Las cosas no se hacen si nadie las hace W.W.W.

Hace algunos años cuando estudiaba, un profesor comentó esta frase y me pareció una cosa de sentido común, sin embargo cuanto mas trabajas con personas te das cuenta de la razón que tenia ese profesor.

Estoy trabajando con un par de clientes y ambos tienen el mismo problema, si no se asignan las acciones con nombre y apellido, y con fecha limite, no se hace nada.

Se asiste a reuniones donde se discuten los temas, se habla, se decide y después la gente se va y no lleva una lista de las cosas que tienen que hacer, por lo que como te puedes imaginar, en la siguiente reunión se tienen que volver a discutir los mismos temas, ya que no se ha hecho lo previsto.

Para evitar estos problemas existe la regla WWW, que no tiene nada que ver con internet, mas bien significa What, Who, When o en castellano, Que, Quien, Cuando.

Si al estar en una reunión o un proyecto no se termina resumiendo Que hay que hacer, Quien lo tiene que hacer y Cuando lo tiene que hacer, ya sabes que esa reunión ha sido una perdida de tiempo para todos.

La ultima parte de esa regla es la que tiene que llevar a cabo el líder de la reunión y es definir como se va a hacer el seguimiento (quien y cuando).

De ese modo todo el mundo sabe lo que tiene que hacer, cuando lo tiene que hacer y quien y cuando le va a preguntar el estado de la acción.

Parece milagroso pero cuando las reuniones se establecen de esta forma y se hace el seguimiento de las acciones pendientes como primer punto del día, las cosas se terminan en tiempo record.

Así que ya sabes si quieres que las cosas se hagan, recuerda incluir WWW

Saludos.

Luis Perona

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Es sencillo pero no fácil.

He estado últimamente con 2 clientes en 2 proyectos totalmente distintos, pero lo curioso es que ambos quieren aplicar las herramientas lean, y a primera vista les parecía que no son cosas muy complicadas, mas bien sencillas.

Y es cierto, las herramientas lean (5S, kanban, heijunka, flujo, pull, kaizen, etc) no son difíciles de entender, ni de aplicar, de hecho parecen de sentido común, por tanto parecen sencillas.

Sin embargo el problema es que las cosas de sentido común no las solemos hacer, un ejemplo claro lo tenemos después de que unos chicos han estado de botellón, ¿cómo queda la calle? Hecha un desastre, sin embargo por sentido común ellos tendrían que recoger sus desperdicios, ya que si no lo hacen, lo tendrán que hacer los barrenderos que todos pagamos, entre esos todos los que han hecho el botellón y sus padres.

O el mismo caso lo vemos en las imprudencias que han originado los incendios de este verano, eran cosas de sentido común.

Pues volviendo al sentido común, cuando empezamos a ver lo que hay que hacer en cosas tan sencillas como aplicar las 5S nos damos cuenta de que ponerlo en marcha no es fácil ya que hay que cambiar hábitos de muchos años y empezar a cambiar con disciplina diaria.

Lo mismo ocurre si queremos trabajar en pull con un supermercado y kanban, ahora nos damos cuenta de que no podemos tener exceso de stock, de que tenemos que verificar los picos y valles del aprovisionamiento, etc, y eso cuesta tiempo y esfuerzo, de nuevo es sencillo pero no fácil.

Si os acordáis en el ejemplo típico de lean en el que se ve un barco navegando y rocas debajo, si no quitamos las rocas no podemos bajar el nivel del agua y ahorrar dinero. Pero es que quitar las rocas cuesta esfuerzo, ¿verdad?

Esa es la clave de lean, la constancia, seguir siempre aplicando las herramientas, los conceptos y como dice un amigo mío REPETIR, REPETIR Y REPETIR.

Saludos y éxito para aplicar las cosas sencillas pero no fáciles.

Luis Perona.

Si tenéis dudas o preguntas poneos en contacto con nosotros en info@excelean.com

Pregunta de Miriam sobre VSM en servicios

Hola Miriam:

Gracias por tus comentarios, siempre es agradable que otros valoren el trabajo hecho.

En relación a tus preguntas te indico:

1º El mapa de flujo debe empezar siempre por el cliente, pero no por el principio sino por el final. 

Como el mapa de flujo hay que hacerlo en la planta, se empieza por el ultimo proceso (normalmente expediciones) antes de llegar al cliente y vamos retrocediendo a fin de ver que pasa en los anteriores procesos.

La ventaja de hacerlo así es que te permite ver productos físicos y contabilizar el material en proceso y el tiempo real empleado.

Si lo hicieras al revés empezando por el cliente y siguiendo proceso a proceso te darías cuenta de que hay múltiples variables, según el cliente quiera una cosa u otra y al final seria un mapa teórico  y no real.

Es importante hacerlo en la planta con papel A3 para que te quepa toda la información y con lápiz a fin de poder borrar.

2º Respecto a procesos administrativos te recomiendo un libro que puedes adquirir a través del instituto Lean de España, se llama Lean Administration y consta de 2 manuales, esta escrito por Bodo Wiegand y Philip Franck. 

Es muy claro y te enseña a definir los procesos y tiempos empleados ademas de poder ver que áreas reclaman información a otras o se la suministran.

Espero que te sirva.

Saludos.

lp