Kanban preguntas típicas 3

Otra pregunta típica a la hora de trabajar con un kanban es:

¿cómo defino correctamente las cantidades?

Lo típico que nos dicen en cualquier manual de planificación de materiales es que tengamos en cuenta el promedio de venta para definir la cantidad de stock mínimo que tenemos que mantener, pero este es un error, que produce que tengamos exceso o rotura de stock en múltiples ocasiones.

Y es que el promedio no sirve para nada, siempre utilizo la misma comparación, si tu y yo nos vamos a comer un pollo y tu te comes un muslo y yo todo el resto, el promedio dice que cada uno nos hemos comido medio pollo, pero seguramente tu seguirás con hambre y yo estaré lleno.

En nuestro stock sucede lo mismo, lo que realmente mata al stock no es el promedio, sino los excesos en la demanda.

Si tus clientes compran una media de 50 unidades por semana, todo ira bien hasta que de repente un cliente compre 80 en un solo pedido, eso es lo que te produce la rotura de stock.

Por tanto tienes que tener en cuenta esos picos en la demanda que te producen desequilibrios en la producción.

Para ello sirve lo que se llama el buffer stock que es la cantidad necesaria de stock para cubrir esos cambios o esa inestabilidad en la demanda.

Por tanto verifica la dispersión de la demanda de los artículos y verifica que cantidades por encima del promedio se producen y con que frecuencia.

De este modo podrás planificar tu kanban para poder tener mas stock del que te dice el promedio y poder satisfacer las demandas inesperadas.

Por otro lado tenemos que tener en cuenta lo que se llama el safety stock que no es ni mas ni menos que la cantidad de stock que necesitamos para asegurar la entrega a los clientes a pesar de los problemas e ineficiencias de la producción o de los proveedores.

Por ejemplo, en ciertas líneas de producción siempre tenemos una serie de procesos en los que puede haber defectos de calidad que hacen que no tengamos la cantidad prevista fabricada, ya que hay que reprocesar.

O en determinadas épocas del año, tenemos problemas de falta de suministro por parte de algún proveedor, por lo que nos rompe el stock.

Analízalo para definir bien tu safety stock.

Así con tu promedio mas tu buffer stock y tu safety stock garantizarás el stock máximo que debes tener en tu kanban.

¿Y el stock mínimo? Pues tres cuartos de lo mismo, analiza los valles en la demanda, y las épocas de exceso de producción para saber hasta donde puedes llegar a fin de tener un stock mínimo antes de volver a producir y no pillarte los dedos y quedarte sin stock.

Así que hay que analizar mucho antes de definir las cantidades de las tarjetas kanban, por eso es por lo que las tarjetas kanban se utilizan para los productos de mayor rotación, no para todo el stock.

Los productos de media o baja rotación no necesitan kanban.

Alguno me dirá que este proceso lleva mucho trabajo y análisis, pero si quieres tener el stock correcto y reducir el nivel de inventario total, no existen recetas milagrosas sino análisis muy cuidadoso del comportamiento de la demanda y de las ineficiencias en la producción.

Otra pregunta típica es:

¿Cómo entrenar a los empleados para que confíen en el sistema kanban?

Pues como se entrena todo, paso a paso. Tenemos que empezar enseñando muy bien lo que hay que hacer. Como a cámara lenta, no tengas prisa por enseñar.

Esto quiere decir, tenemos que hacer varias tarjetas kanban y ponerlas en los puestos de trabajo y mostrar a la gente que tiene que hacer.

Por ejemplo:

Tenemos en una ubicación una tarjeta que dice mínimo 10 unidades y máximo 20, y nuestro stock es de 15. Pregunta a los operarios, ¿qué tenemos que hacer? Y deja que respondan.

La respuesta correcta es nada, ya que estamos por encima de 10 que es el mínimo.

Ahora haz la misma pregunta teniendo 10 unidades, ¿qué tenemos que hacer?

Quizás alguno te diga que fabricar 10 mas, para llegar a 20, pero la respuesta es la misma, no hacemos nada, hasta que bajemos a 9 unidades.

Entonces si empezaremos a producir hasta el máximo de 20 unidades y pondremos la tarjeta kanban en el lugar acordado para que nos suministren la materia prima necesaria para poder producir hasta las 20 Uds.

Una vez hecho este “teatro” para que todo el mundo lo pueda entender, empieza en una fase piloto con varias tarjetas kanban, quizás 5 o 6 no mas, hasta que los operarios vayan aprendiendo que tienen que hacer, y no te olvides de pasearte por la zona varias veces al día para ver que las unidades están entre el mínimo y el máximo, porque a los operarios se les puede olvidar.

Una vez hecho esto, podemos ir extendiendo la cantidad de tarjetas hasta las que sean necesarias para nuestros artículos de mayor rotación.

Otra pregunta típica es:

Esto del kanban está muy bien para empresas grandes pero en una empresa pequeña no tiene sentido ¿verdad?

Todo lo contrario, las empresas grandes suelen tener pulmón financiero para poder asumir el exceso de inventario, pero las pequeñas no, así que cuanto mas pequeña la empresa, mas importante es reducir el nivel de stock y mejorar el flujo de caja, por lo que el kanban es una herramienta muy importante.

Ponlo en marcha lo antes posible, tu responsable financiero te lo agradecerá.

Como veis todo tiene un proceso, pero es sencillo de poner en marcha, solo tienes que seguir las instrucciones paso a paso y explicar mucho a los operarios que tienen que hacer y como y cuando tienen que hacerlo.

Tenéis mas información sobre kanban en mi libro ExceLEANcia, este es el enlace:

https://www.createspace.com/5280768

Saludos.

Luis Perona