¿Qué es un one to one?

Uno de los problemas habituales en las empresas es que la dirección tiene una idea de lo que hay que hacer y los empleados suelen tener otra completamente distinta.

Por tanto la pregunta es:

¿Cuál es el problema que tu empresa (o tu departamento) intenta resolver?

En lean se habla del Hoshin Kanri (Hoshin en japonés significa metal brillante; brújula o simplemente señalar una dirección; mientras que Kanri significa administración o control) creado en Japón en 1950 como herramienta para:

Enfocar a toda la organización en la meta en común

Expresar esta meta claramente a los lideres de cada departamento

Traducir esta meta en objetivos SMART para que los operarios puedan cumplirlos.

Hacer el seguimiento de esos objetivos y comprobar periódicamente el cumplimiento de los mismos.

Quizás en una pequeña empresa esto parece demasiado complicado, por tanto, tenemos que definir cual es la diferencia entre lo que la dirección entiende que hay que hacer y lo que los empleados entienden.

¿Como se hace?

Primero tenemos que saber que entienden los empleados que hay que hacer.

Parece una tontería pero en muchas empresas pequeñas hay mas trabajo que personas y las personas se enfocan en hacer su trabajo y no en pararse a pensar si eso es lo mejor.

Es similar a aquel grupo de leñadores que estaban cortando leña y el jefe se subió a la copa del árbol para ver donde estaban, y les dijo: ¡Parad, estamos en el bosque equivocado!

 A lo que los empleados respondieron: ¡No podemos parar, tenemos demasiado trabajo!.

Por tanto hay que asegurarse de que lo que están haciendo es lo que la dirección ha decidido que hay que hacer.

Esto exige que el jefe se siente con cada uno de ellos y hable particularmente de lo que están haciendo, preguntándoles cuales creen ellos que son las prioridades, los objetivos de la empresa.

Claro esto lleva tiempo y no lo tenemos, pero es que sino lo hacemos, de lo que podemos estar seguros es de que tendremos problemas serios en el futuro.

Es parecido a tener un coche y no cambiarle nunca el aceite porque no tenemos tiempo de ir al taller, mas temprano que tarde tendremos que llevarlo al taller, pero no a cambiar el aceite sino a reparar el motor. Y nos acordaremos al ver el importe de la factura de lo importante que es cambiar el aceite a tiempo.

Una técnica sencilla es la que los americanos llaman one to one, o reuniones uno a uno.

En una de las empresas en las que estuve, tenia un one to one con los responsables cada mes, y no te imaginas la cantidad de problemas y errores que pudimos evitar.

Esta es una reunión sin orden del día, en la que básicamente como responsable le preguntas a tu empleado, o supervisor, como se encuentra en la empresa, que necesita, como le puedes ayudar, que preguntas o sugerencias tiene, o que cosas no entiende porque las estamos  haciendo.

Otra parte del 1 to 1 es explicarle a la persona lo que realmente esperas de ella y como estas viendo su rendimiento. Se amable y agradable, pero di la verdad, si no lo esta haciendo bien, díselo y ofrécele tu ayuda.

Además define con ella, objetivos SMART (eSpecíficos, Medibles, Alcanzables, Realistas y con un Tiempo definido) que se puedan evaluar, para que sepa que los vas a revisar en el próximo one to one con ella. Así sabrá que estas decidido a evaluar su rendimiento y no podrá excusarse con el típico yo no sabia.

Parece una perdida de tiempo según algunos, pero puedes apostar que el tiempo que no dediques a formación lo pagarás en reclamaciones. Y serán urgentes.

Hacer one to one te puede llevar media hora, si haces uno por semana habrás “gastado” 2 horas al mes, pero en 3 meses habrás hablado con todos los responsables directos que tengas y te aseguro que te lo agradecerán.

Una cosa que no se te olvide, después del one to one, envíale un correo explicando lo que habéis hablado y el seguimiento que se haya acordado, y si estas contento con el trabajo hecho, se generoso en el elogio. Ten en cuenta que estas hablando (o escribiendo en este caso) con personas y las personas somos emocionales y nos gustan los elogios cuando lo hacemos bien.

Es una pequeña herramienta pero que da muy buen resultado, por tanto animo y utilízala, estoy seguro de que te sorprenderán los resultados.

Tenéis mas información sobre herramientas lean en mi libro ExceLEANcia, este es el enlace. https://www.createspace.com/5280768

Éxito.

Luis Perona