiado desde el día 1 al 31?

Es la misma persona, pero no tiene la misma motivación ni los mismos hábitos.

El día 1 veía muy claro el objetivo, ir al gimnasio, fortalecer su cuerpo, adelgazar, ya se veía con un tipo atlético para el próximo verano, la imagen en su mente era clara y estaba convencido de que lo iba a lograr.

Pero según pasaron los días, empezó a meterse en la rutina diaria y la imagen se fue distorsionando y su objetivo dejo de ser tan real.

En lean pasa lo mismo, empezamos con fuerza, queriendo hacer muchas cosas y nos ponemos objetivos, y decidimos poner en marcha controles o hábitos para asegurarnos de que las cosas se hacen como nos hemos propuesto.

Quizás empezamos a verificar cada día si los operarios cumplen las 5S o si las tarjetas kanban se usan, pero después empiezan las urgencias, las reuniones, las llamadas de clientes o jefes, los viajes, y los informes y ya no verificamos lo que nos habíamos propuesto cada día, ahora lo hacemos una vez cada 3 días o una vez a la semana y entonces llega un momento en que no lo verificamos.

Nos ha pasado lo mismo que al amigo del ejemplo del gimnasio.

Entonces ¿qué se puede hacer?

Bueno, si la idea es tener un objetivo muy claro y unos hábitos que se cumplan religiosamente, hay que hacer lo mismo que los que lo consiguen siempre.

¿Quiénes son esos?

Los deportistas.

¿Que hacen ellos?

Fíjate en un atleta antes de saltar en un salto de altura o de longitud. ¿Qué está haciendo?

Visualizar su objetivo y lo hace concentrándose mucho en lo que tiene que hacer.

¿Y que tiene que hacer?

Lo mismo que ha hecho cientos o miles de veces en los entrenamientos, lo ha hecho tantas veces, que le sale automáticamente, no piensa.

Igual que tu cuando conduces tu coche, no piensas en cambiar las marchas o dar el intermitente, lo haces automáticamente.

En nuestro caso nuestros hábitos de verificación deben ser sagrados, como para los deportistas, no se pueden cambiar, y lo mejor es que reserves tiempo en tu calendario para verificarlos.

Resérvalos en tu Outlook para que nadie te moleste, ni te pongan una reunión.

Si has decidido hacer una reunión de 5 minutos con tus operarios, hazla SIEMPRE, no hay excusas, no hay otra cosa mas importante que hacer, el resto tiene que esperar.

Si has decidido verificar las 5S, programa una franja de tiempo y respétala SIEMPRE, no permitas que otras cosas se hagan en ese momento.

Y así sucesivamente.

Nada es mas importante que seguir tus hábitos, tal como te has propuesto, así seguro que no fallarás.

¿Y la visualización?

Pon un cartel o poster delante de tus ojos con la meta que tienes, y si ponlo físicamente, no lo pongas en el ordenador o encima de la mesa. Ponlo en un lugar visible y que te lo encuentres cada vez que levantas la cabeza. A ser posible de color chillón para que la gente te pregunte que es eso, y tengas que explicárselo.

Eso hará que te comprometas interiormente con tu objetivo, porque si no tendrás que dar explicaciones a los que te pregunten que tal vas.

Te servirá de recordatorio para que no olvides tu objetivo.

No es sencillo, lleva tiempo y esfuerzo, pero como siempre os digo, esto es LEAN, si no lo fuera todo el mundo lo haría.

Tenéis mas información sobre como cambiar los hábitos en mi libro Hábitos & Herramientas, este es el enlace: https://www.createspace.com/6755597

Saludos.

Luis Perona