Buenos hábitos para directivos. Reuniones

Si preguntaras a la mayoría de los directivos que es lo que menos les gusta de su trabajo, la respuesta de la mayor parte seria que odian las reuniones improductivas y por lo que parece estas se multiplican cada día.

¿Qué se puede hacer para tener reuniones productivas y limitar su cantidad?

Aquí van unas cuantas ideas:

1º Explica la finalidad específica y la contribución concreta que espera de cada reunión.

        

La manera de hacerlo es preguntando: ¿cual es la pregunta? En otras palabras, ¿por qué estamos aquí?¿por que estamos haciendo esto? ¿se puede hacer de otra manera? ¿mejor? ¿mas barato?

La persona eficaz siempre expone al principio de una reunión cuál es el objetivo concreto de la misma y qué contribución se debe realizar. Se asegura de que la reunión se dirija hacia su objetivo. No permite que una reunión convocada para informar degenere en una «sesión de sandeces» en la que todo el mundo tiene ideas brillantes.

2º Determina el tipo de reunión y se fiel al formato apropiado.

En ocasiones se necesitan reuniones de 5 minutos para explicar algo como por ejemplo cuando se habla con los responsables de cada turno de trabajo para identificar los problemas del turno anterior, los objetivos del turno, etc.

Y en otras ocasiones la reunión debe ser mas larga para lograr explicar en profundidad asuntos mas complejos, como por ejemplo un kaizen de producción.

La reunión de cambio de turno, se puede y debe hacer de pie en el área de trabajo mientras que la reunión kaizen se debe realizar en una sala con un proyector y sentados.

Por eso determina que reunión es necesaria y su formato.

Por ejemplo, un general del ejercito tenia una reunión a las 8.00 hasta las 8.30 de la mañana con la gente de su grupo, todos de pie, así nadie quería que se alargara demasiado, porque estar de pie es cansado, así que todo iba mucho mas rápido y los que se solían enrollar cortaban antes porque los demás les empezaban a mirar mal.

En otro caso un directivo convocaba las reuniones al final del día, así todo el mundo estaba deseando marcharse y no se enrollaban con temas adicionales.

Decide cual es la mejora hora para ti.

3º Empieza las reuniones a tiempo, no esperes a nadie y no vuelvas a explicar lo que se dicho, si les interesa que vengan a tiempo o que se lo cuenten sus compañeros. Norma indispensable, móviles en silencio.

Asegúrate de que cada punto de la reunión tenga una acción siguiente a realizar, si no solo es una charla, no una reunión.

No permitas que se saquen temas adicionales para discutir sobre ellos, como mucho toma nota de ellos para otra ocasión. Resume lo acordado en la reunión y las medidas que se adoptarán y termina la reunión.

4º Toma notas de la reunión y si eres tu el organizador, haz que alguien las tome por ti, así nadie podrá decirte que te has equivocado en una reunión o en lo que te han mandado hacer. Nadie discute contra unas notas. Envía una copia de las mismas con las acciones de cada uno a cada persona que ha asistido.

5º Y este es el punto mas importante de todos. Realiza un seguimiento de las acciones para comprobar que las medidas acordadas en la reunión se adoptan realmente.

Esta es la clave si no hay seguimiento no vale para nada la reunión, solo ha sido una perdida de tiempo.

Y a la persona que no cumpla exígele que realice lo que se ha comprometido a hacer.

¿Y que pasa si la reunión se complica y empieza a haber bandos que empiezan a echarse en cara cosas que han hecho mal?

Seguro que has estado en alguna reunión como esa, ¿Verdad?

¿Qué hacer en esos casos?

Recuerdo haber leído en un libro este método que me parece muy adecuado.

Como responsable de la reunión puedes decirle a todos los participantes.

Os propongo que nos quedemos todos en silencio durante 1 minuto y que cada uno reflexione sobre que esta haciendo en esta reunión y como puede mejorar su aportación al equipo y los objetivos que nos hemos marcado.

Solo es un minuto pero seguramente rebajara tensiones y permitirá volver a encauzar la reunión al orden correcto.

Alguno dirá que estos puntos son de sentido común, pero sabes que el sentido común brilla por su ausencia en las empresas, y a veces tenemos que cambiar los hábitos para lograr los resultados deseados.

Tenéis mas información sobre reuniones efectivas en mi libro ExceLEANcia, este es el enlace: http://www.amazon.com/dp/B00KTX6Y08

Saludos.

Luis Perona