KPI ¿y eso que es?

Hace unos días, un amigo me preguntaba donde podía conseguir un curso sobre KPI´s ya que era algo que cada vez mas le pedían en las entrevistas de trabajo.

Le explique que no existen cursos (al menos que yo sepa) sobre KPI´s ya que los KPI´s son una forma de verificar las diferentes métricas que utilizan las empresas para conseguir sus objetivos.

KPI significa Key Performance Indicators o indicadores clave de rendimiento en castellano.

Donde mas se utilizan los KPI es en las evaluaciones de calidad ya que son métricas que verifican los responsables de calidad para ver si la empresa esta haciendo lo correcto para conseguir los objetivos propuestos.

¿Qué tipos de KPI´s existen?

Pues la respuesta es que hay tantos como empresas, ya que cada empresa define sus objetivos, pero para intentar concretar un poco podemos dividirlos en áreas.

Por ejemplo para los logísticos, los KPI´s mas importantes son los relacionados con:

1º Entregas en la fecha comprometida también conocido como Scheduled Ship Date (SSD)o fecha de envio comprometida.

Así, si nuestro objetivo es entregar el 98% en fecha podemos analizar cada mes, semana o día como estamos entregando.

2º Otro método es las entregas en las fecha solicitada por el cliente o Customer Request Date (CRD), muy importante para ver si realmente cumplimos con lo que pide nuestro cliente.

En uno de mis clientes, el SSD era del 98% pero el CRD era del 50%, así que ellos pensaban que lo hacían muy bien pero los clientes no tenían la misma idea.

Lo ideal seria empezar a verificar las causas de esos errores según su origen, falta de materiales, envíos incorrectos, error del cliente al pedir el producto, etc, para poner las acciones preventivas y correctivas en marcha

3º Otro Kpi para los logísticos es la fiabilidad del inventario también conocida como Cycle Count o recuento cíclico, en este caso tenemos que contar los productos del almacén cada día para ver si realmente el inventario es correcto.

Lo hacemos dividiendo los artículos según la clasificación ABC (A máxima rotación, B media y C mínima) y contando el doble de veces los A que los B y los B el doble que los C.

Así si los A los contamos 12 veces al mes, los B 6 veces al mes y los C 4 veces al mes estaremos siguiendo el orden correcto (22 dias laborales=22 articulos contados). La idea es que no tiene sentido contar muchas veces los productos con poco movimiento ya que no se mueven, pero en los que hay mucho movimiento suele haber errores y por tanto diferencias de inventario.

El KPI del inventario debemos verificarlo no solo en base a la cantidad de unidades sino también tomando en cuenta el valor de inventario, porque no es lo mismo que falte una unidad de valor 1€ que una de valor 100.000€

Para los responsables de calidad, el principal KPI es los defectos y reclamaciones de clientes.

En una planta de producción los defectos se suelen medir en PPM o partes por millón, ya que si medimos en porcentaje, la cantidad de errores es muy superior que si lo hacemos en partes por millón.

La forma de hacerlo es tan sencilla como hacer una regla de tres elevando la cantidad a 1 millón.

Por ejemplo si tenemos 700 envíos y 3 errores el % de fiabilidad es de 99.6% que parece un porcentaje muy bueno pero si lo elevamos a un millón (3x 1.000.000/700) nos da la cantidad de 4.285 errores.

Si por cada millón de vehículos que vende una empresa hubiera 4.285 accidentes mortales por defectos del vehículo, el fabricante tendría que cerrar la planta.

Además al trabajar con PPM´s podemos comparar la fiabilidad de plantas o de maquinas aunque no tengan la misma capacidad de producción, ya que todas las vamos a elevar a un millón.

Ahora esos defectos tenemos que agruparlos por cada causa principal para analizarlos y un buen sistema es el AMFE del que ya tenéis ejemplos en este blog.

KPI´s para los financieros son los volúmenes de venta con relación al objetivo fijado a primero de año, el nivel de costes con respecto al objetivo, el movimiento del flujo de caja, etc.

En especial a mi me gusta poner KPI´s relacionados con lean, como las matrices de formación (para saber que operarios tienen que aprender y cuando esta previsto), las de rendimiento (para comparar la productividad y calidad de los operarios), las de competencia de secciones por las 5S (para ver que sección es mas limpia y ordenada), etc.

Como veis hay tantos KPI´s como empresas, pero estos suelen ser los mas habituales.

Lo ideal es que pongáis a vuestra gente no mas de 3 KPI´s para empezar, ya que si hay demasiados la gente se siente agobiada y no sabe que tiene que hacer, por tanto 3 KPI´s que se cumplan habitualmente es lo ideal para empezar.

Tenéis mas información sobre KPI´s en mi libro ExceLEANcia, este es el link: https://www.createspace.com/5280768

Saludos.

Luis Perona