Lean, reducción de costes, caso real (24).

Compras

Las bobinas contrachapadas que recibíamos del proveedor se podían estropear al descargar y se tiraban a la basura, sin embargo este era un despilfarro absoluto. 

Así dedicamos una zona en la campa donde dejar las bobinas dañadas y poder devolverlas al proveedor para que este las reparara. 

Sin embargo queríamos ir a la raíz del problema y este era que las bobinas no se dañaran al descargarlas. ¿Por que se dañaban? Las bobinas venían apiladas sobre los flancos en el camión pero no sujetas mas que con las cinchas del mismo camión. 

Propusimos al proveedor que las retractilara con plástico en grupos de 4 de forma que hubiera 2 bloques de 4 en el camión (en total caben 8 de altura), de esta forma aunque hubiera algún movimiento durante el transporte seria de un grupo de 4 bobinas y no de una sola, por lo que el peso de las 4 haría de freno en ese movimiento. El resultado es que la cantidad de bobinas dañadas al descargar descendió un 90%.

Shipping

1- Carpetas de colores por transportista/  sellos "printy" transportistas.

Al efectuar las cargas por parte de los transportistas, en ocasiones se daba la situación de que algunos de los documentos estaban traspapelados con la consiguiente demora para encontrarlos, además el transportista tenia que firmar un montón de documentos (2 por cada pedido que recogía) lo que originaba un tiempo extra perdido. 

Para solucionar estos problemas, colocamos unas carpetas de plástico cerradas en las que se indicaba el nombre del transportista y en ellas se iban dejando los documentos a entregar al mismo. Eso eliminó los errores y las perdidas de tiempo. 

En relación a las recogidas, hicimos unos sellos de caucho rápido (printy) para los transportistas mas habituales, en los que se indicaba la empresa, la matricula del camión y el nombre del conductor. Así el operario que estaba preparando la carga ya sabia que transportista vendría a recoger y directamente ponía el sello. El transportista al llegar únicamente firmaba la documentación. El ahorro de tiempo era del 90%. ¿Por que no decir a los transportistas que compraran ellos los sellos? La experiencia nos demostró que siempre se les olvidaba o perdía, por lo que fue mas practico comprarlos nosotros. El coste de estos sellos fue de 40€.

2- Carrusel de códigos de barras / Etiquetas en producción con código de barras. 

Cuando empezamos a utilizar escáneres con lectura de código de barra el ahorro de tiempo y la reducción de errores fue muy importante, sin embargo esto servía para todo el producto que se recibía etiquetado de nuestras fabricas, sin embargo no teníamos un sistema de etiquetado para los productos producidos en almacén como los kits.

Por tanto decidimos crear un carrusel giratorio con los códigos de barra de los productos fabricados en nuestra planta. Sin embargo este sistema no era 100% fiable. ¿así que podíamos hacer? 

Como involucrar al departamento central de programación podía llevarnos años de espera, decidimos buscar en el mercado un software de impresión de códigos EAN128 con los campos que necesitábamos, alfanuméricos y de barras. El coste de este software fue bajo y nos permitió imprimir nuestras etiquetas incluyendo nuestro código de barras, la descripción del producto y la del cliente. Los errores en picking desaparecieron.

3- Picking /packing 

Nuestro sistema informático obligaba a escanear 2 veces los productos, una vez en el picking y otra en el packing. La lógica de esta decisión era que se establecían 2 filtros para evitar reclamaciones. 

Sin embargo en los almacenes hay muchos inteligentes que encuentran sistemas de ahorro de tiempo inmediatamente (ojala dieran sugerencias a la dirección). Así el operario utilizaba el escáner para pasar los códigos de barra al efectuar el picking, sin embargo en el paso siguiente pasaba el código de barras sobre un producto e introducía la cantidad manualmente. 

Esto produjo algunas reclamaciones por parte de clientes que habían recibido mercancía de menos o de mas (estos son los verdaderos buenos clientes). Por tanto teníamos que buscar un sistema que obligara al operario a escáner 2 veces el código. ¿Como hacerlo? 

Solo se nos ocurría poner un policía vigilando lo que hacían lo cual era absurdo. Sin embargo se nos ocurrió la idea de que si la persona que hacia picking no podía hacer packing, el segundo operario no sabría si el primero lo había hecho bien, así que era un riesgo que podía penalizarle. 

Pusimos un sello en el albarán con un campo para picking y otro para packing, al hacer las operaciones tenían que escribir su numero de operario. 

De este modo se elimino el problema de las reclamaciones por mercancía entregada en cantidades distintas a las indicadas en la documentación. De hecho se nos dio algún caso en el que el cliente reclamaba que no había llegado la cantidad correcta y al explicarle el sistema de preparación dándole el nombre de los operarios el día y la hora en que lo habían preparado, milagrosamente comprobaron la mercancía y la cantidad extraviada apareció. 

En 3 años con este sistema, el volumen de reclamaciones ha sido de 5 sobre un total de 10.000 envíos.

4- La zona de pedidos terminados se satura, y se mezclan pedidos. Al trabajar con un sistema push uno de los problemas es la cantidad de inventario en proceso y este al acabar va a la zona de preparación de pedidos originando un cuello de botella. El problema se soluciono al pasar a una producción pull en la que se fabrica lo que necesita el cliente y cuando lo necesita.

5-   Procedimiento picking sin cable. Un nuevo problema se nos presentaba en shipping y es que aquellos pedidos que tenían cable no se podían preparar hasta que el cable estaba cortado y la orden de corte confirmada. 

Esto originaba esperas absurdas y cuando el cable estaba cortado las prisas eran la tónica general. Además solía pasar que este problema sucedía los viernes a ultima hora. ¿Como  solucionarlo?

Uno de nuestros operarios descubrió una forma de "engañar" al sistema informático por medio de crear un albarán con todos los artículos a enviar excepto los que tenían cable, de forma que se podía hacer el picking y packing y cuando el cable estaba cortado, sacar un nuevo albaran en el que ya aparecía el cable. Este sistema nos permitió optimizar los tiempos y ya los viernes tarde se acabaron las incidencias y prisas.

6-Retractiladora. / Fleje de plástico. 

Como norma siempre habíamos retractilado los pallets que enviábamos a nuestros clientes, pero al analizar el flujo del valor nos dimos cuenta de que los clientes no lo valoraban. 

Así que buscamos un sistema mas rápido y económico. Llegamos a la conclusión de que si el envió tenia cajas estándar, estas se podían flejar con plástico al pallet y por tanto evitar el retráctil. Este sistema nos remitió ahorrar tiempo y mucho dinero en plástico. En este momento se retractilan un 15% de los pallets (los que tienen cajas no estándar).

Almacenaje

Plan de reorganización de estanterías. 

Uno de los problemas que teníamos es que el sistema de estanterías utilizado era estándar y no acorde a nuestros productos y necesidades, así decidimos mejorarlo creando niveles altos para los pallets mas voluminosos y dejar la mayor parte de la mercancía a nivel suelo para poder acceder a los productos sin necesidad de tener que utilizar una carretilla.

Así colocamos los productos en 2 niveles, uno en el suelo y otro igual encima. Al terminarse el de nivel suelo, el runner bajaba el de nivel superior al suelo y dejaba el hueco de arriba libre para la siguiente reposición de fabrica. 

Además teníamos muchos productos con cantidades y volúmenes pequeños colocados sobre pallet, lo que dificultaba el picking y desaprovechaba el espacio. así decidimos colocar unos tableros de madera a nivel de 70cm de altura y sobre ellos colocar algunas de nuestras cajas en posición horizontal de manera que sirvieran para colocar en cada caja una referencia.   

Este sistema mas las estanterías dinámicas permitieron reducir el espacio de almacenaje en 800m2. 

El ahorro es de 800m2 X 7€/m2= 5600m2 mensuales, = 67.200€. 

Hasta aquí os he explicado algunas de las ideas que sacamos a través del kaizen, en el próximo articulo os cuento que es el SMED.

Saludos 

Luis Perona

Si tenéis dudas enviadnos un mail a info@excelean.com

El coste de las cajas ha sido cero y el de los tableros de 150€.