Hace varias semanas, escribí una serie de post
llamados herramientas para directivos que fueron muy bien acogidos por muchos
lectores, pero como siempre digo las herramientas son solo eso, herramientas,
hay que saber utilizarlas y sobre todo cuando saber utilizarlas.
Sin embargo me he dado cuenta de que muchos
directivos y cargos intermedios no tienen una serie de hábitos que son
fundamentales para tener éxito, por eso voy a publicar una serie de post
relacionados con los buenos hábitos que todos los que tengáis personal a cargo
debéis aplicar para tener éxito, independientemente de si tienes 2 personas a
tu cargo o 1000.
El primero del que quiero hablar es el de delegar y
es que parece mentira pero los responsables de las empresas tienen tantas
tareas y cosas que hacer que un primer vistazo deja muy claro que que no hay suficiente tiempo para hacer todo lo que se considera importante, todo lo
que se quiere hacer y todo lo que uno se ha comprometido a realizar.
Por eso es
muy importante adquirir el habito de delegar en otros todo lo que no sea
necesario que tu hagas personalmente.
¿Y eso
como se hace?
Utiliza la
regla del 20/80 de Wilfredo Pareto, es decir dedica tu tiempo a hacer las cosas
del 20% que solo puedes y debes hacer tu y reduce, delega o elimina las cosas
del otro 80%.
Aquí viene
el 1º habito, identifica el 80/20 de tus tareas y concéntrate en el 20%
realmente importante para duplicar tu valor.
Ahora bien
¿cómo se delega?
Los
responsables tienen que dirigir procesos, las personas ya saben dirigirse a si
mismas si se las deja, Si la gente pudiera ser sustituida por maquinas,
tendríamos que seguir dirigiendo el proceso. No podemos ignorar a las personas
pero debemos cederles la capacidad de autodirigise.
Por
ejemplo si tienes un jardín, no diriges al jardinero, ¿verdad? solo diriges
como quieres que sea el jardín, y entonces el jardinero ya se encarga de su
trabajo. Cuando acaba el trabajo verificamos como lo ha hecho, pero no le
estamos siguiendo continuamente para ver como riega, como poda, como abona, ese
es su trabajo. Haz lo mismo al dirigir a la gente, verifica regularmente como
van y ya esta.
Pero
alguno dirá, es que no me fio de si lo van a hacer bien.
Entones, 2º habito. Cuando delegues
una tarea asegurare de que la persona que lo lleve a cabo.
1º Entienda claramente
lo que debería suceder en cada punto del proceso, eso significa explicar con
mucha claridad lo que quiero, cuando y como lo quiero y como y cuando se van a
valorar los resultados
2º Como tu eres el responsables, debes
ser capaz de ver una tarea y tener claro donde están los puntos clave de la
misma, es decir donde esta la posibilidad de cometer errores. Identifícalos y explícale a la persona cuales
son y porque tiene que prestar mucha atención a esos puntos.
3º Tienes que dejar
absolutamente claro donde termina su responsabilidad y donde empieza la tuya.
4º Periódicamente presta atención a
cualquier cosas que no parezca ir como es debido, y debes estar preparado para
investigar y tomar cartas en el asunto.
5º Explícale que te mantenga informado
de cualquier cambio, sobre todo cosas inusuales o impredecibles.
Recuerda que tu eres responsable
de asegurarte de que tienen claro lo que están haciendo, y para ello lo mejor
es que se lo expliquen a otra persona, eso demostrará que realmente lo
entienden.
Hay una fabula de Alex Rovira que
cuenta como no se tiene que delegar, es esta:
“El herrero del
pueblo contrató a un aprendiz dispuesto a trabajar duro por poco dinero. El
muchacho era joven, alto y muy fuerte, aunque un poco despistado. Era obediente
y hacía las tareas que le encomendaban, pero se equivocaba a menudo y tenía que
repetirlas porque prestaba muy poca atención a las instrucciones que el herrero
le daba.
Al herrero esto le
molestaba un poco, pero pensaba: ‘Lo que yo quiero no es que me escuche cuando
le doy una explicación, sino que acabe haciendo el trabajo y que me cueste muy
poco dinero’.
Un día, el herrero
dijo al muchacho: ‘Cuando yo saque la pieza del fuego, la pondré sobre el
yunque; y cuando te haga una señal con la cabeza, golpéala con todas tus
fuerzas con el martillo’.
El muchacho se
limitó a hacer exactamente lo que había entendido, lo que creía que el herrero
le había dicho. Y ese día el pueblo se quedó sin herrero, fallecido por
accidente a causa de un espectacular martillazo en la cabeza…”.
Así que mas
vale que delegues bien.
Una forma de
hacerlo es por medio del seguimiento, para ello es muy útil dividir
las tareas grandes en mas pequeñas con fecha concretas cada semana y pedirles
que te envíen un mail al final de cada semana de los progresos obtenidos.
Tienes que hacerles responsables de
las consecuencias de sus acciones.
Para ello una técnica que a mi me ha
sido útil es la de enviar a cada persona su lista de temas pendientes
semanalmente
Programar en Outlook las fechas de
seguimiento en el área de tasks o tareas que diga de forma breve que hay que hacer
y cuando y copiar a la persona responsable.
Por ultimo recuerda que tu eres quien
delegas, pero no delegues en cascada, ten en cuenta que cada estación
repetidora multiplica el ruido x2 y divide en mensaje x2, por tanto delega
personalmente y pide resultados personalmente.
Alguno me dirá que esto es muy aburrido
y lleva mucho tiempo, pero como suelo decir esto es lean si fuera fácil todo el
mundo lo haría y todo el mundo tendría éxito, el éxito solo viene antes de trabajo
en el diccionario.
Tenéis mas información sobre como
delegar en mi libro ExceLEANcia, este es el enlace: http://www.amazon.com/dp/B00KTX6Y08
Saludos.
Luis Perona.
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