No mejores el proceso, elimínalo.

Una de las situaciones que nos encontramos muchas veces en los talleres kaizen es que queremos mejorar un proceso, lo cual esta muy bien, y lo seguimos mejorando y mejorando y eliminando muda.

Sin embargo, una de las preguntas que no nos hacemos es:

¿Tiene sentido ese proceso?

Porque digo esto? Porque muchas veces lleva muchísimo tiempo y esfuerzo de análisis, mejorar un proceso a través del kaizen, y quizás todo ese tiempo y esfuerzo es realmente muda, porque el proceso no es necesario, es simplemente algo que hemos realizado durante mucho tiempo y nadie se ha planteado para que lo hacemos o si tiene sentido.

Muchos de esos procesos son de verificación, o control, y se pueden eliminar utilizando la tecnología.

Por ejemplo, en una de las empresas que asesoramos, los operarios tenían que rellenar un parte de trabajo por cada una de las piezas que moldeaban, indicando el modelo, numero de serie, y trabajo realizado.

Además tenían que rellenar una tarjeta que iba con el producto donde se indicaba toda la trazabilidad de los operarios que la habían manipulado durante todos sus procesos.

En teoría, estaba bien, para tener un control sobre la productividad del personal (el parte de trabajo) y para demostrar al cliente nuestra trazabilidad con los números de operario que había manipulado su producto.

Pero la pregunta clave era:

-¿Porque hacemos ese proceso?

Lo pregunté a los responsables, y me dijeron que era necesario.

-¿Porque? Volví a preguntar.

-Pues porque necesitamos saber que hacen los operarios, me respondieron.

-¿Cuantas veces hemos revisado en los últimos 6 meses la productividad de los operarios?

Después de un silencio sepulcral, me contestaron: -ninguna.

-¿Quien pide esa información? ¿Y con que frecuencia?

-Nuevo silencio….. Nadie, y no recuerdo cuando fue la ultima vez que alguien lo pidió.

-Perfecto. Entonces si quitamos el parte de trabajo, durante una semana, no habrá ningún problema, ¿verdad?

-Supongo que no, ok eliminémoslo.

-Ahora vamos a la trazabilidad. ¿Habéis hablado con algún cliente, y le habéis preguntado que hacen con la tarjeta que va con el producto?

-Otra vez nuevo silencio…… Pues no, no hemos preguntado.

-Ok, preguntad y después de una semana, decidimos.

Pasada una semana, llegó la respuesta demoledora. Los clientes la tiran, nadie sabe para que sirve.

Entonces, uno de los responsables, dijo:

-Pero si un cliente tiene una reclamación necesitamos saber la trazabilidad, y quien ha manipulado el producto, es parte de la ISO 9001.

-Correcto, le dije. Solo una pregunta, al realizar las diferentes funciones, los operarios meten en el ordenador la confirmación de moldeo, de montaje, o de embalaje, ¿verdad?

-Si, claro, sino el producto no aparece como terminado en el ordenador.

-Pues ya sabes quien ha manipulado el producto para las normas de calidad, ¿verdad?

-Es cierto no habíamos pensado en ello.

-Pues ya esta, elimina los dos procesos, y ahorra tiempo.

Es solo un ejemplo sencillo, pero estoy seguro de que en tu empresa se hacen muchas cosas solo porque siempre se han hecho así y porque no nos hemos parado a pensar porque lo hacemos. Examínalas, y hazte las mismas preguntas, quizás puedas eliminar esos procesos, en lugar de querer mejorarlos.

Tenéis mas información sobre Kaizen en mi libro ExceLEANcia, este es el enlace:

https://www.createspace.com/5280768

Saludos.

Luis Perona.