¿Por qué mi kanban no funciona?

Hace unos días un amigo de Venezuela me hacia esta pregunta.

Resulta que quería crear un supermercado basándose en la demanda mensual del cliente y alimentarlo con ordenes de producción Kanban.

Había seguido las recomendaciones Lean determinando un cycle stock (o stock habitual a mantener), un buffer stock (o stock de seguridad basado en la variedad de la demanda) y safety stock (o stock de seguridad basado en las ineficiencias de la cadena de suministro)

Todo parecía correcto, pero el problema es que la demanda es tan variable que el supermercado no aguanta algunos meses produciendo falta de productos.

¿Por tanto la pregunta es porque mi kanban no funciona?

La pregunta que hace nuestro amigo es muy típica en los entornos lean, ya que la demanda varia de forma increíble entre unos meses y otros.

Pero hay que tener en cuenta, que no podemos basar un buffer y un safety stock en relación a los promedios de venta de los artículos.

Los promedios son solo eso promedios, no son lo que pasa en el mundo real, en el mundo real, a veces nos piden mucho y otras veces prácticamente nada.

Esto es igual que la regla del pollo, si los dos nos sentamos a la mesa y yo me como el pollo pero tu no, el promedio es que cada uno nos hemos comido medio pollo, pero seguro que tu todavía tienes hambre.

Por tanto tenemos que buscar la raíz de esas variaciones, normalmente se deben a promociones del departamento comercial, estacionalidad del producto, o algún otro tema relacionado con la forma de compra de los clientes (descuentos, etc.).

En una empresa en la que estuve ayudándoles, lo que sucedía es que el director comercial ponía campañas de descuento especial y varios días después informaba al departamento de logística, con lo que el pobre logístico siempre se quedaba sin producto, y además tenia que aguantar las criticas de los comerciales porque sus clientes no tenían el producto a tiempo, y de los del almacén que luego tenían que hacer horas extras para poder enviar los materiales a tiempo.

Entonces ¿qué podemos hacer?

Lo que hay que hacer es utilizar el método Pareto que es el que indica que el 20% de productos son los que generan el 80% de las ventas.

Una vez definidos esos productos, entonces hay que hacer lo que los americanos llaman PFEP, o plan for every part (plan para cada articulo)

Básicamente hay que analizar cada articulo y ver la variación de la venta en los últimos 12 meses, y ver porque hay tan grandes variaciones, en ocasiones nos daremos cuenta de que si el promedio de la venta es 50, de repente un cliente compra 300, ahí es donde hay que analizar con los comerciales de la empresa, porque el cliente pide esa cantidad tan elevada.

Lo mismo en relación con los meses en que no se consume casi nada.

Es un trabajo grande analizar tantos artículos, pero si analizamos 10 diarios, en un par de semanas seguramente conseguiremos saber que es lo que hace que el buffer y safety stock no sirvan para poder suministrar a tus clientes.

Quizás alguien diga que no tiene tiempo para analizar esos datos, pero recuerda esto es lean, si fuera fácil todo el mundo lo haría, y si no entendemos porque los clientes compran de un modo determinado, no podremos saber que cantidad mantener en nuestro kanban y sobre todo no sabremos como reducir la cantidad de stock y ahorrar dinero que para eso sirve el kanban.

Saludos.

Luis Perona