Lean en la administración pública, ¿es posible? (III)

a.    Otro ejemplo de la aplicación Lean en la administración publica es el del Ayuntamiento de Getafe:

En este caso se aplicó la herramienta de las 5S en las oficinas de atención al ciudadano con el objetivo de:

• Utilizar de forma optima el espacio disponible.

• Reducir el tiempo de búsqueda de materiales.

• Reducir los traslados de material.

• Crear en las personas el habito de mantener su puesto de trabajo ordenado y limpio.

• Disponer de un puesto de trabajo más ordenado y, por tanto, más seguro.

• Lograr flujos completamente visibles en la oficina de atención al ciudadano.

• Comprometer a las personas en el funcionamiento de la línea de producción.

Así́ en las distintas fases (seiri, seiton, seiso, seiketsu y shitsuke):

1. Se definieron:

• Los materiales necesarios en el puesto de atención al publico: tipos de impreso, cantidad y ubicación.

• El material necesario por puesto de atención al publico: grapadora, sellos, papelera, etc.

• El material necesario en el almacén: tóner, archivadores, impresos.

• El material eliminado del puesto de trabajo.

2. Se etiquetaron las posiciones de almacenamiento y los objetos a colocar de forma que sean inmediatamente visibles.

3. Se reorganizaron y calificaron los espacios, los estantes, utilizando el mínimo espacio necesario.

4. Se anotó en cada lugar de trabajo donde estaban colocadas las herramientas y materiales.

5. Se estableció́ un programa de limpieza diaria, un cuadro de actividades para cada lugar especifico a través de una instrucción técnica para el mantenimiento del puesto de trabajo a realizar por el personal de atención directa con indicación de actividades como:

Rellenar las carpetas con la cantidad necesaria de impresos

Rellenar la impresora de folios, comprobar y colocar en su posición el material de trabajo necesario (grabadora, sellos, etc.).

6. Se estableció el lay-out de herramientas materiales y muebles.

7. Se estableció́ un control de gestión visual para el mantenimiento del sistema, cartulinas de color rojo que indican la necesidad de reponer impresos, delimitación de las zonas de trabajo, delimitación de las zonas de paso por donde no debe haber obstáculos.

8. Se definieron detalladamente las actividades estándar para mantener la situación ideal, con las instrucciones de trabajo adecuadas.

9. Además de elaborar una instrucción técnica, que ha sido entregada a todo el personal y es visible en el puesto de trabajo, se creó un sistema de control para evaluar el mantenimiento de los puestos de trabajo. 

Un check list elaborado para cada una de las 5S con el fin de verificar las actuaciones realizadas para que se mantengan en el futuro. Cada fase evaluada se puntuará y se representará en un grafico radar, para posteriormente, realizar una evaluación de los resultados obtenidos.

Este sistema de control se debe realizar periódicamente, al menos una vez al mes, identificando las deficiencias del proceso y publicando los resultados.

Quizás alguien piense que esto son tonterías y que no son mas que temas de sentido común, pero suele ocurrir que el sentido común cuando se trata de zonas comunes no se utiliza, sino que cada uno se dedica a responsabilizarse solo de su área concreta y no del resto, como dice un proverbio ingles, los problemas de todo el mundo no son de nadie.

En el próximo artículo veremos otro ayuntamiento, parece que hay sitios donde realmente si se aplica Lean en la administración publica.

Saludos.

Luis Perona