Probablemente
hayas jugado al teléfono estropeado, es ese juego en el que un grupo de
personas van pasándose un mensaje al oído de uno a otro y al llegar al final
comprobamos que el mensaje original y el final no se parecen en nada.
Algo
parecido pasa en las empresas, los directores dan una orden a los supervisores,
estos a los team leaders y estos a los operarios y finalmente sucede que lo que
los operarios hacen se parece muy poco a lo que los directores querían.
¿Qué
se puede hacer?
Una
técnica lean bien sencilla es la llamada “Reuniones de cinco minutos”
¿En
que consisten?
La
idea de este tipo de reuniones es contestar la pregunta, ¿que hemos aprendido
hoy?
Por
eso la reunión debe durar como máximo de 5 minutos. La gente viene a trabajar no a hablar o peor
a escuchar una charla.
En
una de estas reuniones se debe explicar:
1º La
productividad del turno o día anterior.
2º Si
ha habido algún incidente particularmente relacionado con la seguridad.
3º Pedir
a la gente que se aseguren de cumplir los estándares del puesto de trabajo.
4º Resaltar
cualquier tema nuevo o poco habitual de los pedidos del día, o de las ordenes
de producción.
5º Ver
si alguien tiene alguna pregunta sobre el trabajo del día.
Hay
que tener en cuenta que esta reunión no es para resolver problemas, en todo
caso para destacarlos y que se puedan resolver en una reunión de un circulo de
calidad o un evento kaizen.
En
esas reuniones de calidad o kaizen los responsables y operarios utilizaran
otras técnicas como el diagrama Ishikawa, los 5 porqués y los 8D y la técnica
SMED o el diagrama spaghetti para solucionarlos.
Sin
embargo la idea de las reuniones de 5 minutos es que sean útiles para reforzar el
concepto de lo que hay que hacer y mostrar como la dirección hace un
seguimiento de la producción y de las medidas de seguridad y calidad.
¿Quién
debe impartirlas?
Lo
ideal seria que lo hicieran los directores, pero esto es muy poco habitual, lo
mas usual es que lo hagan los supervisores o los team leaders, pero cuanto mas
deleguemos en la cadena de mando mas probabilidad habrá de que haya errores de
concepto o mal entendidos, por tanto aunque no la lidere el director, seria una
muy buena idea que estuviera presente de vez en cuando (cuantas mas veces
mejor) para ayudar a reforzar dos ideas:
1º
Que la dirección se compromete con el proceso y el cambio de sistemas pasando a
un sistema lean.
2º
Que se perciba que se delega en los mandos intermedios y que ellos saben muy
bien lo que hay que hacer.
Si
se sigue este método de forma habitual, se reducirán mucho los errores y
reclamaciones de los clientes y se mejorara el servicio a los mismos.
No
cuesta mucho, como siempre es solo cuestión de cambiar los hábitos.
Pero
como suelo decir lo que no pagues (en tiempo y esfuerzo) en este tipo de
formación y seguimiento lo pagaras ( y con creces) en reclamaciones.
Saludos.
Luis
Perona
