El futbol es un juego de errores, el que menos cometa gana

Hace años escuche esta frase de Johan Cruyff, famoso futbolista y entrenador y me pareció que era muy valida para el deporte, pero también para las empresas, y es que las que mejor funcionan son las que menos errores cometen.

Errores relacionados con la calidad, las entregas a tiempo, los costes, y la productividad.

Pero la pregunta es, ¿se puede tener un sistema que evite cometer errores?

Desde luego que si, igual que en el futbol, pero no es fácil, ya sabes que si lo fuera, todo el mundo lo haría.

Al igual que en el futbol necesita tiempo, y dedicación, además de muchos ensayos y repeticiones hasta conseguir el éxito.

¿Cuál es el sistema? Se le conoce por varios nombres, calidad total, mejora continua o kaizen, pero todos se refieren al mismo sistema.

¿En que consiste?

Primero en definir la situación ideal, lo que queremos conseguir. Tenemos que definir esa situación ideal o standard, y por tanto ver el problema como la distancia entre donde estamos y ese standard. El mayor desafío es definir cual es realmente el problema.

Pero muchas veces no nos damos cuenta de cual es el objetivo o no somos capaces de visualizarlo o que otros lo vean.

Para ello hay una serie de sistemas muy sencillos que debido a ser tan sencillos no se utilizan.

Por ejemplo pizarras, en las que se indica la producción o la cantidad de pedidos a preparar por hora y la cantidad real, eso nos indica la diferencia entre el standard y el objetivo.

O bandejas rojas donde dejar los productos defectuosos, de ese modo son visibles y nos damos cuenta de cuantos hacemos mal.

En los almacenes también es útil indicar la fecha del ultimo consumo en las cajas de los productos de baja rotación para que al pasar nos demos cuenta de cuanto tiempo los tenemos sin que sirvan para generar ingresos.

Por tanto una vez que vemos la diferencia entre el standard y el real, nos queda resolver el problema para no cometer errores.

¿Cómo?

Igual que en los equipos de futbol solo hay una forma, trabajar juntos cuerpo técnico (directivos, mandos, encargados) y futbolistas (operarios), de ese modo se PRACTICA el sistema, y nota que lo pongo en mayúsculas, porque los operarios tienen que practicar junto con sus jefes, igual que los futbolistas juegan delante del cuerpo técnico.

¿Y que pasa cuando el entrenador se da cuenta de que algo no se hace bien? Detiene el entrenamiento y coloca a los jugadores en el sitio correcto hasta que lo hagan bien.

También utilizan el video para analizar los partidos anteriores y ver los errores y mostrar a los jugadores como no repetirlos.

De la misma manera lo podemos hacer en las empresas, trabajando con los operarios, mostrándoles como hacerlo bien y verificando una y otra y otra y muchas veces que lo hacen bien hasta que no cometan errores.

O grabando en video las operaciones y mostrándoles donde están los fallos para que sean conscientes de ellos y no repetirlos.

En eso consiste un kaizen, una mejora continua o la calidad total, en verificar donde esta el fallo y poner en marcha sistemas para no repetirlo.

Si en el deporte estamos hartos de verlo, ¿por qué no lo hacemos en la empresa?

Simplemente porque nunca se ha hecho así.

Pues va siendo hora de hacerlo, de otro modo la competencia nos ganará el partido porque comete menos errores que nosotros.

Tienes mas información sobre como realizar kaizens efectivos en mi libro ExceLEANCia, este es el link:

http://www.amazon.com/dp/B00KTX6Y08

Saludos.

Luis Perona

Como vender Lean.

Una de las preguntas que me suelen hacer cuando hablo de lean, es:

¿Cómo se lo vendo a mi jefe? En otras palabras, ¿como le convenzo de que es necesario apostar por este tipo de forma de trabajo para que me apoye?

Es una situación difícil y a mi me ocurrió lo mismo al principio, no sabia como vendérselo a mi jefe, en especial porque era el típico jefe de despacho, que solo miraba números y no se interesaba en lo que era el trabajo de operaciones.

Por tanto ¿que podemos hacer?

Lo primero es saber como actúa y piensa tu jefe, que le gusta y que le disgusta.

Si no le gustan las sorpresas, quiero decir las desagradables no se las des, lógico ¿ verdad?

En caso de que tengas que darles sorpresas que sean agradables. En forma de resultados, procesos o sistemas que permitan conseguir que los números sean mejores, (reducir el nivel de reclamaciones, aumentar el nivel de entregas, reducir el absentismo, mejorar la productividad).

Pero antes de explicarle que vas a hacer, busca el mejor método.

¿Cuál es? 

1º Busca el mejor momento para explicarle lo que quieres hacer, no lo hagas a final de mes o de trimestre si sabes que en esas fechas esta como una moto por los resultados o por que tiene que hacer informes para los jefazos.

2º Ten muy claro el coste y el beneficio, es lo primero que te va a preguntar. Si hablas de cambiar la metodología de trabajo, lo primero que te va a preguntar es ¿y eso cuanto cuesta? Si la respuesta es nada, lo mas probable es que no te ponga problemas.

3º Enséñale pruebas reales de que este sistema funciona, en otras empresas, ya sabes que los experimentos se hacen con gaseosa. No va a autorizarte a desmontar la empresa y cambiarla radicalmente. Tienes multitud de ejemplos en este mismo blog o en libros y videos sobre lean.

4º Empieza por un área piloto, no involucres a toda la empresa. Ya sabes aquello de que hasta que no lo vea no lo creo, por tanto selecciona un área para empezar a aplicar lean y que de este modo pueda verificar que realmente esto funciona y no es una ocurrencia tuya.

5º MUY IMPORTANTE, toma fotografías para mostrar el antes y después y que se vea muy claramente la diferencia después de aplicar lean, ya que las necesitaras para convencer a otros, y una imagen vale mas que mil palabras. Si grabas en video todavía mejor.

Recuerda que lean esta relacionado no con trabajar mas sino con trabajar mejor, por tanto tienes que demostrar que es posible hacerlo, y la mejor forma de hacerlo es demostrar que hay otros que ya lo hacen, a nadie le gusta ser el primero en experimentar cambios.

Espero que estas ideas te ayuden a convencer a tu jefe, pero sobre todo recuerda que si tu no estas absolutamente convencido no podrás convencer a otras personas.

Éxito, tienes información respecto a como convencer a tu jefe en mi libro ExceLEANcia, este es el enlace:

http://www.amazon.com/dp/B00KTX6Y08

Saludos.

Luis Perona

No me chilles que no te veo.

Hace algunos años se realizo una divertida película llamada así en la que los protagonistas eran un ciego y un sordo que se encontraban solos y tenían que ayudarse entre ellos para poder salir de los problemas en los que se habían metido.

El problema es que el que veía no podía oir y el que podía oir no veía, así que no tenían mas remedio que ponerse de acuerdo para poder trabajar juntos y lograr el objetivo deseado.

Algo similar nos pasa en las empresas, los responsables financieros, solo ven números y nos dicen que hay que aumentar la rentabilidad, pero para poder hacer eso los de operaciones que solo oyen los problemas que tienen en sus fabricas o almacenes, no saben como lograrlo.

La solución del financiero es bajar los costes, y para eso hay una solución muy sencilla, despedir gente.

El de operaciones que oye los problemas de producción que tiene y las quejas de los clientes, entiende que si además despedimos gente, no solo tendremos mas problemas de calidad sino que además habrá mas reclamaciones de clientes por no entregar a tiempo.

Por tanto se da la situación de no me chilles que no te veo, ya que cada uno de los dos, esta solamente enfocado en su problema, y por mucho que grite el sordo, el ciego no puede hacer nada ya que no ve.

En otras palabras, por mucho que el de operaciones se queje de los problemas de calidad y entregas fuera de plazo al financiero, a este le dará lo mismo, ya que a el lo que le interesa es la rentabilidad.

¿Cómo salir de este circulo vicioso?

Por medio de aplicar un sistema que se centre en la rentabilidad pero combinando la calidad, la productividad y las entregas a tiempo.

Ese sistema se llama Lean manufacturing y básicamente se centra en una sola cosa, producir lo que quiere el cliente, como lo quiere el cliente (calidad) y al tiempo que lo quiere el cliente (entregas), al menor coste posible.

Parece algo así como la cuadratura del circulo y desde luego no es fácil de conseguir, si lo fuera todo el mundo lo haría, pero es factible.

Muchas empresas son capaces de ser rentables, por medio de aplicar los principios lean y reducir masivamente los costes a la vez que aumentan la calidad y las entregas a tiempo.

Por tanto si no quieres que el financiero te chille que seas mas rentable, empieza a aplicar lean en tu empresa, ya que de lo contrario solo podrás decirle, ¡¡No me chilles que no te veo¡¡.

Si quieres saber como empezar a aplicar lean, puedes ver información especifica en mi libro exceLEANcia, este es el enlace: 

http://www.amazon.com/dp/B00KTX6Y08

Por cierto quiero daros las gracias a todos los que seguís este blog, ya que hemos pasado de las 200.000 visitas, por tanto parece que la filosofía lean os interesa a muchos.

Gracias otra vez.

Saludos.
Luis Perona

Reuniones Lean.

No se si te ocurre a ti (a mi me ha pasado muchas veces), te convocan a una reunión, se empieza a hablar de un tema, se pasa a otro, se empiezan a ver discusiones personales entre los asistentes y al final se acaba la reunión y cada uno se va a su puesto de trabajo preguntándose:

¿Para que he asistido a esa reunión?

Ha sido absolutamente una perdida de tiempo, en otras palabras puro Muda.

Por tanto, ¿como se tiene que hacer una reunión lean?

Si eres el moderador de la reunión, aquí van unas cuantas ideas.

1º ¿Cuántas personas van a asistir a la reunión?  A veces se invita a tanta gente a la reunión que se pierde el propósito de la misma.

A mi particularmente me gusta la regla de las 2 pizzas, esta es que no invites a mas gente a la reunión que aquella que pueda comer 2 pizzas quedándose satisfecha.

Si invitas a tanta gente que se van a quedar con hambre reduce la cantidad.

Para ello pregúntate:

¿Quién tiene que participar? ¿tiene la persona que va a participar poder de decisión para trabajar en el proyecto? ¿le afecta a esa persona el asunto en su puesto de trabajo?

Si en alguno tienes dudas, no le invites, si es necesario ya lo harás después.

2º Reglas de comportamiento. Asegúrate de que todo el mundo sepa lo que se permite y lo que no en la reunión. Por ejemplo móviles en silencio, turno de palabra, no entrar en discusiones personales de tu me hiciste y yo te hice.

Y sobre todo explica el tiempo que va a durar la reunión para controlarlo y evitar que se alargue indefinidamente. Un truco para esto del tiempo es que la reunión se haga de pie, no sentado, ya veras como la gente se da prisa para acabarla a tiempo.

Si todos tienen claras las reglas, no habrá problemas durante la misma.  

3ºExponer los objetivos de la reunión y apuntarlos en una pizarra visible para todos.

Si ves que durante la reunión alguien se desvía del objetivo, dile que agradeces que saque ese tema y que se anotará para discutirlo en otro momento.  Pero ahora estamos aquí para hablar de….. y solo de eso.

Para definir el objetivo, es muy adecuado preguntarte:

¿Cuál es la pregunta? ¿para que estamos aquí? ¿qué queremos conseguir? ¿Por qué estamos haciendo esto? ¿se puede hacer de otra manera? (mejor, mas rápido, mas barato, etc.)

4º Agenda:

Parece mentira pero en muchas reuniones no hay una agenda que explique los objetivos, recuerda la clave para los objetivos, deben ser SMART.

S (eSpecificos) M (Medibles) A (Alcanzables) R (Realistas)  T (con Tiempo definido)

Si tu no tienes la agenda como moderador, y has definido esos objetivos puedes estar seguro de que tu reunión se va a convertir en una jaula de grillos, o en otras palabras, mucho ruido y pocas nueces.

5º  Que, quien y cuando.

Durante la reunión se va a decidir que se va a hacer, quien lo va a hacer y cuando se va a hacer, asegúrate de que cada persona tenga absolutamente claro lo que tiene que hacer.

6º Resumen de la reunión:

Es increíble que después de una reunión, no se de a las personas involucradas un informe breve de que tienen que hacer y para cuando.

Y por tanto ya sabes lo que va a pasar, nadie hará nada, porque no se les ha dicho lo que tienen que hacer, o porque su interpretación de lo que tenían que hacer es muy diferente de lo que se ha decidido que tenían que hacer.

Pero si tu eres el moderador probablemente no te de tiempo a tomar notas de lo que se decide así que pídele a otra persona del equipo que lo haga por ti.

Ahora antes de terminar la reunión, resume lo que cada uno tiene que hacer, para que a todos les quede claro y asegúrales que se les dará una copia de ese resumen por escrito para que no se les olvide.

Además añade que como moderador, te vas a encargar de hacer el seguimiento para asegurarte de que se cumplen.

Parecen reglas muy sencillas pero no se suelen aplicar, ya que son de sentido común, y ya sabes ese es el menos común de los sentidos.

Tienes mas información sobre reuniones y gestión de proyectos en mi libro ExceLEANcia, este es el enlace: http://www.amazon.com/dp/B00KTX6Y08

Saludos.

Luis Perona