¿Cómo empezar con el trabajo estandarizado?

No puede haber kaizen sin estandar, es una frase típica de lean,  pero la pregunta es ¿como empezar con el trabajo estandarizado?

Algunas empresas han intentado poner en papel todos los procesos que se realizan, pero esto suele ser un trabajo tremendo que no se suele utilizar y que se queda obsoleto pocas semanas o meses después.

Por tanto,  ¿como empezar? Una buena forma es ponerse en los zapatos del operario e intentar ver las cosas con sus ojos.

¿Como?

¿Que puede arruinar el día de trabajo de un operario?

Básicamente 2 cosas, reclamaciones de clientes o reclamaciones de su encargado por errores detectados en su trabajo.

Por tanto si queremos estandarizar tenemos que fijarnos en aquellas cosas que se pueden convertir en reclamaciones, bien internas de las siguientes etapas del proceso o bien del cliente.

Uno de mis clientes creó unas instrucciones de trabajo muy eficaces mostrando en un diagrama A3 tres columnas:

La 1ª con el flujo de información y materiales en un diagrama de flujo (de donde viene, que se hace y a donde va).

La 2ª con una secuencia de fotos de cómo son las piezas antes de empezar el proceso, como son durante el proceso y como son al terminar

La 3ª columna indica los posibles problemas que crearían reclamaciones del siguiente proceso o del cliente con fotos y pequeños mensajes que dicen “Cuidado con…”, “fíjate en…”  “ten especial atención a….” Además si explicas el resultado es mucho mejor con frases como “porque puede pasar que….” o “el cliente puede quejarse de….”

Sencillo, fácil y visual.

Si nos fijamos en estos puntos seguramente reduciremos los problemas, pero la pregunta ahora es ¿y como hacemos el kaizen?

Pues bien si tenemos un proceso estandarizado podemos ver que pasos se pueden facilitar, hacer mas rápidamente o simplemente eliminar.

Al hacer esto y centrarnos en los pasos que aparecen en el diagrama de flujo y en los problemas que pueden originar reclamaciones podemos ver que pasos podemos mejorar, o cambiar.

¿Cual es el desafío? Verificar que los operarios hacen las cosas como se indican en el proceso estándar.

¿Quien tiene que hacerlo? Sin duda el supervisor o encargado.

Ese es su trabajo, verificar que los operarios realmente hacen lo que figura en los procedimientos de trabajo y no otra cosa distinta.

Una forma de hacerlo es pedirle que verifique a cada empleado al menos durante 20 minutos al día, eso le permitirá verificar que hacen lo correcto y en caso de que no lo hagan enseñarles como hacerlo.

Lamentablemente eso no les apetece mucho a los supervisores, que se dedican a estar en su mesa verificando números en el ordenador.

Pero si quieres que las cosas se hagan tienes que ir al gemba y ver que pasa, es la única forma, aunque no es la mas cómoda.

La clave para hacerlo fácil es que el supervisor y sus operarios verifiquen como simplificar el proceso para que los puntos clave que pueden estropear el producto y crear reclamaciones se reduzcan al máximo (3 o 4 puntos clave)

Si se hace esto se conseguirá matar 2 pájaros de un tiro, reducir la cantidad de procedimientos escritos y realizar kaizen que permitan reducir los tiempos y el coste de cada operación.

Ya sabes es sencillo pero no fácil, ya que hay que cambiar la tendencia de “aquí siempre lo hemos hecho así”

Tu decides puedes pagar por realizar estos cambios ahora y pagar después en reclamaciones.

Saludos.

Luis Perona

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