¿Como podemos mejorar la comunicación entre los departamentos de ventas, compras, logística y finanzas?

Este es el resumén de una conversación mantenida en un foro de discusión en Linkedin.

Espero que os guste.

Por un lado tenemos las opciones de sistemas informáticos como los S&OP pero que al final son herramientas que se pueden utilizar bien o mal.

Tener oficinas abiertas y comunicación cara a cara o por teléfono en lugar de por mail.

Además los lideres de cada departamento deben estar convencidos, o el gran jefe debe convencerlos de que lo importante no son sus resultados parciales sino los globales de la empresa.

El conocimiento de los clientes, quienes son, que quieren y porque lo quieren es básico para que todos los departamentos se adapten a ellos, ya que al final quien paga sus nominas son los clientes.

Por ultimo una organización basada en procesos y no en personas es la que permite que se consiga la excelencia, ya que la que se basa en procesos permitirá que cualquiera que se incorpore juegue de la misma manera que los que ya están allí, algo parecido a lo que sucede en la selección española de futbol, si se me permite el símil, cualquiera nuevo que entra a jugar, juega como los que ya lo están haciendo.

Explicar y explicar y explicar a los integrantes de los departamentos Por Qué y sobre todo PARA QUE se hacen las cosas en el resto de departamentos que queremos vincular, de forma que todos tengan los conocimientos suficientes para que puedan evaluar las consecuencias que supondrán para sus compañeros el HACER o NO HACER algo que está en sus manos llevar a cabo, y sobre todo CUANDO hacerlo.

Y finalmente que entiendan que todo esto tendrá una repercusión positiva en el destinatario final que es el CLIENTE

Saludos

Luis Perona

¿Como mejorar los costes logísticos?

Lo que tenemos que hacer es efectuar mejoras en todos los puntos:

PROVEEDORES:

Productos de mejor calidad y menor coste, buscar relaciones a largo plazo, definir todos los aspectos que nos hacen perder tiempo, como por ejemplo saber las fechas y horas de entrega, recibir pre-alertas con los productos que nos envían, tener claro la información de albaranes y facturas para evitar tiempo perdido en administración, etc.

APROVISIONAMIENTO:

Reducir stocks, reducir plazos de reposición, reducir espacio.

Haz una clasificación ABC  para los productos con más rotación, precio, etc

Cuantifica el tiempo de rotura de stock, ¿cuanto tarda en reponerse?

Optimiza los embalajes.

PRODUCCION:

Reducir productos semielaborados, flexibilidad en la producción evitando lotes grandes, reducir espacio.

DISTRIBUCION:

Reducir costes de almacenaje y transporte, reducir stock de producto acabado.

Valoración:

kg/entrega,  líneas de albarán (nº de referencias), volumen por albarán, tipo de entrega y plazo, envíos en 24/48 h, semanal, etc.  Cantidad de albaranes.

CLIENTES:

Información sobre necesidades. Localización, cantidad.

TRANSPORTES:

Evaluar el plazo de respuesta

Evaluar el grado de flexibilidad de cada alternativa.

Tiempo de ciclo, entre recogida y entrega (máximo y mínimo)

Retrasos en la carga

Errores en entrega

Número de quejas y devoluciones

Porcentaje del coste de transporte sobre el total

Saludos
Luis Perona

Tipos de almacenes:

Para crear el layout de un almacén, lo primero que hay que definir es:

El tipo de producto que vamos a almacenar.

Definir los huecos pallet, los huecos para picking o si vamos a utilizar estanterías normales o especiales.

Algunas preguntas que tenemos que hacernos son:

¿Esta el producto paletizado?, ¿en pallet europeo?, ¿otros tipos de producto como, neumáticos, bobinas, tableros?

¿Cuántas referencias tenemos?, ¿de qué volumen hablamos?, ¿grande, pequeño?

¿Es el producto fácil de manipular?, ¿es perecedero? ,¿es valioso? ¿tiene condiciones especiales de almacenaje como temperatura, humedad, etc?, ¿Cual es el ciclo de vida del producto?

¿Es un producto con muchas estacionalidad?

Cuanto más sepamos del producto, mas sabremos del tipo de almacén.

Una vez sepamos el tipo de producto y sus características, debemos:

Definir:

Huecos pallet, huecos para picking.

Personal necesario y turnos de trabajo

Cantidad y tipo de carretillas así como otras herramientas (retractiladoras, flejadoras, transpallets, etc)

Debemos tener en cuenta que el objetivo del almacén es minimizar movimientos y tiempo empleado en preparación de pedidos.

Algunos piensan que lo mejor es tener un sistema automatizado, sin embargo, cuidado con las automatizaciones, algo está realmente automatizado, cuando es capaz de trabajar a oscuras o sin energía eléctrica.

Recuerda que si las posibilidades de éxito son del 50%, las de fracasar son del 75%

Si antes de automatizar no hemos resuelto los problemas, tendremos problemas automáticos

¿Cuantos almacenes tener?

Depende de donde estén los clientes, pero a mas almacenes, mas costes fijos          (Stocks, edificios, personal, estanterías, administración, etc.), sin embargo al haber un solo almacén hay más gastos variables, (transporte).

Saludos

Luis Perona

¿Qué es exactamente la Logística?

Podríamos decir que es:

EL PRODUCTO ADECUADO EN EL LUGAR INDICADO EN EL PLAZO ACORDADO  AL MENOR COSTE POSIBLE.

Para que esto sea posible necesitamos tener uno o varios almacenes

¿Cuáles son los objetivos del almacén?

1º-Minimizar los movimientos y el tiempo empleado en la preparación.

2º-La optimización de transporte, por medio de por ejemplo remontar la carga, así como definir el peso máximo y  las dimensiones del pallet para optimizar la carga en el camión así como para el uso de las estanterías.

3º-Eliminar stock superfluos, como los que puede haber en almacenes regionales, depósitos, stock en consigna, etc.

4º-Evaluar los costes por conceptos en porcentajes de almacenaje, administración,  manipulación, transporte, informática, seguridad, etc.

En el siguiente capítulo hablaremos de los tipos de almacenes.

Saludos

Luis Perona

Decisiones

Cuando te enfrentes a una decisión importante no dejes que la emociones te nublen el juicio, crea un sistema para evaluar las ventajas y desventajas de forma analítica

Nunca subestimes a las personas, puede que tengan un primo que sea de la mafia como le paso a cierto vendedor de coches, el cual vendió un timo de coche a un primo de un mafioso y al día siguiente recibió a unos personajes poco recomendables, por tanto se educado siempre con todo el mundo

En tratos de negocios es muy importante saber escuchar ya que te permite recabar información muy importante antes de tomar decisiones

Habla la mitad de lo que escuches, deja que haya silencio durante algunos segundos para que la otra persona hable.

Reduce al mínimo las posibilidades de fracasar aprovechando tus puntos fuertes y delegando las tareas que no se te dan bien

Pregúntate, ¿que puedo delegar?

Ten tu negocio bajo control y no dejes que sea él quien te controle, no confundas trabajo duro con energías malgastadas.

Pregúntate,  ¿en qué pierdo el tiempo que no tengo? ¿A quién se lo puedo pasar?

Saludos

Luis Perona

Cambio

El cambio tiene que ser inmediato

Dejar de fumar ya, no dentro de un año o poco a poco

Lo que no cambiemos ahora, no lo podremos cambiar nunca

Hay que utilizar el entusiasmo inicial para efectuar los cambios

Todo lo que puedes hacer o sueñas que puedes hacer, empiézalo. Goethe

Equipos

Reglas:

1º Cambiar el yo por el nosotros

2º El éxito se consigue por el esfuerzo de todos

3º Agradezcamos públicamente cualquier contribución por pequeña que sea y aunque no sea evidente.

La mejor manera de conseguir los objetivos es comprometernos con ellos ahora y desde el fondo del corazón

Saludos

Luis Perona

Innovación

La innovación consiste en aplicar una idea para satisfacer una necesidad de los consumidores, que no está ni articulada ni satisfecha.

Los clientes tienen una necesidad pero no la han expresado, nos anticiparemos a ella

Ahí es donde está la oportunidad de liderazgo y por tanto de negocio

La innovación no es inventar sino descubrir soluciones que ya están inventadas, es una manera diferente de mirar e interpretar la realidad.

Mis clientes querían un caballo más rápido, no un coche: Henry Ford

La innovación es riesgo, no se puede construir sobre pruebas sino sobre pistas, las cosas que ya están probadas ya las conoce todo el mundo

Copiemos todo lo que hagan otros que nos sea de utilidad, pero eso si, sin pasarnos.

Hay que hablar mucho con los clientes para captar el matiz, cuando llegamos a tener la misma perspectiva que el consumidor es cuando podemos hallar innovaciones, es decir soluciones para necesidades que no han sido encontradas o que los clientes no han sabido expresar

Las soluciones suelen ser sencillas

Se suelen encontrar preguntando, ¿en el fondo que queremos?

¿Que estamos buscando?

¿Cual es el autentico problema?

¿Es lean una necesidad para las empresas de logística?

Saludos
Luis Perona

La fórmula ganadora

(Compromiso x Equilibrio) Elevado a Talento

Si hay igual compromiso y equilibrio, el factor que define al ganador es el talento

¿Tenemos suficiente talento?

¿Podemos formarlo?

¿Cual es el grado de compromiso del grupo?

¿Es autentico e interior?

Como en el futbol, este es un juego de errores, el que menos cometa gana

¿Como minimizarlos?

El líder tiene que adaptarse a las características del grupo y no al revés

La fórmula para dirigirlo debe cambiar según cambia el grupo

¿Haz un grafico de compromiso vs talento, donde estamos?

Antes de contratar a alguien hay que evaluar:

El talento. (Capacidad técnica)

Actitud y compromiso. (Buscar los antecedentes, my space, facebook)

Sus posibilidades de encaje en el equipo.

Saludos

Luis Perona

Clientes

He aquí algunas preguntas que debemos hacernos respecto a los clientes, para poder tener exito.

¿Sabemos que quieren los clientes?

¿Hablamos con ellos? ¿Cuanto?

¿Hablamos con la gente de ventas? ¿Con que frecuencia?

¿Sabemos que ofrece la competencia?

¿Quien lo mira? ¿Cuando? ¿Con que frecuencia?

¿En qué tenemos que invertir para ser mejores que ellos?

El único trabajo que no hay que ahorrar es el de hacer el esfuerzo de conocer y comprenderlo en todos sus detalles, en la máxima profundidad

Debemos conocer a los potenciales clientes, las necesidades que queremos cubrir, contra quien competimos y como, cual es el tamaño del mercado hoy y en el futuro, con que proveedores podemos contar y que normativa hay que respetar

Entender no que producto quiere el cliente, sino que necesidades tiene que satisfacer para poder ofrecérsela nosotros

¿Como se gana dinero en este negocio? ¿Quien gana dinero? ¿Que parte de la cadena de valor se lo queda?

Ahí es donde debemos participar

Estudiemos a los competidores, ¿que les hace ganar o perder?

Saludos

Luis Perona

Valore a las personas a partir de sus cualidades

La evaluación del rendimiento de un trabajador empieza con una declaración de las contribuciones más importantes esperadas de esa persona en su puesto de trabajo anterior y en el actual, y con un registro del rendimiento comparado con estos objetivos

A continuación plantéate las siguientes seis preguntas :

1) «¿Qué ha hecho bien hasta ahora?»

2) «En consecuencia, ¿qué acciones es probable que pueda hacer bien?»

3) «¿Qué debería aprender para poder aprovechar al máximo sus cualidades ?»

4) «Si yo tuviera un hijo o una hija, ¿me gustaría que trabajara a las órdenes de esta persona?

5) «Si la respuesta es sí, ¿por qué?»

6) «Si la respuesta es no, ¿por qué?»

Rasgos del carácter

«... amplía tu definición de "persona adecuada" para centrarla más en los atributos del carácter y menos en el conocimiento especializado.

Todas las personas pueden aprender habilidades y adquirir conocimientos, pero no pueden adquirir los rasgos esenciales del carácter que les convertirán en las personas adecuadas para tu organización.»

Cuando la tierra era el recurso principal las naciones batallaban por ella, ahora el recurso es el talento, pelea por ello

Saludos
Luis Perona

¿Cuánto se tarda en saber si se ha contratado a la persona ideal?

«Normalmente en cuestión de un año —y, definitivamente, al cabo de dos— ya es posible apreciar si alguien consigue los resultados esperados...

No te martirices a tí mismo si algunas veces no contratas a la persona ideal para un puesto.

Simplemente debes recordar que eres tu quien debe remediar el error. »

Primero quién... después qué

«Cuando sepas que debes realizar un cambio de personal, actúa.

(Corolario: en primer lugar debes asegurarte de que no tengas a nadie en la silla equivocada.)»

Saludos

Luis Perona

Responsabilidad

El ejecutivo debe aceptar la responsabilidad por todos los nombramientos de personal que terminen en un fracaso. Echar la culpa a la persona que no rinde es una evasión de la responsabilidad. El ejecutivo cometió un error al seleccionar a esta persona concreta.

1.     El ejecutivo debe asumir la responsabilidad de todos los fracasos de los miembros de su equipo.

2. El ejecutivo tiene la obligación de retirar a la gente que no rinde.

3. El hecho de que una persona no rinda en su puesto no significa que sea un mal trabajador que la organización debe despedir.

4. El ejecutivo debe tomar las decisiones correctas en relación con el personal para cada uno de los puestos que están bajo su 'responsabilidad.

5. Es mejor poner a los nuevos en un cargo consolidado en el que se conozcan las expectativas y donde puedan tener ayuda.

«El soldado tiene el derecho de tener a un sargento competente.»

Saludos

Luis Perona

Jack Welch, test para contratar a gente:

Este es un resumen de lo que indica Jack Welch (CEO de General Electric) para contratar a gente en su libro Winning.

Caracteristicas necesarias:

Integridad.

La gente integra dice la verdad, y mantienen su palabra, asumen su responsabilidad por acciones pasadas, admiten errores y los resuelven. Conocen las normas de su pais, industria y empresa (la letra y el espiritu). Buscan ganar cumpliendo las normas.

Preguntate, ¿la persona que entrevisto parece que está actuando ? ¿O parece real? ¿Admite sus errores?

Inteligencia.

Esto no significa que tenga que tener unas calificaciones excelentes, pero ¿tiene curiosidad? La gente inteligente viene de cualquier escuela,

Madurez.

La gente madura respeta las emociones de otros, se la ve confiada pero no arrogante.

La gente madura tiene sentido del humor especialmente sobre si mismos.

Energia.

La gente con energia normalmente es extrovertida y optimista. Hacen conversaciones y amigos facilmente. Empiezan el dia con entusiasmo y normalmente lo acaban de la misma manera. No se quejan por el trabajo duro, les gusta trabajar y jugar. La gente con energia ama la vida.

La gente que transmite energia puede inspirar a otros para conseguir lo imposible. Para hacer esto tienen que conocer el negocio profundamente y utilizan la persuasion para mover a otros.

La tercera clave es el coraje para tomar decisiones. Algunos miran todos los angulos antes de tomar una decision, no la toman si no hay estudiado todos y cada uno de los flecos. Esa gente indecisa mantiene a sus empresas en el limbo, hay que decidir y tomar accion.

La cuarta clave es Ejecutar. Hay que valorar si la persona ejecuta las acciones de forma rapida.

La ultima clave es la pasion. La gente con pasion quiere aprender y crecer, y le encanta estar rodeado de gente parecida.

Cuando vayas a seleccionar a un candidato asegurate de que le entrevistan varias personas, no solo una.

Cuando presentes el trabajo, hazlo explicando el peor de los casos posibles, si el candidato dice que si a todo, es que este es el unico trabajo que tiene.

Algo que nos debe impresionar es si el candidato nos pregunta, ¿En cuanto tiempo espera que se consigan los resultados? ¿Tengo la gente necesaria para conseguirlo? Quedese mas impresionado si le preguntan por los valores de la compañía.

Saludos

Luis Perona