Buenos hábitos para directivos. Presentaciones eficaces.

Una de las cosas que le va a tocar hacer a un directivo durante su carrera muchas veces es realizar una presentación ante diferentes personas, que pueden ser clientes, colaboradores, jefes, etc.

¿Y que hacemos cuando eso sucede? Pues básicamente escribir en un PowerPoint el texto de lo que vamos a decir y leerlo.

¿Cuál es el resultado? Que la presentación no sirve para nada, mas bien es un gran remedio para noches de insomnio.

Por tanto, ¿que podemos hacer para realizar presentaciones eficaces?

Aquí van varias ideas:

1º Realizar un guion de la presentación, pero no en PowerPoint, hazlo en un folio, y utiliza la técnica del brainstorming, deja fluir las ideas.

Pregúntate: ¿Quien es la audiencia? ¿que quieren?

Prepara tu intervención, averiguando como es tu audiencia, que formación tiene, que le inquieta, que le frustra, que nivel de motivación alcanza, cuales son sus circunstancias actuales y que le interesa.

¿Cual es su experiencia o conocimientos? Ten en cuenta que si presentas algo técnico a gente que no entiende de ello no servirá de nada.

Recuerda que empatía es ponerse en los zapatos de la audiencia, por eso pregúntate: Lo que yo explico, ¿es nuevo para ellos? ¿tengo que bajar un escalón o subirlo?

¿Que esperan de mi? ¿Por que se me ha pedido hablar? ¿Cual es el punto central de mi presentación? Si la audiencia recordara una sola cosa, ¿cual debería ser? ¿Por que importa?

¿Cuanto tiempo tengo? ¿A que hora es la presentación? Recuerda que las presentaciones después de comer son un gran reclamo para una buena siesta.

2º Ahora que ya tienes tu brainstorming hecho, agrupa e identifica el meollo, ¿cual es la idea central memorable? ¿que es lo que quiero enseñar? ¿que quiero que recuerden?

Ahora traslada esas ideas en tu presentación y repítelas una y otra vez hasta dejarlos anclados en sus oyentes.

 3º Ahora nos toca saber como vas a lograr conectar con el publico.

Una de las cosas que saben los grandes presentadores es que las historias y no los datos son los que estimulan la imaginación de la gente para hacer cosas. Sencillamente, el que tiene la mejor historia gana, el resto no.

Por tanto cuenta historias que tengan interés humano, que la gente se vea reflejada en ellas

Comenzar una presentación con una historia ofrece ventajas inmediatas, como

compartir con la audiencia y mostrarles lo que estas hablando, no ofrecerles solo un discurso enlatado o soltándoles el rollo del vendedor

Es lo mismo que hacen en los monólogos, te cuentan una historia y si te fijas los buenos cómicos usan los chistes como si fueran cosas que les pasaran a ellos

Comunicar algo de nuestra experiencia nos acerca inevitablemente al que nos escucha. Traslada experiencias junto con contenidos, argumentos y emociones. Todo aquello que hemos vivido en primera persona tiene una enorme carga emocional, y un alto impacto a nivel comunicacional

4º Escribe las ideas en el papel y ordénalas con post-it, recuerda solo 4 o 5 ideas, no mas, sino la gente las olvidara

Intenta que tus presentaciones tengan vida propia y expresen una idea que te permita conectar con tu audiencia, busca titulares que llamen la atención, selecciónalos y repártelos estratégicamente a lo largo del discurso.

La repetición de tus mensajes es una de las herramientas mas poderosas que tienes.

Recuerda que por muy bueno que sea un anuncio no basta con pasarlo una vez, la clave esta en repetirlo una y otra vez. Cuantas mas veces se pasa mejor, mas posibilidades de ser recordados y de impactar en tu publico, así que asegúrate de repetir, repetir y repetir la idea a lo largo de la presentación.

5º Céntrate sobre todo en la introducción. Dispones de 90 segundos , no mas, para lograr la aceptación de tu publico, es muy importante que captes el interés desde el principio.

Dispones de muy poco tiempo para lograr 2 objetivos sustanciales, 1º conectar con quien te escucha y 2º convencerles de que atenderte a lo largo de tu exposición vale la pena. Esto se logra si perciben que les vas a contestar a interrogantes que les preocupan o si creen que van a aprender algo nuevo.

Adelántales de que va a hablar, explícales porque es interesante que te escuchen, condensa la historia en una sola frase

Por Ejemplo: Si dices: Nuestra misión es llegar a ser el líder internacional en la industria espacial a través de la máxima innovación consiguiendo los objetivos corporativos.  No estás diciendo nada.

Pero si dices: Nuestro objetivo es poner a un hombre en la luna y traerlo sano y salvo antes del final de la década. Queda muy claro el mensaje. Por cierto esta frase la utilizó JFK en los años 60.

6º Duración de la presentación.

Cada caso es diferente pero en general cuanto mas corto mejor, recuerda que en las dietas se pide comer hasta el 80%, lo mismo se puede decir de las presentaciones, déjales con ganas de mas. Planifica cubrir el 90% del tiempo asignado, si te pasas tendrás que correr y saldrá mal

Una ideas es que  20 diapositivas x 20 segundos= 6 minutos y 40 segundos. Si no puedes contar la esencia de tu historia en menos de 7 minutos mejor no la presentes

Así que cuando hayas preparado tu presentación vuelve y elimina los puntos que no sean absolutamente cruciales para tu propósito al hablar. Si dudas elimínalos.

7º La conclusión

Recuerda que el cierre es la clave para el éxito, al terminar un discurso, se produce un efecto inusual, la gente vuelve a prestar atención, la gente percibe que va a terminar y decide conectar de nuevo.

No esperes que tomen decisiones inmediatamente, trabaja para hacerles recordar, reduce tu presentación a lo imprescindible y concluye con un cierre rápido y potente. Recuerda las películas de abogados, la clave esta en el alegato final delante del jurado para que tomen una decisión.

Tu objetivo es que esa noche la pasen pensando en tu idea

8º Ahora ya puedes utilizar el PowerPoint. Crea una diapositiva en blanco y coloca el texto principal con un tipo de letra sencillo, haz lo mismo para cada idea y añade las imágenes o gráficos que vayas a poner. Las secciones diferentes deben tener diferentes colores para diferenciarlos

Con la gran idea pon una imagen impactante y manipúlala como quieras, enfócate en lo que funciona, no en lo que sea mas fácil

Y por supuesto ten siempre en tu mente lo que quiere la audiencia, no que a ti te gusta.

Pero recuerda que si la presentación tiene mas texto que imágenes será mas aburrida, debe parecerse a un comic que cuentan las historias con mínimo texto y buenas imágenes. Si tenemos que poner un texto, ¿lo podemos cambiar por una imagen?

El mayor error es meter tantos datos, textos, etc. que la gente se aburra de leer.

En la presentación nosotros tenemos que tener las notas para explicar, pero el texto no debe aparecer en las diapositivas

Recuerda la regla 1-7-7

1 idea por diapositiva

7 líneas de texto máximo

7 palabras por línea

Ojo a una cosa con las imágenes, si hay personas en las fotos, haz que siempre estén mirando adonde aparecen los datos, no al revés

 9º Fíjate en los momentos clave

A lo largo de toda la exposición debes recordar que estas contando una historia que debe conducir a una meta, a un objetivo. tienes que diseñar momentos estratégicos para recuperar la atención, diseña 4 o 5 de esos momentos dependiendo de la duración de tu charla

Estos momentos rompen el ritmo del discurso y actúan como una bocanada de oxigeno en tu publico. Serán aquellos que  sorprenderán a tu publico y además harán que no se adelanten a sus razonamientos, recuerda que ellos piensan mas rápido de lo que tu  hablas

¿Qué puedes usar? Lo que vas a hacer es romper el discurso con mecanismos que actúan como un ancla, pueden ser un video provocador, una historia  que está relacionada con lo que cuentas, algo que te sorprendió poderosamente, un juego en el que pides la interacción del publico o una batería de preguntas en las que mides el conocimiento de tu publico sobre lo que estás hablando.

Cuando quieras lograr que alguien recuerde tu convincente argumento, hazlo tan visual como sea posible, si además son sorprendentes o extraños todavía mejor.

A mi particularmente me gusta poner videos de ciertas partes de películas conocidas.

10º ¿Y como me acuerdo del texto si no esta en la pantalla? Para hablar en publico prepara fichas de 8x12 con solo 5 puntos que te permitan hablar mirando a la gente, recuerda que no vas a tener el texto escrito en la pantalla para leerlo. Haz como los presentadores de televisión, usan pequeñas tarjetas con las ideas clave y las tienen numeradas para no perderse.

11º Problemas.

Si vas a hacer una presentación ante un grupo, llega temprano para verificar todos los detalles, asegúrate que el sonido funciona, que el proyector funciona, si vas a estar sentado que la silla que esta no suena cuando cambias de postura, si te vas a mover recuerda que moverse de lado a lado indica nerviosismo. Verifica todos esos puntos para evitar sorpresas desagradables.

12º Trucos

Mantén las luces encendidas y que te vean, nunca apagues las luces, recuerda que estas intentando conectar, si no te ven no habrá conexión, si no te ven no escucharan.

Usa un control remoto sencillo para pasar las diapositivas, delante, detrás, y stop, pequeño y básico es lo que necesitas

Sonríe y ríete con frecuencia, es algo que hace que la gente se sienta cómoda contigo

Y por ultimo ensaya, ensaya, ensaya y vuelve a ensayar, hasta que seas capaz de hacer la presentación sin el PowerPoint. Recuerda que ver a buenos oradores hablar en publico es una estupenda manera de convertirte en uno de ellos, en YouTube tienes muchos en las conferencias TEDx.

Como ves no es fácil ni sencillo, pero si quieres progresar en tu carrera es imprescindible que lo hagas bien y que la gente conecte contigo. Tenéis mas ejemplos de cómo conectar con el publico en mi libro ExceLEANcia, este es el enlace: http://www.amazon.com/dp/B00KTX6Y08

Saludos.

Luis Perona.