Compras o almacén, ¿Quién gana?

Hace algún tiempo estuve con un cliente que tenía un problema serio, una gran desconexión entre el departamento de compras y el de logística o almacén.

El tema es muy importante porque dentro del marco de reducción de costes en los que cualquier empresa se ve sometida en la actualidad, reducir el capital circulante se ha convertido en un elemento clave.

Por ello la relación entre compras y almacén debe ser lo más fluida y colaboradora posible, ya que en el mundo del aprovisionamiento y la gestión de los stocks, uno de los factores que determinan el aumento del stock y por tanto el sobre coste para la empresa depende de cómo se compre.

En el caso de mi cliente, se producía que el departamento de compras compraba por precio (como todos) pero no tenía mucho en cuenta el tiempo que se tardaría en consumir ese producto.

El sistema estaba viciado desde hacía tiempo ya que parte de los bonos del responsable de compras dependía del precio que obtenía por unidad y no incluía la cantidad de stock que existía, ese era un problema del almacén.

Como podéis imaginar al responsable de compras no le importaba mucho si el producto acumulaba telarañas en el almacén ya que ese no era un tema suyo, él estaba satisfecho con comprar barato.

Nos costó bastante hacerle entender como la forma de comprar afectaba y mucho al capital circulante de la empresa y el dinero que quedaba en caja.

Por decirlo en términos prácticos, si el compraba clavos a 0,1€ por unidad, podía ser muy buen precio, pero si teníamos clavos para 2 años, estábamos tirando dinero durante al menos 23 meses, ya que necesitábamos solo para un mes, por tanto era mejor pedir menos cantidad y gastar menos cada mes.

Otro tema implicado era el forecast o previsión de ventas, ya que esto afecta y mucho al nivel de stock que tenemos y el coste del mismo.

Sin embargo hay otro tema importante, y es como pedimos según las unidades logísticas, o llamadas en ingles SKU (Stock Keeping Units).

No es lo mismo pedir una caja de 30 unidades, un pallet de 10 cajas o un contenedor completo que contenga 30 pallets o más.

Los proveedores tienden a ofrecer descuentos por volumen y eso es lo que aprovechan los responsables de compras para bajar el precio unitario.

Es decir si compro un contenedor el precio unitario será mucho más bajo que si compramos la caja de 30 unidades.

¿Cómo lograr el equilibrio? Aquí entra la dirección general que tiene que crear un sistema de cooperación entre ventas (para que de su previsión REAL de ventas), logística o almacén (para que indique donde tenemos demasiado o poco stock) y compras (para que presione a los proveedores para lograr el mejor coste para el stock que realmente necesitamos).

Y digo que es imprescindible que la dirección general entre en este tema, porque si no, los bonos anuales, y las presiones de ventas, finanzas, producción, etc., impedirán que exista el acuerdo.

En muchas empresas he visto el mismo problema, y se repite en el tiempo, ya que cada año se quieren poner objetivos ambiciosos y a final de año nos encontramos con que tenemos un exceso de stock enorme y que se convierte en obsoleto.

Depende de nosotros pero si queremos aplicar lean para reducir costes (y tener más cash flow) no nos queda otra que cambiar los procesos y los sistemas de incentivos para que lleguemos al objetivo común que es comprar lo que se necesita, cuando se necesita y al menor precio posible.

Por cierto, reuniones mensuales o incluso semanales para hacer seguimiento del coste del stock, es más que recomendable.

No es fácil, pero es que si lo fuera todo el mundo lo haría, ¿verdad?

Recordad, Lean es sencillo pero no fácil.

Saludos

Luis Perona