ERP y Lean, ¿compatibles?

Esta es una de las preguntas habituales cuando empezamos a trabajar en flujo con un sistema kanban, ya que lo que el ERP pide es completamente distinto de lo que piden las tarjetas kanban.

Por tanto, ¿son compatibles?

Para responderte, tienes que tener en cuenta que el ERP es un proceso de planificación de materiales que usa cantidades de pedido económico (EOQ Economic Order Quantities).

A este sistema también se le llama planificación en batch, y es que la clave de todo esto es el sistema de planificación de materiales o MRP (Material Requeriment Planning), y ¿por que en batch?. Porque desde los tiempos de la producción en cadena, se ha fabricado en lotes económicos o batchs.

¿Podemos trabajar con el ERP y Lean?

Hay 3 razones por las que esto no es posible.

1º El ERP, trabaja en lotes, lo que se le llama lote económico, que normalmente se basa en la cantidad necesaria para fabricar de modo que las maquinas estén amortizadas y tengamos un stock suficiente para atender las demandas “previstas” del cliente.

Como sabes, las demandas “planificadas” se parecen a la realidad, lo mismo que un huevo a una castaña, teniendo excesos de inventario o roturas del mismo, por lo que este tipo de planificación, no es muy lean que digamos.

2º Al planificar la demanda del cliente, en base a históricos, previsiones de ventas (forecast), etc., nos va a suceder continuamente que el inventario aumentará mucho, por lo que tendremos que reducir los lotes (batchs) de producción, creando un nuevo plan de producción.

Esto de crear nuevos planes de producción cada dos por tres, no es nada lean, ya que lean se basa en estandarizar los procesos y reducir el muda o desperdicio, cosa muy complicada si los planes cambian constantemente.

Esto afecta sobre todo a los cambios de producción o change over, donde hay que modificar utillajes y piezas para fabricar nuevas ordenes. Cuanto mas cambios, mas lentitud en la producción, mas probabilidad de errores y defectos, a no ser que se haya hecho un gran trabajo de SMED (Single minute Exchange of Dies, cambio de utillajes en un minuto), cosa poco habitual en las empresas que basan su producción en ERP y no en las técnicas lean que buscan producir en flujo continuo.

3º La lógica de los lotes se basa en los objetivos de inventario para calcular las necesidades de producción, y esos objetivos de inventario se basan en las previsiones de ventas.

La pregunta que debes hacerte es:

¿Son las previsiones de ventas muy diferentes de las ventas cada mes?

¿Tenemos un inventario físico que no cuadra con lo que dice el ordenador?

Debido a ese descuadre de inventario, ¿tenemos que volver a programar las ordenes de producción?

Si la respuesta es si, ya sabes que no tiene sentido utilizar un ERP para una planificación lean.

Y es que las previsiones son solo eso previsiones, no son realidades que se van a cumplir inexorablemente. Y los promedios para los cálculos del ERP son solo eso promedios, cosas que no pasan en el mundo real.

Te recuerdo la historia del promedio del restaurante, me invitas a comer y yo me como un pollo entero y tu ninguno, pero la cuenta la pagamos a medias, porque el promedio dice que nos hemos comido la mitad cada uno.

Absurdo, ¿verdad?. Pues lo mismo pasa con nuestro querido ERP y sus promedios y previsiones.

Nunca se pueden cumplir, porque nadie puede prever el futuro.

Sin embargo algunos dirán que los ERP modernos son mucho mas rápidos y calculan mejor las cantidades, y eso es cierto, pero sirve igual que si quieres calcular con decimales el promedio de la cuenta del pollo que nos hemos comido (bueno me lo he comido yo), puedes calcularlo en nano segundos, y con 5.000 decimales, pero sigue siendo un promedio erróneo. No sirve para la vida real.

¿Y cual es la realidad de los responsables de planificación de materiales? Que se convierten en bomberos que tienen que estar apagando incendios constantemente, incendios de ventas por roturas de stock, o por entregas fuera de fecha. Incendios de los financieros porque el inventario no cuadra o las maquinas producen menos de lo previsto. Y finalmente incendios con la dirección general que no entiende porque con un ERP tan caro, tenemos tantos problemas.

Entonces, ¿qué opción te queda? ¿El suicidio?

No, lo que hace lean según aprendió de Toyota es nivelar la producción, y se basa en varias herramientas, como las tarjetas kanban, la estandarización de procesos, las celdas en U para optimizar los recursos humanos y de maquinaria, el Jidoka para no producir con defectos, los SMED para reducir los tiempos de cambio, y el kaizen para mejorar los procesos constantemente.

Tenéis información sobre todos ellos en mi libro ExceLEANcia, este es el enlace:

https://www.createspace.com/5280768

Saludos.

Luis Perona.