Las herramientas que todo directivo debe conocer: Formación

Una de las grandes olvidadas es la formación  de nuestros operarios, ya que muchos responsables piensan que eso es labor de los supervisores, team leaders y hasta del departamento de recursos humanos.

Sin embargo es extremadamente importante formar adecuadamente al personal, ya que como siempre digo lo que no pagues en formación lo pagaras en reclamaciones. Pero de todas formas vas a pagar, así que ¿por que no hacerlo primero en la formación del personal y tener a los clientes satisfechos?

Para poder supervisar a nuestros operarios tenemos diferentes herramientas:

Lo primero es definir las tareas que los operarios tienen que conocer para desempeñar correctamente su trabajo, esto habitualmente está en los manuales de calidad (a veces acumulando polvo…) pero lo importante es que verifiquemos si los operarios realmente saben efectuar esas tareas.

Para hacerlo podemos utilizar el diagrama de certificación que muestra quien ha sido evaluado (primera auditoria), quien está certificado (hemos evaluado y el operario sabe perfectamente realizar las tareas y además puede enseñar a otros) quien está en proceso de formación y para que fecha. De este modo podemos visualizar claramente que personas y en que puestos tienen que recibir  formación y quienes pueden impartirla.

Una vez realizada esta labor podemos evaluar el porcentaje de funciones que los operarios saben realizar perfectamente para comprobar que otras tareas pueden aprender.

Esto es muy útil si queremos tener un personal polivalente, porque puede que ya sepan hacer todas las funciones de su puesto, pero necesitan aprender las de otros y estas herramientas los muestran claramente.

La siguiente herramienta es muy sencilla, es un plan de formación programado, en el que veis a continuación vienen los próximos  2 meses  y en rojo se ve las áreas en las que van a trabajar (1 letra x casilla) pero en verde vienen las semanas que van a estar en formación, por lo que tenemos que nivelar la carga de trabajo para asegurarnos de que tendremos suficiente personal para trabajar el día a día sin tener que utilizar a los que están en formación.

Esto pasa frecuentemente porque los directivos no planifican bien y cuando se dan cuenta del volumen de trabajo anulan la formación hasta nueva fecha (a veces dentro de varios meses) con lo que nunca tendremos un personal polivalente.

Otra idea interesante es la ver la fluidez o facilidad que tienen los operarios con las diferentes funciones. A veces hemos formado al personal, pero resulta que no lo cambiamos de puesto durante varios meses y por tanto pierde la fluidez que tenia al recibir la formación, por tanto sacar una matriz de este tipo nos permite ver quien tiene que rotar de puesto para volver a coger fluidez o practica en algún puesto.

Por ultimo y muy importante sobre todo para los operarios que utilizan ordenadores (cada vez afortunadamente), tenemos que verificar quienes realmente tienen acceso a las transacciones que necesitan y quienes saben realmente utilizarlas, ya que en ocasiones se dan casos de que un operario sabe hacer un trabajo pero no sabe utilizar la transacción adecuada y tiene que pedir a otro que ejecute esa transacción en el sistema informático o hasta que la ejecute, porque el no tiene acceso a la misma.

Esta matriz nos lo muestra y nos permite ver quien necesita formación y en que funciones.

Como veis herramientas muy sencillas pero practicas para poder formar correctamente a los operarios y evitar pagar en reclamaciones.

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Saludos.

Luis Perona