Kanban o Heijunka (II)

Hace unos días recibí el siguiente correo y creo que puede ser practico compartir la información con vosotros.

Decía así:

“Leí el artículo expuesto en su blog ¿Por qué le llaman Kanban si lo que quieren es nivelar la carga de trabajo?.

En este momento me estoy viendo afectado por el exceso de actividades que tengo a cargo en mi lugar de trabajo, mientras que existe mano ociosa en el mismo departamento.

Me gustaría aplicar un sistema Kanban para nivelar la asignación de actividades, sin embargo no se que enfoque darle.

Trabajo en un área administrativa en la que somos 12 personas pero debido a que tenemos que hacer otras tareas no logramos cumplir con los tiempos establecidos. ¿Me pueden facilitar información y conocimientos de como implementar este sistema en mi trabajo?”.

La respuesta que dimos a esta persona fue:

Para poder nivelar la carga de trabajo y no tener personas ociosas mientras que otras están desbordadas, hay que aplicar las 3S. 

Standardize, Stabilize, Simplify. En castellano, estandarizar, estabilizar y simplificar.

Por lo que indicas, en vuestro trabajo administrativo tenéis diferentes tareas, pues bien, ¿tenéis un proceso estandarizado para cada tarea?

Quiero decir, si yo mañana me incorporara a vuestro equipo, ¿tendría un procedimiento escrito con las tareas a realizar para efectuar pagos?, ¿estaría ese procedimiento actualizado? ¿seria fácilmente entendible (con fotos, diagramas, etc)?

Esa es la primera parte, estandarizar.

Una vez que tengas eso hecho, lo siguiente que hay que hacer es estabilizar. ¿Como?

Para estabilizar tenemos que tener un sistema que permita separar los trabajos que se pueden ejecutar rápidamente de los que tienen algunas dificultades para hacerlo.

Por ejemplo si voy a realizar una transacción, ¿tengo toda la información disponible para realizarlo rápidamente? ¿o me falta información?.

Si creas un flujo de trabajo en el que los operarios puedan realizar el trabajo, pero en el que cuando se encuentren con problemas de falta de información puedan pasarlo a un responsable, habrás estabilizado el trabajo.

En la producción por ejemplo se ponen bandejas de color rojo, para dejar las piezas defectuosas, y es el responsable quien tiene que verificarlas y reprocesarlas, quizás podáis hacer algo parecido.

La ultima S es la de simplificar.

Aquí tenéis que verificar vuestros procesos y definir si realmente todos los pasos tienen sentido. Lo mejor es hacerlo en un grupo de trabajo, ya que habrá diferentes opiniones.

Para hacerlo podéis preguntaros, ¿Añade este paso valor al cliente? ¿Podríamos eliminarlo, o al menos reducirlo?

De esa manera podéis reducir el tiempo de cada proceso y ahora ya podéis nivelar la carga de trabajo de cada persona.

A unas personas les podéis dar tareas sencillas según el procedimiento claro y sencillo que les habéis dado y explicarles que si falta información deben dejarlo en una bandeja para que lo verifique el responsable.

A otras personas con mas experiencia podéis darles otros trabajos mas complejos como analizar cuentas y de esta manera nivelar el trabajo.

Ten en cuenta que parte de la nivelación tiene que ver con el tiempo empleado en cada trabajo, es necesario que midáis tiempos con el cronometro para poder definir cuanto tiempo deben emplear las personas que hacen tareas sencillas.

Esta fue la respuesta.

Creo que hay otras personas que pueden estar en una situación similar y por eso lo he compartido con vosotros.

Como veis, el hecho de enviarnos vuestras preguntas a nuestro email info@excelean.com puede serviros para que os demos respuestas practicas.

Saludos.

Luis Perona